Stagiaire administration

Work Arrangement:

Job Description

Sous la supervision du Manager d’Administration, le/la stagiaire dans l’administration a pour responsabilités principales d’appuyer dans la gestion des tâches quotidiennes et périodiques du département d’Administration, dans le respect strict des procédures et politiques de gestions mises en place par IRC et ses bailleurs de fonds. Ses tâches et responsabilités se répartissent selon la synthèse qui suit :

Responsabilités :

1. Administration

- Réception les correspondances du bureau Bujumbura, enregistrer dans le registre et les partager aux départements concernés (Direction, Ressources Humaines, Finance et Programme); - Assurer le suivi des dépenses et l’approvisionnement de la petite caisse ; - A l’aide d’une fiche de suivi, partager mensuellement un tableau des paiements des factures du département; - Collaborer avec d’autres départements dans le processus des demandes des signatures des documents; - Assurer le classement de tous les demandes d’achat et leurs paiements du département d’administration; - Initier les réquisitions d’achat des biens et services en cas de besoin; - Appuyer dans le paiement des factures de la maintenance et des réparations des résidences et des bureaux; - Collaborer et participer avec les agents d’entretien dans l’Inventaire des biens à la cafétéria; - Assurer qu’un système de classement et archivage soit transparent et bien organisé.

2. Résumé des responsabilités et compétences

- Collaboration multifonctionnelle; - Communication collaborative; - Capacité rédactionnelle des correspondances; - Collaborer avec tous les départements; - Signaler tous les cas de vols ou de pertes dans le magasin à son superviseur.

Qualifications

- Diplôme en gestion, en communication; - Bon sens de l’écoute, diplomatie et responsabilité; - S’adapter facilement à toute la situation délicate, polyvalence au quotidien; - Sens du relationnel et de la discrétion; - Bonne connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, Power Point) ; - Bonne connaissance de l’anglais (Écrit : niveau moyen ; Parlé : niveau élémentaire) ; - N’avoir jamais eu d’emploi; - Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte de IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude ; - S’engager à respecter et à mettre en pratique les politiques de Sauvegarde d’IRC.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait electroniquement uniquement.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 12 Octobre 2023 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.