Stagiaire attaché à l’Unité Administration

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour leur sauver la vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Pour chaque enfant, les premiers moments comptent.

La mission fondamentale de l’UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout, dans tout ce que l’organisation fait dans les programmes, dans la défense des droits et dans les opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et exclus, traduit cet engagement en faveur des droits de l’enfant en action. Pour l’UNICEF, l’équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et d’atteindre leur plein potentiel, sans discrimination, parti pris ou favoritisme. Dans la mesure où tout enfant a une chance inégale dans la vie dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles, ses droits sont violés. Il est de plus en plus évident qu’investir dans la santé, l’éducation et la protection d’une société qui s’attaque à l’inégalité non seulement donnera à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais qu’il conduira également à une croissance soutenue et stabilité des pays. C’est pourquoi l’accent mis sur l’équité est si vital. Il accélère les progrès vers la réalisation des droits de l’homme de tous les enfants, qui est le mandat universel de l’UNICEF, tel que défini par la Convention relative aux droits de l’enfant, tout en soutenant le développement équitable des nations.

Et nous n’abandonnons jamais.

L’UNICEF s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion au sein de sa main-d’œuvre et encourage tous les candidats, indépendamment du sexe, de la nationalité, des origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à présenter leur candidature. Nos politiques en milieu de travail favorisent des modalités de travail souples afin d’aider tout le personnel à maintenir un équilibre sain de la vie, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bureau.

Nous sommes la première agence des Nations Unies à recevoir la certification EDGE - la norme mondiale de premier plan pour l’égalité des sexes sur le lieu de travail.

L’UNICEF est fière de favoriser un environnement de travail multiculturel et harmonieux, garanti par une politique de tolérance zéro en matière d’exploitation et d’abus sexuels, et de tout type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

How can you make a difference?

UNICEF Sénégal est à la recherche d’un(e) stagiaire en administration pour apporter un appui aux tâches administratives et assurer un soutien fiable avec un niveau de qualité élevé.

En rejoignant l'équipe Administration de l'UNICEF, le(la) stagiaire aura l'opportunité d'appliquer ses connaissances académiques et d'acquérir une expérience pratique dans un environnement de travail dynamique.

L'adaptabilité et la capacité d'apprendre rapidement dans divers environnements techniques et créatifs tout en produisant un travail de qualité dans des délais courts sont des attributs clés attendus pour le candidat retenu.

Sous la supervision de la Chargée de l’Administration avec l’appui des autres staffs de l’équipe d’Administration, le/la stagiaire aura les tâches suivantes :

1. Appuyer dans le classement physique des documents administratifs et l’archivage électronique ;
2. Appuyer les Clercs dans certaines tâches au besoin : distribution des factures Sonatel et faciliter le remboursement des appels privés ; distribution des fournitures de bureau et de séminaires, ainsi que la gestion de leur stock ;
3. Assister avec les commandes des fournitures du bureau ;
4. Suivi de la relation avec les Prestataires (appel et suivi des dépannages, prise de rdv, suivi des instances)
5. Scanner les fonds de dossiers à transmettre aux Finances pour les paiements ;
6. Assister pour les paiements des biens, et services par la petite caisse ou par bon de service
7. Suivi et réconciliation des factures et des paiements aux fournisseurs
8. Demande des prix auprès des fournisseurs
9. Appui dans la gestion des Assets : inventaire physique des assets, étiquetage, rangement du matériel, classement du mobilier destiné au PSB
10. Assister avec la saisie des données des rapports lies aux véhicules

Duration

Ce sera un stage à temps plein, la durée sera de 6 mois maximum avec une période initiale de 3 mois renouvelable. La durée totale du stage ne devra pas dépasser 26 semaines.

Supervision and coaching

Le/La stagiaire va être sous la supervision directe de la chargée de l’administration et travaillera en étroite collaboration avec les collègues des autres sections, en fonction des tâches assignées.

Le/La stagiaire va bénéficier d’un coaching rapproché du superviseur, sur le plan technique, méthodologique et éthique de travail, ainsi qu’en termes d’initiation au mandat et au travail de l’UNICEF et l’adhésion à ses valeurs et principes durant son stage.

Le/La stagiaire et le superviseur vont établir un Plan de Travail avec des livrables précis qui vont contribuer directement à l’atteinte des objectifs de l’Unité administrative.

A la fin du stage, Le/La stagiaire devrait avoir la satisfaction d’avoir apporté une contribution appréciable au travail de l’UNICEF Sénégal. L’évaluation du plan de travail sera également faite à la fin de la période de stage.

Conditions de stage

• Assurance maladie/médicale : Le/la stagiaire doit être titulaire d'une assurance maladie/accident en cours de validité. L'UNICEF n'accepte aucune responsabilité pour les frais résultant d'accidents et/ou de maladies survenus pendant le stage, que ce soit dans ses locaux ou en dehors ;
• Emploi : Il n'y a aucune attente d'emploi à la fin du stage ;
• Visa : L'UNICEF n'est pas responsable de l'obtention des visas nécessaires.

L’UNICEF va fournir tout le soutien administratif et logistique nécessaire conformément aux directives concernant l’appui aux stagiaires.

Conditions requises pour le/la stagiaire : Compétences, aptitudes et expérience clés

b. Etudiants actuellement admissibles aux cycles supérieurs dans une discipline d’Administration, Comptabilité/Finance ou l’équivalent.

Le candidat pourra aussi être un nouveau diplômé des 2 années précédentes ;

c. Compétences efficaces en communication et en organisation ;

d. Connaissances en informatique (bureautique) ;

e. Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à interagir avec des équipes multidisciplinaires ;

f. Bonne compétence organisationnelle ;

g. Être orienté sur les détails, organisé et posséder de bonnes compétences analytiques ;

h. Avoir la maitrise du français et une bonne connaissance de l’anglais ;

i. Une expérience de travail avec des organisations de jeunesse dans des programmes pour les jeunes ou l’engagement des jeunes est un atout supplémentaire.

Pour chaque enfant, vous démontrez…

Les valeurs fondamentales de l'UNICEF que sont l'engagement, la diversité et l'intégrité et les compétences de base en communication, travail avec les autres et recherche de résultats.

L'UNICEF est attaché à la diversité et à l'inclusion au sein de ses effectifs et encourage tous les candidats, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation.

L'UNICEF a une politique de tolérance zéro sur les comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, y compris l'exploitation et les abus sexuels, le arcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. L'UNICEF adhère également à des principes stricts de protection des enfants. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents et devront adhérer à ces normes et principes.

Remarks:

Only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.

Individuals engaged under a consultancy or individual contract will not be considered “staff members” under the Staff Regulations and Rules of the United Nations and UNICEF’s policies and procedures, and will not be entitled to benefits provided therein (such as leave entitlements and medical insurance coverage). Their conditions of service will be governed by their contract and the General Conditions of Contracts for the Services of Consultants and Individual Contractors. Consultants and individual contractors are responsible for determining their tax liabilities and for the payment of any taxes and/or duties, in accordance with local or other applicable laws.

The selected candidate is solely responsible to ensure that the visa (applicable) and health insurance required to perform the duties of the contract are valid for the entire period of the contract. Selected candidates are subject to confirmation of fully-vaccinated status against SARS-CoV-2 (Covid-19) with a World Health Organization (WHO)-endorsed vaccine, which must be met prior to taking up the assignment. It does not apply to consultants who will work remotely and are not expected to work on or visit UNICEF premises, programme delivery locations or directly interact with communities UNICEF works with, nor to travel to perform functions for UNICEF for the duration of their consultancy contracts.