Supply Chain Coordinator

Logistics & Procurement

Overview

Assist in the procurement process and manage supplier relationships.

You have:

• Bachelor's degree in business administration, procurement, or equivalent experience.
• At least 5 years of experience in procurement or supply chain.
• Substantial experience in the NGO sector managing donor-funded programs.
• At least 2 years of personnel management experience.
• Strong knowledge of Microsoft Office and procurement software.
• Fluency in French and good knowledge of English.
• Knowledge of institutional donors such as ECHO, BHA, UN agencies.
• Ability to work independently with a sense of initiative and responsibility.
• Analytical skills necessary for procurement and supply chain.
• Good stress resistance and adaptability to difficult conditions.

With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 33,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)Job Description:

Exigences opérationnelles

1. Comprendre les exigences opérationnelles du ministère et les appliquer dans le travail quotidien. Respect des exigences opérationnelles pour répondre aux besoins en matière d'approvisionnement

Planification

1. Conseiller et demander l'approbation des clients internes pour les modifications à apporter aux demandes initiales.

2. Facilite, entre toutes les parties, la résolution rapide des problèmes qui pourraient avoir une incidence sur la satisfaction des besoins du demandeur et des communautés.

3. Identifier d'autres sources d'approvisionnement pour les matériaux et les services non contractuels

4. Travailler avec la logistique pour assurer la livraison et la réception en toute sécurité des matériaux commandés

5. Résoudre les conflits avec les livraisons et les fournisseurs Les exigences d'achat des clients sont satisfaites grâce à une planification proactive des étapes d'approvisionnement.

Approvisionnement stratégique

1. Exécuter le processus d'évaluation du marché et de pré-qualification des fournisseurs conformément aux directives établies sur la base des directives établies pour les catégories attribuées.

2. Gérer le processus d'appel d'offres/appels d'offres, y compris les bases de référence et les méthodologies d'enquête sur les prix, conformément au cadre approuvé pour les catégories attribuées.

3. Diriger les négociations pour les catégories assignées.

4. Superviser les événements de Sourcing Bureaux Déposés et les travaux d'assistance relatifs au sourcing.5. Préparation des documents de soumission au Comité des achats pour s'assurer qu'ils sont exhaustifs afin de permettre un processus de prise de décision éclairé.

6. Animer les réunions du comité des achats et s'assurer que la documentation appropriée est conservée. Les étapes de l'approvisionnement stratégique sont correctement suivies pour toutes les catégories attribuées.

Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

1. Remplissez avec précision le formulaire de gestion des données de base (ou le registre des contrats/fournisseurs)

2. Surveiller et mener à bien la clôture, le renouvellement ou le nouvel appel d'offres du contrat, selon le cas, pour les produits assignés.

3. S'assurer que les conditions contractuelles et les indicateurs de performance sont compris par les fournisseurs.

4. Identifier et résoudre ou faire remonter les problèmes liés aux contrats, tant à l'interne qu'à l'externe.

5. Analyser les performances des fournisseurs en fonction des commentaires des clients, des informations et d'autres sources et coordonner avec le fournisseur pour l'amélioration. Les contrats et les relations avec les fournisseurs sont gérés pour toutes les catégories attribuées.

Exécution des achats

1. Recevez les demandes d'achat entrantes (en attente d'action de l'acheteur), vérifiez que les spécifications sont claires, organisez un événement d'approvisionnement si les articles requis ne sont pas déjà sous contrat, mettez à jour le RP avec le dossier réel du fournisseur et publiez le RP pour approbation.

2. Suivre les politiques et les directives d'approvisionnement dans les décisions d'attribution de fournisseurs inférieures au seuil applicable.

3. Gérer les demandes de changement de bon de commande en coordination avec les demandeurs, les responsables du budget et les fournisseurs

4. Regrouper toute la documentation requise à présenter aux Finances pour le paiement en temps opportun des fournisseurs pour les matériaux et les services livrés. Les opérations d'approvisionnement quotidiennes sont gérées sans heurts, dans le respect des politiques et des procédures.

Gestion des données, analyse et production de rapports

1. Recueillir et analyser des données à l'échelle de l'organisation pour appuyer la prise de décisions

2. Fournir un soutien dans la conception des indicateurs commerciaux pour surveiller les performances de la SCM et alerter la direction lorsque le déclencheur de performance est violé

3. Effectuer une analyse des dépenses pour soutenir les activités d'approvisionnement stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs

4. Préparer un rapport sommaire des réponses aux offres des fournisseurs pour les réunions de décision d'attribution du Comité des achats.

5. Suivez et analysez les performances et les économies d'approvisionnement par rapport aux niveaux cibles établis Disponibilité de l'information pour permettre aux superviseurs de prendre des décisions.

Processus, procédure et politique

1. Effectuer toutes les tâches liées à l'approvisionnement conformément aux politiques, aux processus et aux lignes directrices approuvés en matière d'approvisionnement.

2. Conseiller la direction concernant tout défi / risque / directives irréalisables.

3. Recueillir les commentaires des clients concernant les politiques, les processus et les directives, et faire rapport à la direction de NO pour les améliorations ou les changements,

4. Examiner avec les partenaires / sous-bénéficiaires, leurs politiques, procédures, etc. afin d'identifier les lacunes, de les documenter dans des rapports d'évaluation et de les consigner dans le cadre de plans de renforcement des capacités.

Respect du processus, de la procédure et de la politique pour répondre aux besoins en matière d'approvisionnement

Développement et mise en œuvre de systèmes

1. Collecter et compiler des données utiles qui peuvent être utilisées pour améliorer les systèmes généraux établis et communiquer ces informations au supérieur hiérarchique immédiat Les exigences opérationnelles en matière d'approvisionnement sont satisfaites lors de l'élaboration, des modifications et de la mise en œuvre du système.

Contrôle et conformité

1. Effectuer la pré-qualification des fournisseurs pour tous les nouveaux fournisseurs et tenir des registres.

2. Participer à l'élaboration d'outils d'identification et d'évaluation des risques, de registres et d'autres outils, ainsi qu'à l'évaluation des risques SCM et contractuels pour les achats de biens, de travaux ou de services.

3. Maintenir un classement et une tenue de registres appropriés conformément aux directives établies par la direction.

4. Coordonner avec les demandeurs pour fermer les bons de commande ouverts en temps opportun.

5. Mise en œuvre des recommandations d'audit convenues dans le processus d'approvisionnement conformément aux orientations données par le HoD.

6. Participer au processus d'examen des partenaires / sous-bénéficiaires, au système de contrôle interne dans le processus d'approvisionnement afin d'identifier les lacunes, de les documenter dans des rapports d'évaluation et de les saisir dans le cadre de plans de renforcement des capacités.

7. Surveiller périodiquement les progrès de la mise en œuvre des recommandations et mettre à jour la direction de toutes les parties.

Les risques liés à l'approvisionnement sont cernés, consignés et des mesures d'atténuation sont prises.

Leadership et coaching

1. Gérer le rendement des subordonnés directs au moyen d'examens du rendement, de conversations fréquentes et d'autres méthodes, le cas échéant. Faire preuve de courage en fournissant du coaching ou de la rétroaction pour l'amélioration continue de la performance

2. S'assurer que tous les membres du personnel de la chaîne d'approvisionnement comprennent les politiques, les processus et les systèmes d'approvisionnement

3. Planifier et coordonner les réunions ministérielles afin d'examiner l'état des tâches et d'informer l'équipe de la haute direction de l'avancement des fonctions des ministères. Les subordonnés directs sont clairs sur les livrables, bien surveillés et ont pris des mesures correctives.

Formation et renforcement des capacités

1) Coordonner, participer et/ou former le personnel du personnel de la chaîne d'approvisionnement et d'autres départements de WVI sur les politiques, les processus et les systèmes d'approvisionnement de WVI

2) Mener l'évaluation des capacités et les plans de renforcement des capacités des partenaires / sous-bénéficiaires conformément au cadre / aux directives établis.

3) Former les partenaires / sous-bénéficiaires sur la base du plan de renforcement des capacités approuvé, suivre les progrès. Coordonner avec les parties prenantes internes le suivi des progrès et soumettre des rapports d'avancement à la direction. Les subordonnés directs et les partenaires connaissent bien les politiques, les processus et les autres directives liées à l'approvisionnement.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Diplôme universitaire en administration des affaires, en approvisionnement ou diplôme similaire, ou expérience équivalente (CIPS intermédiaire)
• Au moins 5 ans d'expérience en Achats ou Supply Chain
• Au moins cinq (5) années d'expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les domaines de l'approvisionnement, de la gestion des contrats, de l'administration des contrats et/ou de la logistique, dont trois (3) années d'expérience directement liée aux achats et/ou à la passation de marchés.
• Au moins 2 ans d'expérience en gestion de personnel
• Expérience substantielle dans le secteur des OING, où il s'agit de gérer des fonds de plusieurs donateurs et de répondre à différentes exigences des donateurs.
• Maitrise des outils informatique et Microsoft
• Maitrise de logiciel de traitement des achats
• Maîtrise du français/langue maternelle et bonne connaissance de l'anglais
• Connaissance des bailleurs de fonds institutionnels (ECHO, BHA, agences des Nations Unies, etc.) avec un atout pour les secteurs d'activité suivants : EHA, SAME, distributions d'urgence (cash et AME)
• Capacité à travailler de manière indépendante avec un sens de l'initiative et de la responsabilité, mais aussi à travailler avec différents partenaires.
• Bonne résistance au stress et capacité d'adaptation à des conditions climatiques et physiques difficiles.
• Compétences analytiques

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only

Apply now

Potential interview questions

Added 1 month ago - Updated 27 days ago - Source: wvi.org