Stagiaire Administration

Assist in administrative duties and support the team with event planning

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WVI - World Vision International

Open positions at WVI

Dakar (Senegal)

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Application deadline 1 year ago: Wednesday 20 Nov 2024 at 23:59 UTC

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Overview

Assist in administrative duties and support the team with event planning

You have:

Must possess a professional diploma in administration or secretarial studies.
Excellent communication and interpersonal skills required.
Should be able to work under pressure and organize tasks effectively.
Proficiency in Microsoft Office required.
Fluency in French is required, English is a plus.
Applicant must be able to communicate in a cross-cultural environment.

Your input = a better platform for everyone looking to work with the UN.

UNTalent Community

Details

With over 70 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 34,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Employee Contract Type:

Local - Intern (Fixed Term) (Trainee)Job Description:

Responsabilités clés

1- Assistance voyage et visa:

Fournir des services de soutien pour faciliter les éléments suivants : Réservation de billets pour tous les déplacements du personnel de World Vision Sénégal Faciliter la demande de visas pour les voyageurs Gestion des transferts aéroportuaires pour les voyageurs Revu factures des prestataires de services et envoi de notifications de paiement aux prestataires de services. 30%

2- Tâches administratives et gestion des équipement & fournitures :

Effectuer des tâches administratives pour le bureau de World Vision Sénégal Maintenir un système de classement administratif approprié Coordonner les prestataires de services du bureau de World Vision Sénégal Gestion des équipements et fournitures - Effectuer des contrôles d'inventaire appropriés pour les équipement et fournitures du bureau, y compris les articles nécessaires à la pause-café. Faire l’inventaire des équipements et le rapprochement des fournitures de bureau. Mettre à disposition des fournitures de bureau aux staffs en cas de besoin.

30%

3- Gestion des prestataires de services et services publics :

Coordonner avec la comptabilité le paiement des services publics (électricité, eau, téléphone, etc. – pour le bureau partagé). Fournir un soutien au superviseur dans le processus d'approvisionnement en préparant les documents (demande d'achat, bon de commande…). Préparer la documentation pour le paiement des taxes en collaboration avec le Event. Collaborer avec les prestataires de services (ex : menuisier, électricien, plombier…) pour les réparations et coordonner le paiement des prestataires de services. 25%

4- Planification d'événements

Soyez la personne de référence pour la planification d'événements, par exemple des conférences organisées au bureau ou hors site

(Agir en tant que planificateur d’événements).

Effectuer d’autres tâches spéciales liées au poste ou aux fonctions du service, à la demande du superviseur. 15%

Défendre et promouvoir les valeurs et pratiques organisationnelles, telles que la protection de l’enfant, rapporter les cas d'abus faits par des membres du personnel ou d'autres personnes, etc. conformément aux documents de références de WVS.

QUALIFICATIONS / COMPÉTENCES / APTITUDES / EXPÉRIENCE REQUISES :

Les éléments suivants sont exigés à travers une combinaison de formation formelle, auto-formation, expériences, etc.

1. Éducation : Diplôme professionnel en administration / secrétariat

2. Connaissances et compétences :

Bonne communication et relationnelle

Autonome, compétences d'organisation et de planification

Capacité à bien travailler sous pression

Compétences en lecture, écriture et expression orale en français, l’anglais est un plus

Compétences informatiques (Microsoft Office)

AUTRES REMARQUES PERTINENTES

Qualification minimum exigée :

Doit avoir un diplôme supérieur au minimum BAC + 2 en études de secrétariat bilingue/ de Direction, ou en Administration

Doit avoir une connaissance du travail et une bonne organisation et méthode. Doit avoir d’excellentes capacités interpersonnelles

Doit être capable de communiquer dans un environnement transculturel.

Date limite de dépot des candidatures, le 3 Décembre 2024.

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only

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Potential interview questions

Can you describe a time when you had to manage a difficult situation at work?	This question assesses your problem-solving skills and ability to handle pressure.	Use a specific example and explain the steps you took to resolve the issue.
How do you prioritize your tasks when you have multiple deadlines?	The interviewer wants to know about your organizational skills.	Pro members can see the explanation.
Tell me about a successful event you planned. What made it successful?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What do you think is the importance of good communication in an administrative role?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
Explain how you would handle conflicts with a colleague.	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What strategies would you use to maintain organization in busy environments?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.