STAFF ASSISTANT

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 7,243 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Org. Setting and Reporting

Le poste est à pourvoir à la Section des marchandises dangereuses de la Division des transports durables de la Commission économique pour l’Europe des Nations Unies (CEE-ONU). Le (la) titulaire relève du (de la) Chef de la Section des marchandises dangereuses.

Responsibilities

Sous la supervision du (de la) Chef de Section, le (la) titulaire contribue aux taches suivantes: 1. Fonctions relatives à la documentation pré ou post sessions • S’occupe du traitement de texte, mise en page avec les outils standard pour le traitement de texte (Word, EXCEL, Powerpoint, etc.) de la documentation officielle soumise par les délégations ou préparée au sein de la section (pour les organes visés au point 3 ci-dessous) et la transmet à la Division des services de conférence au plus tard 10 semaines avant l’ouverture de la session; • Prépare le matériel de référence pour les services de traduction; • Publie tous les documents de session sur le site web (ordres du jour, documents officiels, rapports et leurs annexes) et coopère avec le professionnel chargé des services informatiques de la division pour la mise à jour des pages WEB de la section, comme il convient; • S’occupe du traitement de texte, mise en page et soumission des rapports définitifs des diverses sessions et de leurs annexes, ainsi que des rapports à soumettre au Conseil économique et social et de la préparation du matériel de référence pour traduction; • Est chargé(e) du traitement de texte, mise en page et publication des documents informels ou tardifs (soumis après la date limite de 10 semaines pour les documents officiels) pour mise à disposition des délégations; • Pour chaque document officiel ou rapport, prépare le forecast et les fiches pour la soumission de chaque document sous g-DOC 2.0; • Assure le suivi de la disponibilité et la distribution effective de la documentation dans toutes les langues de travail (coopération avec la Division des services de conférence à cet effet) et de leur mise à disposition sur la page WEB dès qu’elles sont disponibles; • Rentre les données statistiques relatives à la documentation, publications et réunions des organes énumérés au point 3 ci-dessous, dans le UMOJA Performance Monitoring Application (PMA), conformément aux délais applicables. 2. Fonctions relatives au service des réunions • Prépare les lettres d'invitation (en anglais et en français) relatives aux sessions des organes subsidiaires de l'ECOSOC visés au point 3 à adresser aux ministères des affaires étrangères des Etats membres de ces organes, ainsi qu'à ceux des Etats observateurs, avec copies aux autres ministères ou experts concernés, et aux organisations internationales gouvernementales ou non gouvernementales concernées; et maintiens à jour les diverses listes d'adresses des ministères et délégués; • Vérifie que les personnes qui ont demandé de participer à la session sont dûment accréditées en tant que membres d’une délégation ayant le droit de participer et, le cas échéant, valide l’enregistrement sur INDICO pour la préparation de badges d'entrée et les listes provisoires de participants; • Prépare toute documentation nécessaire et coopère avec la Division des services de conférence pour l’organisation des sessions (liste des délégations prévues, agencement de la salle, réservation de salles pour les groupes de travail parallèles, réservation de photocopieuses et de matériel de projection, liste des documents à mettre à disposition); • Prépare une liste provisoire des participants enregistrés pour les sessions et la circule aux missions permanentes des pays concernés pour vérification avant la session; En fin de session maintient à jour les listes récapitulatives d'adresses et coordonnées d'experts; • Assiste les participants (renseignements pratiques, documentation, etc.); • Effectue des photocopies durant les sessions; • En cours de session, s’occupe du traitement de texte, mise en page et soumission par g-DOC des projets de rapports et d'annexes préparés midi et soir par les professionnels de section, et coopère avec la Division des services de conférence pour la traduction rapide et la reproduction de ces projets afin de permettre l'adoption du rapport complet le dernier jour de la session. 3. Fonctions de secrétaire • Assiste, en tant que secrétaire, le (la) chef de la section (P5) et les autres fonctionnaires de l’équipe en ce qui concerne les activités relatives aux travaux des organes subsidiaires du Conseil économique et social : - Sous-Comité d'experts du transport des marchandises dangereuses (Sous-Comité TDG); - Sous-Comité d'experts du Système général harmonisé de Classification et d'étiquetage des produits chimiques (Sous-Comité GHS); - Comité d'experts du transport des marchandises dangereuses et du Système général harmonisé de classification et d'étiquetage des produits chimiques (CETDG/GHS) • Assure la préparation, suivi, enregistrement et classement de la correspondance (lettres, e-mail, courrier interne, etc.); • Est chargé(e) du classement de la documentation; • S’occupe des tâches administratives courantes telles que répondre au téléphone et appeler comme il convient, envoyer et recevoir des emails; • Facilite la coopération avec les délégations et autres organisations internationales; • Assure la coopération avec les divers services administratifs de la CEE et de l'ONU; • Assiste le (la) chef de section pour le suivi des données statistiques relatives aux réunions de la section et la saisie des données dans le système de surveillance (performance monitoring); • Accomplit toute autre tâche sur demande du supérieur hiérarchique, par exemple assister d’autres membres de personnel G de la section dans les tâches qui leur sont attribués en fonction de leur plan de travail, en cas d’une surcharge exceptionnelle de travail ou dû à leur absence en cas de maladie; 4. Fonctions relatives à la préparation des publications • Assiste dans la préparation des publications récurrentes suivantes : - Livre orange (Recommandations relatives au transport des marchandises dangereuses) (environ 900 pages en anglais et en français (publié tous les deux ans); - Manuel d'épreuves et de critères (environ 550 pages) en anglais et en français (publié tous les quatre ans) - Système général harmonisé de classification et d'étiquetage des produits chimiques (SGH) (environ 550 pages) en anglais et en français (tous les deux ans). • Pour ces publications : - Prépare le forecast pour les publications sur g-DOC; - Assiste les staffs P en charge de la préparation de ces publications comme approprié, en particulier en ce qui concerne la saisie des données et aide à la relecture; - Finalise et vérifie la mise en page; - Prépare et collationne les tables des matières; - Prépare la fiche sous g-DOC pour soumettre la publication pour traduction, y compris les références pour la traduction avec toutes les informations nécessaires.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance de l'appui administratif au bureau et autre à caractère général, y compris les politiques, les processus et les procédures administratifs. Bonnes connaissances informatiques et du traitement de texte. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du Sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer Les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. Volonté de réaliser l’objectif de l'égalité des genres en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans toutes les activités. Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation. Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui. Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel. Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre. Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs. Aptitute à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Education

Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.

Job - Specific Qualification

Un diplôme de secrétariat est souhaitable.

Work Experience

At least (5) years of experience serving inter-governmental meetings in an international organization are required. The minimum years of relevant experience is reduced to three (3) for candidates who possess a first-level university degree or higher. At least (3) years' experience in the United Nations common system or in a similar international organization is desirable.

Languages

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l'objet du présent avis, la maîtrise de l'anglais et du français est indispensable.

Assessment

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à prendre part à une épreuve d'évaluation, suivie d'un entretien axé sur les compétences.

Special Notice

Ce poste est soumis au recrutement local conformément à l'article 4.4 du statut du personnel des nations Unies. Les candidats à des postes dans la catégorie des services généraux et les catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans le lieu d'affectation où le poste est situé. Les candidats éligibles sélectionnés en dehors du lieu d'affectation sont responsables de toutes les dépenses liées à leur réinstallation dans le lieu d'affectation. Les membres du personnel faisant l'objet d'un recrutement local ne bénéficient pas des indemnités ou prestations exclusivement applicables au recrutement international. Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.

United Nations Considerations

According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment. Reasonable accommodation may be provided to applicants with disabilities upon request, to support their participation in the recruitment process. By accepting a letter of appointment, staff members are subject to the authority of the Secretary-General, who may assign them to any of the activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). Further, staff members in the Professional and higher category up to and including the D-2 level and the Field Service category are normally required to move periodically to discharge functions in different duty stations under conditions established in ST/AI/2023/3 on Mobility, as may be amended or revised. This condition of service applies to all position specific job openings and does not apply to temporary positions. Applicants are urged to carefully follow all instructions available in the online recruitment platform, inspira, and to refer to the Applicant Guide by clicking on “Manuals” in the “Help” tile of the inspira account-holder homepage. The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application. Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.