Specialiste Administration et Finance

Volunteering Admin Finance & Economy

Overview

Join the UN as an Administrative and Finance Assistant in Dakar.

You have:

• Minimum 2 ans d'expérience dans la gestion administrative et financière de projets
• Excellente connaissance de l'utilisation de la plateforme UMOJA
• Maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion, finances et Administration
• Expérience souhaitable avec des projets financés par des bailleurs
• Compétences avancées en MS Word et Excel
• Une expérience de travail au sein du Système des Nations Unies ou HCDH est considérée comme un atout

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Le Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de l’homme (HCDH/BRAO) est la principale institution des Nations Unies en charge de la protection et la promotion des droits de l’homme en Afrique de l’Ouest. Opérationnel depuis septembre 2008, le Bureau est basé à Dakar, au Sénégal. Le siège du HCDH se trouve à Genève en Suisse. Il fait partie du Secrétariat des Nations Unies. La mission du HCDH est d’œuvrer à la protection de tous les droits de l’homme pour toutes les personnes ; de contribuer à donner aux personnes la possibilité d’exercer leurs droits ; et d’aider les personnes chargées de faire respecter ces droits à veiller à leur application. A cet effet il dispose de divers projets dont un projet en partenariat avec l’Agence Catalane de coopération pour le développement à Dakar, intitulé “ Renforcement de la capacité d'alerte précoce, de prévention et de réponse du HCDH ” sur la thématique de la violence basée sur le genre notamment contre les femmes et les filles (projet VBG). Comme son titre l’indique, le projet contribuera au travail du Bureau régional de l'Afrique de l'Ouest du HCDH sur les violences basées sur le genre au Sénégal et servira à promouvoir une approche fondée sur les droits en matière de genre et de protection ainsi que soutenir les femmes défenseurs des droits humains et les défis auxquels elles sont confrontées dans le domaine thématique. Il visera à mettre en place une approche basée sur les droits de l'homme, et contrant les discours de haine et l’incitation à la violence, pour le travail des journalistes couvrant les questions liées spécifiquement à la VBG, et renforcera la capacité d'alerte précoce du bureau en aidant l'équipe d'intervention d'urgence existante à se concentrer sur sa capacité et son expertise en matière de VBG. Afin d’appuyer le projet VBG, le HCDH/BRAO voudrait recruter un-e Assistant(e) administratif (ve) et financier(e). Ce poste est situé à Dakar, Sénégal. Le titulaire du poste travaillera sous la supervision directe du Coordinateur du projet et sous la supervision générale du Représentant du Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest du Haut-Commissaire des Nations unies aux Droits de l’Homme, basé à Dakar.

Sous la supervision de la Conseillère régionale en genre et du Représentant Régional, L’Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) aura à assurer les fonctions suivantes :

Gestion Administrative - Aspects relatifs à la gestion des missions et activités • S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des membres de l’équipe du projet, du comité de pilotage et des consultants recrutés, y inclus la préparation des demandes d'autorisation de voyage, les réservations d’hôtels etc. ;

• Assister l’équipe de projet dans le recrutement des consultant(e)s du projetet faire le suivi avec le OHCHR; • Assister l’équipe de projet dans l’organisation et la préparation d’ateliers, séminaires/réunions

• Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Service des Opérations de OHCHR et veiller à leur traitement rapide ;

• Gérer les fichiers de voyages de l’équipe de projet et des participants y compris les copies des cartes d'embarquement, des demandes et des autorisations de voyage, des formulaires de réclamation F10 ;

• Actualiser le planning d’activités et assurer la mise à jour régulière du fichier des interventions de l’équipe de projet (missions de terrain, etc.) ;

• Assurer la liaison avec OHCHR particulièrement les services en charge des finances, achats, ressources humaines et administration dans les huit pays couverts par le projet.

• Aspects relatifs aux contrats • Assister l’équipe de projet dans les procédures de sélection de prestataires, de préparation de cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution.

• Correspondance, documentation et gestion des bases de données ;

• Maintenir un système de suivi et de classement du courrier pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ;

• Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes des rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs.

Gestion financière • Assurer l’interface entre d’une part l’équipe du projet et d’autre part avec les services de Finances du siège à Genève ;

• Elaborer le projet de budget annuel, mensuel et/ou la révision sous la supervision de Coordinateur de projet (en conformité avec les normes IPSAS) ;

• Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations de Nations Unies, mettre à jour le formulaire de «monitoring of local expenses » des équipes de projet et assurer le suivi de ces dépenses ;

• Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de Delivery du projet ;

• S’assurer de la réception des rapports mensuels d’exécution financière auprès des huit pays couverts par le projet ;

• Assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers avec les points focaux des 8 bureaux de OHCHR des pays couverts par projet. Gestion du projet, des équipements et de la logistique.

• Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels du projet ;

• Tenir à jour l’inventaire, le suivi des équipements et stocks de fournitures de bureau. - Organisation des ateliers et réunions

• Assurer la préparation des réunions, ateliers et conférences auxquels l’équipe de projet participe et/ou qu’il organise ;

• Gestion des calendriers et organisations des rendez-vous, et assurer la préparation logistique, prise de notes et rédaction de procès-verbaux ;

• Appuyer les recherches documentaires effectuées y inclus par la préparation des missions ou d’autres supports requis par l’équipe de projet.

Reporting:

• Vérification et confirmation mensuels des OIV ; Participation à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet.

•Responsabilité

•Adaptabilité et flexibilité

• Créativité

• Jugement et prise de décision

•Planification et organisation

•Professionnalisme

• Autogestion

la gestion financière, la budgétisation, l'établissement de rapports et la gestion administrative de projets financés par des bailleurs en Afrique de l'Ouest et / ou à l'appui de projets / programmes similaires des Nations Unies couvrant plusieurs pays. Excellente connaissance de l'utilisation de la plateforme UMOJA et une maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion, finances et Administration est requise. Une expérience de travail avec des projets financés par des bailleurs est hautement souhaitable. Une expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) sont hautement souhaitables. Expérience de travail au sein du Système des Nations Unies ou HCDH considérée comme un atout.

L'affectation aura lieu dans la capitale du pays, Dakar, un lieu d'affectation familial (classification de rigueur A). Dakar est une ville agréable à vivre. L'accueil spontané et l’hospitalité des Sénégalais font partie des caractéristiques de ce pays d’Afrique de l’Ouest. Les conditions de vie à Dakar sont bonnes, tout comme l’accès aux services de santé. Le vaccin contre la fièvre jaune est obligatoire, et la carte de vaccination doit être présentée à l'entrée du pays. Les vaccinations contre la méningite à méningocoques et contre l'hépatite A et B sont également recommandées. Les médicaments de base sont disponibles en pharmacie, mais il est conseillé d’apporter ses propres médicaments sur ordonnance si nécessaire.

Selon les estimations officielles de l'ANSD/RGPHAE de 2013, la population de la région métropolitaine de Dakar dépasse 3,1 millions d’habitants. La population totale du Sénégal est de 13 508 715 habitants (ANSD 2013). Le Sénégal est situé sur le fuseau horaire UTC/GMT. Le pays bénéficie d’un climat chaud et ensoleillé toute l’année, ce qui en fait un lieu d’affectation agréable. Les températures diurnes tournent en moyenne autour de 30°C. La saison des pluies a lieu en été/automne de l’hémisphère nord.

La monnaie utilisée au Sénégal est le Franc CFA (XOF). Au 3 février 2016, le taux de change moyen était de 1 USD = 593,289 XOF. De nombreux hôtels, restaurants et commerces acceptent les principales cartes de crédit internationales (Visa, MasterCard, American Express, etc.). Il est également possible de retirer de l'argent aux distributeurs automatiques présents dans toutes les grandes villes.

Les logements sont généralement de bonne qualité, avec un large choix. Il est possible de louer des logements meublés ou non meublés pour des prix allant de 450 à 2000 USD. Les volontaires de l'ONU peuvent également co-louer et partager un logement privé, à condition qu’il respecte les normes minimales de sécurité résidentielle (MORSS).

Le transport en ville peut facilement se faire grâce aux taxis locaux.

Pour entrer au Sénégal, un passeport en cours de validité est requis. Les ressortissants de la CEDEAO (Communauté économique des États de l'Afrique de l'Ouest) n'ont pas besoin de visa d'entrée. Les ressortissants d'autres pays peuvent être tenus de présenter un visa d'entrée ou de long séjour. Ils doivent contacter la représentation sénégalaise la plus proche. Les ambassades et consulats sénégalais présents dans différents pays d’Afrique de l’Ouest et dans d'autres régions du monde délivrent des visas avant le voyage.

L’Unité de terrain du programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) peut aider à réserver un hébergement temporaire pour les premières nuits, aux frais du volontaire VNU, et ce logement peut être prolongé ou non à la discrétion du volontaire jusqu’à ce qu’un logement permanent soit trouvé

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Added 11 months ago - Updated 11 months ago - Source: unv.org