Support Team Receptionist Intern Switzerland

Admin

Overview

Join NRC Geneva as an intern supporting reception and administrative tasks.

You have:

• Must be enrolled in a course of study and pursuing an internship leading to a degree.
• School or university must be willing to sign a tri-partite agreement with NRC Geneva.
• Citizenship requirements: candidates need to be EU/EFTA citizens or have a valid work permit for Geneva.
• Fluency in written and spoken English is required.
• Operational level of written and spoken French (minimum B2).

Contract

This is a Professional contract (NRC) contract. More about Professional contract (NRC) contracts.

NRC Geneva is looking for a dynamic and service minded intern to join the Support team as a receptionist. The Receptionist - Administrative & Logistics Intern at NRC Geneva will be part of the Support team supporting ca. 70 staff across NRC Geneva https://www.nrc.no/, the Internal Displacement Monitoring Centre http://www.internal-displacement.org/ and ACAPS https://www.acaps.org/ as well as hosted sub-tenant organisations working from our offices at 1-3 rue de Varembé, Geneva. We offer a young and flexible multi-cultural environment, working for a highly motivating cause.

In order to qualify for this internship you must be enrolled in a course of study and pursuing this internship as a mandatory or optional internship leading to a degree. Your school or university must be willing to sign a tri-partite agreement with NRC Geneva.

Role and responsibilities

Reception duties

• Answer main line telephone, forward e-mails to staff, manage general correspondence by e-mail in French and English;
• Manage in and out postal and courier services;
• Draft routine correspondence in French and English;
• Welcome and assist visitors to the office, and organise deliveries;

Administration

• Assist in the procurement process for diverse purchases such as office equipment or furniture;
• Assist in purchasing of consumable items for the office;
• Assist with keeping updated asset lists / inventory of all purchased non-consumable materials;
• Assist with recruitment processes;
• Administrate office keys, access badges and other processes or systems connected to office facilities;
• Prepare invoices and process payments;
• Provide logistical support for internal and external events or seminars, including: organising invitations; booking meeting rooms, hotels and catering services; packaging and shipping of training material etc.;
• Other additional administration tasks, as requested.

Professional competencies:

• Experience in the management of a reception and the administration of an office, including management of relations with suppliers, control of invoices for execution of payments and other logistical aspects;
• Organisational and computer skills, including proficiency in Word, Excel, and PowerPoint;
• Ability to handle multiple tasks simultaneously;
• Self-motivated and with a positive attitude;
• Conscientious, collegial and service oriented;
• Flexible, innovative and effective in working collaboratively as part of a multicultural team.

Languages

• Fluency in written and spoken English.
• Operational level of written and spoken French (minimum B2).

What makes this position attractive?

A challenging and exciting opportunity within a team supporting an international team dedicated to advocating for the rights of people forced to flee; A valuable and enriching opportunity for students interested in a career in the humanitarian sector; A 6-months full-time internship with NRC in Geneva (candidates need to be EU/EFTA citizens or have a valid work permit for Geneva, Switzerland in order to be eligible for this role - please ensure to include this information in your application).

Important: Only students enrolled in a course of study and pursuing this internship as a mandatory or optional internship leading to a degree may be considered for this opportunity. The school or university must be willing to sign a tri-partite agreement with NRC Geneva.

We are also looking for people who share our values:

To be dedicated in what we do; To be innovative with our solutions; To act as one unified and inclusive team; To be accountable to the donors that make our work possible; the beneficiaries that we exist to serve; and to each other… the members of our NRC family.

Are you interested? Please apply through our online application tool, and make sure to attach a cover letter, your CV and permit information if non EU/EFTA. We look forward to receiving your application!

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Réceptionniste – Stagiaire administratif & logistique

Le rôle de Réceptionniste – Stagiaire administratif & logistique fait partie de l'unité de soutien au NRC Genève qui assure quotidiennement un service auprès de 70 employés et le bon fonctionnement de 3 organisations à Genève. Le NRC lui-même https://www.nrc.no/, mais aussi le Centre d’analyse des déplacements internes http://www.internal-displacement.org/ et de l'ACAPS https://www.acaps.org/ ainsi que d’autres organisations sous-locataires travaillant au sein de nos bureaux au 1-3 rue de varembé, Genève.

Nous offrons un environnement multiculturel, jeune et flexible, et travaillons pour une cause hautement motivante.

Seuls les étudiants inscrits dans un programme d'études et poursuivant ce stage en tant que stage obligatoire ou facultatif menant à un diplôme seront considérés pour cette opportunité. L'école ou l'université doit accepter de signer un accord tripartite avec NRC Genève.

Rôle et responsabilités

Fonctions de réception

• Répondre au téléphone principal, transmettre les courriels au personnel, gérer la correspondance générale par courriel en français et en anglais;
• Gérer les services postaux et de courrier entrant et sortant;
• Rédiger la correspondance courante en français et en anglais;
• Accueillir et assister les visiteurs au bureau et organiser les livraisons;

Administration

• Aider au processus d'approvisionnement pour divers achats tels que l'équipement de bureau ou le mobilier ;
• Aider à l'achat d'articles consommables pour le bureau ;
• Aider à tenir à jour les listes d'actifs / l'inventaire de tous les matériaux non consommables achetés ;
• Aider aux processus de recrutement ;
• Administrer les clés de bureau, les badges d'accès et autres processus ou systèmes connectés aux installations de bureau ;
• Préparer les factures et traiter les paiements ;
• Fournir un soutien logistique pour des événements ou séminaires internes et externes, notamment : organiser des invitations ; réservation de salles de réunion, hôtels et services de restauration; emballage et expédition du matériel de formation, etc. ;
• Autres tâches d'administration supplémentaires, comme demandé.

Compétences professionnelles :

• Expérience de la gestion autonome d’une réception et l’administration d’un office/bureau, dans les fonctions d’accueil, de gestion des relations avec les fournisseurs, de contrôle des factures pour exécution des paiements et autres aspects logistiques;
• Compétences organisationnelles et informatiques, incluant une maitrise complète de Word, Excel et PowerPoint ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Motivé et avec une attitude positive ;
• Consciencieux, collégial et axé sur le service ;
• Flexible, innovant et efficace pour travailler en collaboration au sein d'une équipe multiculturelle.

Langues :

• Maîtrise de l’anglais écrit et parlé (langue maternelle ou de travail courante)
• Niveau opérationnel de français écrit et parlé (B2 minimum).

Les candidats doivent soit être citoyens de l'UE / AELE soit être en possession d'un permis de travail valide à Genève, Suisse afin d'être éligibles pour ce rôle - veuillez inclure ces informations dans votre dossier de candidature.

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Potential interview questions

Added 4 years ago - Updated 1 year ago - Source: nrc.no