Stagiaire Administratif et Logistique

Contract

This is a Internship contract. It usually requires 0 years of experience, depending on education. More about Internship contracts.

Background

Sous la direction générale du Représentant Résident Adjoint/Opérations et sous la supervision directe du chargé du procurement, et en étroite collaboration avec tous les membres de l’unité des services généraux, le stagiaire exercera les fonctions d’aide à la préparation des bons de commande de services divers et de toute autre tâche logistique ayant trait à l’acquisition de biens ou services. Accessoirement, il/Elle peut être appelé (e ) en appui au chargé des voyages ou de l’administration en cas de besoin. Il/Elle collaborera avec l’Unité RH et apportera appui et assistance dans le classement et l’archivage des dossiers individuels.

Duties and Responsibilities

Fonctions principales :

• Appuie le procurement dans les processus d’achat, à l’organisation d’ateliers et à l’archivage électronique des contrats de Consultants et les POs.
• Assiste le procurement dans les tâches relatives aux acquisitions ;
• Fournit au service des Finances les copies des bons de commande avec les autorisations permettant le paiement des factures ;
• Mise à jour de la base de données des IC dans le SharePoint et archivage électronique des dossiers dans la même base ;
• Prépare le draft des rapports hebdomadaires (activités de la section…)
• Archivage des POs dans SharePoint ;
• Prépare les autorisations de voyage pour les fonctionnaires et participants à des conférences/séminaires et les ordres de mission pour les fonctionnaires en mission sur le terrain. S’occupe des réservations auprès des compagnies aériennes et des agences de voyage ;
• Assure, le scanning et le classement numérique des dossiers RH
• Assume toute autre tâche entrant dans le cadre de ses compétences.

Competencies

Compétences intrinsèques :

• Démontrer l’engagement aux missions, visions et valeurs des Nations Unies
• Faire preuve de sensibilité et d’adaptabilité aux différences culturelles, de genre, race, nationalité et d’âges

Compétences fonctionnelles :

• Développement et Efficacité Opérationnelle
• Capacité d'entamer plusieurs activités spécialisées dans les domaines des acquisitions de biens et de services.
• Bonne connaissance des règles du PNUD

Leadership et Autogestion

• Focalise sur les résultats pour le client
• Travaille avec énergie et une attitude positive et constructive
• Reste calme, sous contrôle et de bonne humeur même sous pression
• Démontre une ouverture au changement.
• Répond positivement aux opinions divergentes

Required Skills and Experience

Formation/Éducation

• Les candidats au programme de stages pour ces postes doivent, au moment de leur candidature, être inscrits en dernière année universitaire d'un programme de premier cycle universitaire (tel qu'une licence ou un diplôme équivalent) ;
• Ou avoir récemment obtenu un diplôme universitaire et doit commencer son stage dans l'année qui suit l'obtention de son diplôme

Expérience :

• Zéro à deux ans

Atouts :

• Diplôme : Bac +2 en Marketing, Administration, Logistique ou Communication
• Informatique : Très bonne Maitrise des logiciels Word, EXCEL, Powerpoint et usage courant de l’internet.
• Assistance Logistique, avec une expérience confirmée avec les organisations internationales.

Langues:

• Maitrise du français, et l’anglais est un atout.

Conditions :

• Le PNUD n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours du stage et , par conséquent, le stagiaire devra fournir une preuve d'inscription à un régime d'assurance-santé;
• Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l'immigration et que, par conséquent, le stagiaire sera responsable d'obtenir les visas nécessaires. Le PNUD ne peut me soutenir que par la fourniture de la lettre d'invitation pour l'obtention des visas, si nécessaire.
• Le ou la stagiaire perçoit une indemnité mensuelle de stage selon la grille en vigueur fixé par le Siège et toutes les charges liées au stage sont à la charge du stagiaire;
• Le/la stagiaire accumulera des congés au rythme d'un jour et demi par mois. Tout jour de congé accumulé non utilisé à la fin du stage sera perdu. Toute absence injustifiée pendant la période de stage dépassant un total de neuf jours sera déduite de l'allocation mensuelle ;
• Le stage au PNUD ne garantit pas systématiquement un emploi à la fin du stage ;
• Le candidat sélectionné doit s'engager à respecter les obligations suivantes en ce qui concerne le programme de stage :
• Se conduire d'une manière compatible avec ses responsabilités en tant que titulaire d'un stage au PNUD ;
• Garder confidentiel tous les renseignements non publiés que le bureau communiquera au cours de son stage, et de ne pas publier les rapports ou documents de travail sur la base des informations obtenues au cours de ce stage, sauf avec l'autorisation du PNUD
• Fournir un avis écrit en cas de maladie ou autres circonstances inévitables qui pourraient l'empêcher de remplir ses obligations.