Supply Associate, GS-6, Rabat, Morocco

Overview

Manage supply chain operations and logistics for UNICEF in Morocco

You have:

• A secondary school diploma is required, preferably complemented by technical or university courses related to supply chain, business administration, contract law/commercial or another relevant technical field.
• A minimum of six years of relevant experience in supply chain, logistics, contracts, procurement, administration and/or other related areas.
• Experience using MS Word, Excel, PowerPoint and other office tools of UNICEF.
• Ability to use supply-related modules in UNICEF's ERP system, SAP is an additional advantage.
• Experience working in emergency contexts and with cold chain systems, health systems and programs such as vaccination is an additional advantage.
• Solid understanding of supply chain processes from needs assessment through planning, procurement, contracting, logistics and delivery, monitoring and evaluation.
• Ability to develop and maintain effective working relationships with clients, suppliers and colleagues and to obtain the help and cooperation of others in a team effort.
• Ability to write clear and concise reports or justifications for supply-related decisions on key issues.
• Ability to work in an international and multicultural environment.
• Previous knowledge/experience working with UN agencies is an additional advantage.
• Fluency in French is required and a very good knowledge of English. Arabic is an asset.

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 2,589 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Vacancy Announcement

“Supply Associate – Grade GS6”- Rabat, Maroc

L’UNICEF œuvre dans certains endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n'abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, la protection

La mission fondamentale de l'UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout, dans tout ce que l'organisation fait - dans les programmes, dans le plaidoyer et dans les opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et les plus exclus, traduit cet engagement en faveur des droits de l’enfant en action.

Pour l'UNICEF, l'équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et d'atteindre leur plein potentiel, sans discrimination, parti pris ou favoritisme. Dans la mesure où tout enfant a une chance inégale dans la vie - dans ses dimensions sociale, politique, économique, civique et culturelle - ses droits sont violés. Il est de plus en plus évident qu’investir dans la santé, l’éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d’une société - lutter contre les inégalités - donnera non seulement à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais conduira également à une croissance et une stabilité des pays. C'est pourquoi l'accent mis sur l'équité est si vital. Il accélère les progrès vers la réalisation des droits de tous les enfants, qui est le mandat universel de l'UNICEF, comme le souligne la Convention relative aux droits de l'enfant, tout en soutenant le développement équitable des nations.

Comment est-ce que vous pouvez faire une différence…

Sous la supervision du Supply & Procurement Officer Chef de l’Unité Supply, le/la titulaire du poste, de nationalité marocaine, sera responsable de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des opérations logistiques de l’UNICEF au Maroc pour l’achat des produits et services nécessaires pour appuyer la mise en œuvre et le déploiement des activités du programme de pays dans le meilleur intérêt de l'UNICEF et en obtenant les meilleurs résultats pour les enfants.

Responsabilités et tâches principales

Le/la titulaire du poste sera responsable de la planification, de la passation des marchés, achat des biens et des services en coordination avec l’Unité Supply et les Sections Programmes de l’UNICEF au Maroc :

1. Planification :

• En consultation avec le superviseur, apporter une contribution à la planification et donner des conseils sur les besoins en approvisionnement nécessaires pour la mise en œuvre du programme de pays et les plans de travail annuels. Participer aux prévisions, à la planification, à la mise en œuvre, au suivi et à l'évaluation des opérations de la chaîne d'approvisionnement, y compris l'établissement d'indicateurs de performance et l'évaluation de l'adéquation des produits et services achetés.
• Soutenir les activités de préparation et d'intervention d'urgence en matière d'achats, y compris l'établissement des accords à long terme (LTA), l'évaluation de la capacité logistique et la mise à jour du plan d'urgence des achats.

2. Gestion des achats / Contrats :

• Appuyer et conseiller les différentes sections de l’UNICEF (clients internes) pour la mise en place du plan d'approvisionnement annuel. Effectuer un examen et une analyse des besoins pour l'élaboration de stratégies d'achat. Mener des études de marché dans les domaines pertinents pour l'UNICEF et prodiguer des conseils sur les meilleures approches pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix et des achats durables. Soutenir les initiatives d'innovation de produits et de façonnage du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services.
• Assurer la coordination avec les clients dans la planification des initiatives d'approvisionnement et de passation de marchés, en soutenant l'élaboration de spécifications, de termes de référence, d'arrangements logistiques et d'échéanciers appropriés. Tenir compte des possibilités de renforcer la durabilité des chaînes d'approvisionnement.
• Interpréter et conseiller le programme sur les politiques et procédures ayant une incidence sur l’approvisionnement et la prestation à l’étranger et au niveau local. Veiller au respect des principes d’achats de l'UNICEF et au bon fonctionnement du processus d’achat.
• Veiller à l'établissement des accords à long terme (long term Agreements LTA) et donner suite à des demandes d'approvisionnement spécifiques selon les besoins. Préparer et traiter les demandes de devis (RFQ), les invitations à soumissionner (ITB) et les demandes de propositions (RFP), à la demande du superviseur. Organiser les ouvertures des offres et effectuer l'analyse technique et financière des offres selon les besoins. Mener des clarifications et des négociations avec les fournisseurs. Maintenir le plus haut niveau d'intégrité, de normes éthiques et de responsabilité dans l'achat de biens, la passation de marchés de services.
• Préparer les demandes d'adjudication, y compris les soumissions au comité d'examen des contrats. Préparer les bons de commande et les contrats dans SAP (ERP - système de planification des ressources d'entreprise) et les soumettre aux approbations pertinentes, en veillant à l'exhaustivité de la documentation dans les systèmes de l'UNICEF.
• Tenir les parties prenantes/partenaires informés des progrès. Assurer la liaison avec les fournisseurs, assurer un suivi en temps opportun des calendriers de livraison. Mettre en œuvre des pratiques de gestion des fournisseurs appropriées y compris des revues de performance.
• Assurer le classement approprié des documents d'approvisionnement et tenir à jour les dossiers pour référence future, y compris pour l'audit.

3. Logistique :

• Fournir une contribution logistique au plan d'approvisionnement, y compris des conseils sur le dédouanement, les options de transport et les différents mécanismes de livraison et de distribution.
• Assurer la coordination entre l’unité Supply et les différentes sections de l’UNICEF (clients internes) et utiliser des tableaux de bord d'achat pour assurer le suivi du pipeline et la mise en place d'une capacité logistique appropriée. Surveiller les progrès de l'approvisionnement offshore et/ou local et prendre des mesures pour assurer le dédouanement en temps opportun des fournitures entrant dans le pays. Effectuer des recherches, collecter des données et effectuer des analyses, produire des rapports et assurer l'exactitude des informations sur le système SAP pour permettre une prise de décision éclairée.
• Fournir un soutien spécialisé dans le domaine de la logistique, en suivant les processus standards et en contribuant, directement ou indirectement, à la livraison efficace des fournitures du programme. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
• Identifier les besoins de sous-traitance de services logistiques tiers (par exemple, dédouanement, entreposage, transport, distribution) et gérer la sous-traitance de ces prestataires de services, y compris l'établissement d'indicateurs de performance clés et de mécanismes de suivi des performances.
• Gérer le traitement de la documentation pour l'exécution des opérations logistiques (par exemple, le dédouanement, la vérification des factures) et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels, en transmettant les problèmes complexes au superviseur.

4. Mécanisme Services Achats PS (Procurement Services) :

• Faciliter les transactions des Services Achats (PS Procurement Services) en collaboration avec les sections de programme et la Division des approvisionnements de l'UNICEF (SD Supply Division) et les partenaires gouvernementaux. Assurer le suivi avec les transitaires de Supply Division SD au besoin pour la livraison/l'expédition en temps opportun des commandes PS. Soutenir les communications et assurer le suivi avec les parties prenantes au besoin.
• Maintenir à jour les dossiers de toutes les transactions du Service Achats (PS), y compris un système de suivi des différentes étapes de chaque transaction.
• En collaboration avec les collègues de l'approvisionnement et les sections de programme, identifier les opportunités de renforcement des capacités des homologues gouvernementaux et d'amélioration du processus de la chaîne d'approvisionnement pour le rendre plus efficace.

En tant que défenseur pour chaque enfant, vous devez avoir ….

• Un diplôme d'études secondaires est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés à la chaîne d'approvisionnement, à l'administration des affaires, au droit des contrats/commercial ou à un autre domaine technique pertinent.
• Un minimum de six ans d'expérience pertinente en chaine d’approvisionnement, en logistique, contrats, passation des marchés, administration et / ou autres domaines connexes.
• Expérience de l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d'autres outils de bureau de l'UNICEF.
• Capacité à utiliser les modules liés à l'approvisionnement dans le système ERP de l'UNICEF, SAP est un avantage supplémentaire
• L’expérience de travail dans des contextes d’urgence et dans les systèmes de la chaîne du froid, système de santé et ses programmes tels que la vaccination, est un avantage supplémentaire.
• Solide compréhension des processus de la chaîne d’approvisionnement, de l’évaluation des besoins du programme à la planification, à l’approvisionnement et à la passation des marchés, en passant par la logistique et la livraison, le suivi et l’évaluation.
• Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les clients, les fournisseurs et les collègues et à obtenir l'aide et la coopération des autres dans un effort d'équipe.
• Capacité à rédiger des rapports clairs et concis ou une justification des décisions liées à l'approvisionnement sur des questions clés.
• Avoir la capacité de travailler dans un environnement international et multiculturel.
• Une connaissance/expérience préalable du travail avec l’une des agences des Nations unies, est un avantage supplémentaire.
• Une parfaite maîtrise du français est exigée ainsi qu’une très bonne connaissance de l'anglais. L'arabe est un atout.

Pour chaque enfant, vous démontrez….

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF : bienveillance, respect, intégrité, confiance, responsabilité et durabilité (CRITAS en anglais) et autres compétences de base et fonctionnelles.

Compétences de base :

Démontrer la conscience de soi et la conscience éthique (1)

Travailler en collaboration avec d’autres personnes (1)

Établir et maintenir des partenariats (1)

Innover et épouser le changement (1)

Penser et agir stratégiquement (1)

Volonté d’obtenir des résultats tangibles (1)

Gérer l’ambiguïté et la complexité (1)

Pour consulter notre Référentiel de Compétences, veuillez cliquer ici.

Pour postuler veuillez cliquer sur ce lien suivant avant le 28 août 2023

Remarques :

- Cette annonce est ouverte aux candidat.e.s de nationalités marocaines uniquement

- Elle est ouverte au Staff Interne et aux Externes. La priorité sera accordée au Staff Interne recommandé.

- Le travail est basé au bureau de l’UNICEF Maroc à Rabat avec des déplacements au sein du Pays en fonction des besoins

- Seul.e.s les candidat.e.s présélectionné.e.s seront contacté.e.s

- L'UNICEF ne prend en compte que les diplômes d'enseignement supérieur obtenus auprès d'un établissement accrédité / reconnu par World Higher Education Database (WHED), une liste mise à jour par International Association of Universities (AIU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) peut être consultée sur http://www.whed.net/

UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages all candidates, irrespective of gender, nationality, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of the organization.

UNICEF’s active commitment towards diversity and inclusion is critical to deliver the best results for children. For this position, suitable men candidates will receive preferential consideration and selection, as long as they meet the eligibility requirements stated above.

UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. UNICEF also adheres to strict child safeguarding principles. All selected candidates will be expected to adhere to these standards and principles and will therefore undergo rigorous reference and background checks. Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.

UNICEF is committed to promote the protection and safeguarding of all children. This position is not considered an elevated risk role. However, UNICEF reserves the right to conduct further vetting/ assessment within the scope of child safeguarding as appropriate.

Potential interview questions