Técnica o técnico de gestión documental del Programa Asistencia Domiciliaria (Solo para los nacionales de Colombia)

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Application deadline 1 year ago: Thursday 19 Jan 2023 at 23:59 UTC

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Contract

This is a NPSA-3 contract. This kind of contract is known as National Personnel Services Agreement. It is normally only for nationals. It usually requires 3 years of experience, depending on education. More about NPSA-3 contracts.

Background

Los siguientes documentos serán requeridos a las personas solicitantes:

  • Hoja de vida personal indicando su trayectoria académica y todos los cargos anteriores ocupados y sus principales funciones subyacentes, su duración (mes/año), así como los datos de contacto (correo electrónico y número de teléfono) del candidato o la candidata, y al menos tres (3) las referencias profesionales más recientes de supervisores o supervisoras anteriores.
  • Una carta de presentación (extensión máxima: 1 página) que indique por qué el candidato o la candidata se considera apto para el puesto

El Secretario General de las Naciones Unidas estableció la Campaña de Acción de los ODS de las Naciones Unidas con el ánimo de inspirar a personas y organizaciones para generar acciones que contribuyan a alcanzar los ODS. La Campaña de Acción de los ODS de la Organización de Naciones Unidas está organizada y apoyada por el PNUD, tiene su sede en Bonn (Alemania), y cuenta con un equipo ágil que brinda servicios creativos a sus socios estratégicos para avanzar en la realización de los ODS.

La Campaña de Acción de los ODS de la Organización de Naciones Unidas (en adelante la Campaña) trabaja conjuntamente con ciudades y gobiernos locales para dar visibilidad a la acción local sobre la Agenda 2030. La Campaña, con la oficina del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (en adelante PNUD) en Colombia, está apoyando a la Alcaldía de Bogotá en la implementación del Programa de Asistencia Domiciliaria, uno de los ganadores del Desafío Global de Alcaldes en 2021 o 2021 Global Mayors Challenge. Se trata de una iniciativa para diseñar e implementar ideas innovadoras y replicables que mejoren las ciudades y la calidad de vida de las personas que viven en ellas. Cada uno de los 15 ganadores de este desafío cuentan con un millón de dólares de los Estados Unidos para implementar sus ideas innovadoras y compartir sus experiencias con otras ciudades del mundo.

En este contexto, la Campaña está buscando reclutar una o un técnico de gestión documental en aras de apoyar la implementación del Programa Asistencia Domiciliaria en Bogotá. Este Programa está dirigido a mujeres cuidadoras en sus diferencias y diversidad y personas con discapacidad mayores de 18 años que requieren altos niveles de apoyo, en respuesta a las demandas y barreras de acceso identificadas que limitan el ejercicio pleno de sus derechos, en el marco del Sistema Distrital de Cuidado. El Programa prestará los siguientes servicios: 1. Implementar la estrategia pedagógica y de cambio cultural específicamente el componente de sensibilización para la transformación de imaginarios y estereotipos que reproducen la división sexual del trabajo y la discriminación por motivos de discapacidad. 2.

Evaluación de conocimientos teórico-prácticos sobre cuidados y certificación de saberes en alianza con el SENA. 3. Relevo en casa para personas con discapacidad mayores de 18 años que requieren altos niveles de apoyo, con énfasis en la generación de capacidades para la autonomía y la vida independiente. 4. Apoyo jurídico en la realización de trámites para garantizar el acceso a servicios sociales.

La o el técnico de gestión documental apoyará al supervisor o supervisora del Programa en el Distrito Capital, en coordinación y articulación con la Secretaría Distrital de la Mujer de la Alcaldía Mayor de Bogotá, específicamente con la Dirección del Sistema de Cuidado, para asegurar la oportuna prestación de los servicios en el Distrito Capital, con el fin de cumplir los objetivos del Programa.

La acción del técnico de gestión documental del Programa Asistencia Domiciliaria estará dirigida a resolver los asuntos documentales y otros afines en las etapas (alistamiento, operación y monitoreo) previstas para el cumplimiento de los objetivos del programa.

Duties and Responsibilities

La o el técnico de gestión documental será responsable de las siguientes funciones:

  • Recepcionar, organizar, clasificar, archivar, conservar y administrar la producción documental, tanto fìsica como electrónica, del Programa de Asistencia Domiciliaria, aplicando todas las técnicas archivísticas y tecnologías, con el fin de preservar la memoria institucional y ponerla al servicio del Sistema Distrital de Cuidado.
  • Mantener organizado y actualizado el archivo del Programa de Asistencia Domiciliaria, atendiendo los lineamientos del proceso de Gestión Documental de la Secretaría de la Mujer y la normativa aplicable en la materia.
  • Elaborar de acuerdo con las instrucciones que le sean dadas por el/la líder logística y operativa del Programa de Asistencia Domiciliaria, oficios, documentos e informes relacionados con el objeto del contrato y que le sean asignados en el marco del Programa.
  • Apoyar la gestión administrativa y documental para el seguimiento al cumplimiento de las actividades previstas en el Programa de Asistencia Domiciliaria.
  • Elaborar y recibir pedidos de elementos de uso y consumo, de acuerdo con los procedimientos establecidos para tales efectos.
  • Mantener actualizadas las bases de datos que se gestionen en la dependencia, atendiendo los lineamientos impartidos por la (el) jefe inmediata (o) y los procedimientos establecidos
  • Recopilar, sistematizar y elaborar informes de las actividades y procesos que se desarrollen en el marco de la implementación y ejecución del Programa de Asistencia Domiciliaria, en atención a las solicitudes del/la líder logística y operativa del Programa.
  • Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza del empleo y área de desempeño.

El trabajo implica una interacción frecuente con:

  • El supervisor o la supervisora del Programa, el/la líder logística y operativa y el equipo de trabajo, cuando se requiera.
  • La Dirección del Sistema de Cuidado de la Secretaría Distrital de la Mujer.
  • Las personas jurídicas que liderarán el servicio para personas con discapacidad mayores de 18 años que requieren altos niveles de apoyo, orientado a la generación de capacidades para la autonomía y vida independiente, y el monitoreo del Programa.
  • El PNUD - Campaña de Acción de las Naciones Unidas para los ODS y PNUD Colombia.

****Acuerdo Institucional****

La o el técnico de gestión documental del Programa atenderá los lineamientos del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) - Campaña de Acción de las Naciones Unidas para los ODS y la Secretaría Distrital de la Mujer de la Alcaldía Mayor de Bogotá, trabajando en estrecha colaboración con la Oficina del PNUD en Colombia, promoviendo y aplicando los principios de la gestión basada en resultados (RBM), así como un enfoque orientado al cliente de conformidad con las normas y reglamentos del PNUD. Se espera que el titular cumpla plenamente las normas, reglamentos, políticas y estrategias programáticas, financieras, de adquisiciones y administrativas del PNUD, así como la aplicación de sistemas eficaces de control interno.

Las condiciones de trabajo son las siguientes:

  • La modalidad del cargo es virtual con compromisos presenciales frecuentes.
  • La sede del Programa es Bogotá Distrito Capital, Colombia.
  • Se requiere disponibilidad para participar en actividades presenciales del Programa en las diferentes sedes de la Secretaría Distrital de la Mujer.
  • Se deben atender los procedimientos y tiempos establecidos para la solicitud de espacios físicos en cualquiera de las sedes de la Secretaría Distrital de la Mujer, cuando se requieran para la realización de actividades presenciales.
  • El transporte para participar en las actividades presenciales necesario para el cumplimiento de las actividades y responsabilidades previstas debe ser garantizado por la persona contratada, en tanto se encuentra contemplado en el salario.
  • Excepto por un computador portátil, los demás dispositivos y herramientas para asegurar el acceso a las Tecnologías de Información y Comunicaciones necesarias para el cumplimiento de las actividades y responsabilidades previstas deben ser garantizadas por la persona contratada, en tanto se encuentran contemplados en el salario.
  • Se debe adquirir y escoger el tipo de cobertura de los seguros obligatorios según la legislación laboral colombiana, teniendo en cuenta que el PNUD entrega una subvención con este fin.

Competencies

Core:

Achieve Results: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline.

Think Innovatively: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements.

Learn Continuously: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback.

Adapt with Agility; Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible.

Act with Determination: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident.

Engage and Partner: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships.

Enable Diversity and Inclusion: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination.

Cross-Functional and Technical Competencies:

Thematic AreaNameDefinitionBusiness DevelopmentKnowledge Generation- Ability to research and turn information into useful knowledge, relevant for context, or responsive to a stated need.

Collective Intelligence Design- Ability to bringing together diverse groups of people, data, information or ideas, and technology to design services or solutions.

Business ManagementResults-based Management- Ability to manage programmes and projects with a focus at improved performance and demonstrate results.

Communication- Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication to tailor messages and choose communication methods depending on the audience.

Working with Evidence and Data- Ability to inspect, cleanse, transform and model data with the goal of discovering useful information, informing conclusions and supporting decision-making.

Administration and OperationsDocuments and records management- Overall document (hard or electronic) management registry and retention policy including storing and archiving.

Digital and InnovationData Literacy- Understand the potential as well as the limitations of using data driven innovation.

Required Skills and Experience

Requisitos mínimos de educación:

  • Se requiere diploma de estudios secundarios
  • La posesión de un título técnico en gestión documental o en administración será considerado una ventaja.

Años mínimos de experiencia laboral relevante:- Un mínimo de tres (3) años con diploma de estudios secundarios de experiencia relevante de trabajo en como auxiliar administrativo y en gestión documental.

Habilidades requeridas:- Uso de ordenadores, paquetes de office (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.) se requiere. - Tener buenas habilidades de comunicación verbal y escrita.

Habilidades deseadas:- Capacidad probada para desempeñarse en todo tipo de archivos y sistemas de información, con dominio en las teorías metodológicas y técnicas propias de la administración de la información, realizando con idoneidad los procesos de acceso, almacenamiento, consulta, conservación, recuperación y transferencia de información documental y utilizando las tecnologías de la información de acuerdo con la normatividad nacional e internacional, es una ventaja.

Idioma(s) requerido(s):- Fluidez en espanol halbado y escrito.

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: jobs.undp.org