Social Champions Administrative Support II

Contract

This is a UNV Community Volunteer contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV Community Volunteer contracts.

El mandato de Unicef en el Ecuador se implementa en el área de Programas, que ejecuta proyectos orientados a la protección de la niñez, salud, inclusión social y educación. Por otro lado, las áreas que soportan está ejecución son las de Operaciones, Recaudación de Fondos, Comunicaciones y Monitoreo & Evaluación. UNICEF Ecuador recauda fondos, a través de donaciones individuales para financiar programas en el país a favor de la niñez en las áreas de educación, salud y nutrición, protección, agua y saneamiento y emergencias. La recaudación de fondos a través de donaciones individuales consiste en invitar a personas a que se unan a nuestra comunidad de donantes mediante una contribución económica recurrente (mensual). Esto lo hacemos a través de conversaciones, que pueden ser directas (F2F) o mediante llamadas telefónicas (telemarketing), en las que sensibilizamos sobre la situación de la niñez en Ecuador y comunicamos la urgencia de actuar para que más niños y niñas tengan mejores oportunidades.
Las conversaciones de F2F se realizan en locaciones donde se puedan mantener conversaciones (espacios públicos, centros comerciales, plazas, ferias, eventos, oficinas, entre otros). Mientras que en Telemarketing las conversaciones se realizan mediante un software desarrollado para contactar a través de llamadas telefónicas. En este contexto, el Programa de Voluntarios de las Naciones Unidas ha desarrollado junto con UNICEF la iniciativa “Social Champions”, con el fin de vincular a personas comprometidas con la niñez, voluntarias, entusiastas y con ganas de aprender sobre recaudación de fondos.

Con el fin de implementar exitosamente la iniciativa “Social Champions” y desarrollar la adquisición de nuevos donantes, estamos en busca de un voluntario que brinde soporte administrativo.

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión de Asistente de Adquisición de Donantes o su representante designado, el/la Voluntario/a de la ONU realizará procesos administrativos y de logística requeridos para la captación de donantes individuales y el desarrollo de la iniciativa Social Champions. El voluntario/a será responsable de las actividades descritas a continuación:

• Realizar reportes de seguimiento y resultados de la gestión de F2F y Telemarketing diarios, semanales y mensuales con el fin de evaluar el desempeño de los equipos.
• Administrar el software de Telemarketing y asegurar su correcto funcionamiento con el fin de garantizar la gestión y la captación de donantes. • Dar seguimiento y evaluar diariamente el desempeño de las bases de datos gestionadas en Telemarketing y realizar recomendaciones que garanticen la consecución de objetivos de captación de donantes. • Capacitar a los operadores de telemarketing para el correcto uso y manejo del sistema de llamadas telefónicas. • Coordinar la entrega, registro y control de insumos de trabajo, material POP y branding y realizar compras de acuerdo con las necesidades que se vayan presentando cada mes. • Coordinar la logística y cronograma de actividades diarias, eventos y talleres. • Administrar la caja chica del equipo Social Champions mediante el el registro y documentación de respaldo, reportes mensuales de cierre de caja y formularios de solicitud de fondos. • Dar seguimiento a la selección, contracción y desvinculación de los Social Champions, así como la documentación necesaria para implementar estos procesos. • Administrar y dar seguimiento a los contratos con proveedores que dan soporte al equipo de Social Champions. • Monitorear la calidad de la información y respaldos de la adquisición de nuevos donantes en F2F y Telemarketing, con el fin de garantizar la veracidad de la información, la seguridad de los datos de las personas captadas, y una mejor cobranza. • Dar respuesta a casos de donantes que se han comunicado con UNICEF y presentar los respaldos correspondientes a la captación. • Mantener al día los registros de los nuevos donantes generados por los Social Champions en el módulo de donaciones, siguiendo los procesos y protocolos definidos. • Corregir y capacitar a captadores y supervisores en las mejores prácticas de captación de calidad y de registro de donantes y sus respaldos. • Organizar y custodiar el archivo físico y digital de los respaldos de donaciones y demás documentación de Social Champions para velar por la seguridad de la información y el respaldo de procesos y gestión del equipo.
• Mantener un registro de la gestión de pagos de los Social Champions en coordinación con el equipo de finanzas – operaciones. • Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el supervisor .

En el cumplimiento de sus funciones, el voluntario deberá acogerse a los lineamientos de calidad y eficiencia que se espera de los miembros del equipo Social Champions. Su continuidad en el programa estará sujeta al cumplimiento de los indicadores de desempeño que se detallan a continuación:

Indicador de desempeño Mínimo requerido •Reportes: Entrega de reportes en las fechas establecidas; Calidad y claridad de los reportes.
•Coordinación logística: Las actividades se pueden realizar con normalidad, sin imprevistos; Los imprevistos son solucionados a tiempo; Todos los respaldos y documentación se encuentran organizados claramente y no existen archivos perdidos; Los documentos de seguimiento y registro son claros y están al día; Los recursos de caja chica se encuentran al día y se tienen todos los respaldos.
• Ingreso de donantes y seguimiento a la calidad: El ingreso de donantes se realiza en cada cierre y se cumple a cabalidad todos los procesos para asegurar los objetivos de adquisición de donantes; Se identifican casos de información errada y se toma medidas correctivas oportunas.; Se da respuesta inmediata a casos presentados por donantes. • Manejo de software de telemarketing: El software se encuentra funcionando óptimamente y en caso de que existan fallas se toman medidas correctivas inmediatamente; Las bases de datos se encuentran subidas en el sistema de acuerdo con los tiempos acordados; Se monitorea el ingreso de llamadas y se busca alternativas para que mejore la contactabilidad.

*Estos indicadores están sujetos a cambios de acuerdo con el contexto social y económico y de necesidades del proceso de adquisición de nuevos donantes.

• Actuar acorde a los lineamientos y valores de la cultura organizacional de UNICEF y UNV. • La perspectiva de edad, género y diversidad se aplica de forma sistemática, integrada y documentada en todas las actividades a lo largo de la asignación . • Se realizará evaluaciones mensuales al voluntario en base a los logros alcanzados y a su compromiso, involucramiento y cumplimiento con las actividades asignadas.

• Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos.
• Excelentes habilidades de organización y autodisciplina.
• Atención al detalle y a los procesos.
• Facilidad para trabajar en equipo.
• Orientación al servicio del cliente interno.
• Tener una actitud positiva y constructiva.
• Persistencia y constancia para obtener los resultados deseados.
• Apertura al cambio y habilidad a adaptarse rápidamente y a manejar situaciones complejas.
• Alto nivel de tolerancia a la frustración y capacidad para trabajar en un espacio orientado a objetivos y demandante.
• Enfoque en resultados y tener apertura a la retroalimentación.
• Alto nivel de automotivación.
• Capacidad de establecer metas y estándares claros, y ejecutar sus responsabilidades acordes a esto.
• Tener una pasión por los derechos humanos y el bienestar de los niños.
• Mostrar sensibilidad cultural y de género; respetar la religión, raza, nacionalidad y edad de los demás, y contar con capacidad de adaptación a diferentes contextos.

Administración y/o logística. Manejo de Excel intermedio. Manejo de proveedores es valorado.

Quito está clasificado como un lugar de destino de nivel "A" según la Comisión de Servicio Civil Internacional de las Naciones Unidas (A es el que tiene menos riesgo y E es el más difícil), considerando el grado de dificultad económica, las condiciones locales de seguridad y protección, la atención médica, el aislamiento, clima y nivel de amenidades / comodidades de la vida. Sin embargo, la seguridad personal debe ser considerada en todo momento.

Dentro de las necesidades del proyecto podría haber un cambio de localidad a otras ciudades del país, en función de las regulaciones establecidas por las condiciones de servicio de la agencia de Voluntarios de Naciones Unidas, lo cual, en caso de presentarse, se realiza bajo acuerdo con el voluntario

Las Condiciones de Servicio actuales para los/as Voluntarios/as de las Naciones Unidas nacionales se aplicarán a los/as Voluntarios/as Social Champions de las Naciones Unidas como medida provisional para la fase piloto, hasta que se realice una revisión completa de las Condiciones de Servicio nacionales, con las siguientes modificaciones según el acuerdo entre UNV y UNICEF sobre Voluntarios Social Champions de las Naciones Unidas: Se espera que el/la Voluntario/a Social Champion Administrative Support II sea reclutado/a localmente y trabajen dentro de su ciudad, en el lugar asignado por UNICEF, para lo cual se le proveerá de un espacio de oficina y equipamiento necesario para realizar sus actividades. El/la Voluntario/a Social Champion Administrative Support II tendrá la oportunidad de integrarse a UNICEF como Voluntario ONU, para colaborar con un equipo humano que realiza un gran trabajo por la niñez en el Ecuador. Esto le permitirá adquirir y fortalecer conocimientos y competencias, y además recibirá los siguientes beneficios: - Subsidio mensual inicial de $770 para cubrir sus gastos personales y el costo de vida normal. - Seguro médico internacional con 100% de cobertura (incluye odontología) para el/la voluntario/a - Seguro de vida y discapacidad permanente. - Oportunidades de capacitación mediante plataforma de capacitación de UNV con diversos cursos, incluye idiomas. El/la voluntario/a Social Champion Administrative Support II colaborará con UNICEF 8 horas diarias durante 5 días a la semana. Recibirá adecuada inducción para las tareas que deben desempeñar y contarán con el acompañamiento y supervisión del equipo responsable en UNICEF. En caso de una reasignación de ciudad, en acuerdo entre UNICEF y e/la voluntario/a, se le pagará el reembolso de los pasajes más un subsidio mensual adicional para trasladarse a su nuevo destino. Los/as voluntarios/as Social Champion Administrative Support II tendrán derecho a vacaciones (2 días por mes), los cuales pueden ser acumulados conforme lo determinan las Condiciones de Servicio y su uso deberá ser aprobado por su supervisor/a. Los permisos por enfermedad o calamidad doméstica deberán justificarse con los respectivos certificados y tendrán derecho a 3 días de permiso no certificado para asignaciones de un año, o un día por cada 4 meses de asignación. El/la voluntarios/a Social Champion recibirá una inducción de seguridad con la Agencia de Seguridad de las Naciones Unidas (UNDSS) y estará cubierto/a por los procesos de seguridad que se aplican a todo el personal. Al ser reclutados en la ciudad donde viven, el/la voluntario/a Social Champion no recibirá el subsidio de instalación/reinstalación. La terminación anticipada del contrato de el/la voluntario/a Social Champion estará sujeta a la solicitud motivada y justificada por parte de UNICEF, la misma que se determinará conforme al desempeño, cumplimiento de metas establecidas y aspectos disciplinarios. El/la voluntario/a Social Champion podrá renunciar a su cargo presentando su renuncia con un plazo mínimo de 15 días.