Senior Procurement Officer

Work Arrangement:

Job Description

Basée à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi et Gitega, l’IRC est l'une des plus grandes ONG au Burundi. Elle a pour objectif de fournir de l’aide d’urgence, des services de développement et de réintégration après les conflits, de travailler pour la protection des droits de la personne humaine et de défendre les personnes déracinées ou touchées par les conflits violents et l'oppression.

L'IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, répondant aux besoins urgents des personnes déplacées, en mettant l'accent sur l'assainissement de l'eau, les programmes de santé environnementale et la protection des enfants vulnérables. Avec la fin de la guerre civile burundaise en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l'IRC a fait un premier pas vers les programmes de reconstruction post-conflit.

L’IRC met en œuvre des programmes qui cherchent à satisfaire les besoins des groupes vulnérables, y compris les réfugiés et rapatriés, dans les secteurs de la Protection de l’Enfance, de la Protection et État de Droits (PED), et de la Protection et Autonomisation des Femmes et des Filles (PAF). IRC Burundi a également un programme de relèvement économique et développement (ERD) en réponse à l'aggravation de la situation économique et de la sécurité alimentaire.

Sous la supervision du Manager Supply Chain, et en étroite collaboration avec les chefs des projets et l’équipe Procurement, le Senior Procurement Officer sera responsable de toutes les activités liées à la passation des marchés des différents projets, notamment la planification des acquisitions ; la mise en œuvre des processus d’acquisition conformément aux procédures IRC et règles des bailleurs, et la gestion des contrats.

Principales Responsabilités

1. De la programmation

- Participer à l’identification des besoins et l’élaboration du plan d’approvisionnement ; - Analyser les procurements plans (items forecast à défaut) afin de répertorier toutes les acquisitions de biens, travaux et services nécessitant un appel d’offre et élaborer un planning de dates de préparation et d'approbation des appels d'offres, des consultations, d'évaluation des offres, d'approbation des propositions, d'attribution des marchés, de signature et de notification des marchés ; - Veiller au respect des dispositions relatives aux acquisitions prévues dans l’Accord de financement des différents projets ; - Conduire le processus d’étude de marché et d’appel à manifestation d’intérêt afin de mettre en place une base de données des potentiels fournisseurs .

B. De la préparation des documents d'appels d'offres

- Finaliser avec les équipes techniques (ou experts désignés à cet effet) les caractéristiques ou spécifications techniques des biens et travaux ainsi que les termes de référence pour la sélection des consultants ; - Elaborer les dossiers d'appels d'offres et les demandes de propositions des acquisitions ou prestations prévues au Plan de Passation des marchés approuvé, suivant les modèles appropriés en vigueur, et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations requises. - Mettre en place ou renouveler le comité d’achat au niveau programme pays composee de différents départements.

C. De la passation des marchés

- Préparer et faire publier les avis d’appel d’offres, avis à manifestation d’intérêts et avis de publication de résultats ou d’attribution de contrats conformément aux procédures en vigueur ; - Veiller à une large diffusion de ces avis en les faisant publier, si nécessaire dans des revues spécialisées, dans les journaux locaux de grande diffusion, les sites internet, etc. ; - Veiller à l’inscription à l’ordre du jour du comité d’approvisionnement, les étapes du processus d’évaluation de la passation des marchés (ouverture des plis, évaluation des offres, visite de diligence et attribution des marchés) ; - Assister à toutes les séances d'ouverture et d'évaluation des offres ainsi qu'à toutes les séances d'attribution des marchés ; - Veiller à la confidentialité des rapports d'évaluation des offres, et s'assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des membres du comité d’approvisionnement avant de requérir l’avis de non-objection éventuel avec le département de qualité assurance (QA) du siège à New York et des bailleurs si nécessaire ; - Préparer les projets de contrat et veiller à ce qu'ils soient validés et signés conformément aux dispositions pertinentes du manuel des procédures ; - S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission dans les délais requis à cet effet ; - Signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance dans le processus, notamment les cas de fraude et corruption, de trafics d’influence, de conflits d’intérêts ou de délits d’initié.

D. De l’exécution des marchés

- Veiller à ce que les contrats passés avec les fournisseurs soient en conformité à la loi du Niger en vigueur (enregistrements, exonération etc.) - Veiller à ce que les fournisseurs perçoivent les avances de démarrage et autres paiements dans les délais, suivant les modalités de paiement inscrites dans le contrat ; - Veiller à ce que les dispositions nécessaires soient prises pour que la supervision de l'exécution des marchés soit faite suivant les exigences spécifiques de chaque marché ; - Organiser les comités de réception des biens, travaux et services de consultants, et s'assurer que ces biens, travaux et services sont conformes aux spécifications des marchés ou aux termes de référence des contrats ; - Mettre en place un plan de suivi des contrats obtenus via le processus d’appel d’offre ; - Travailler pour lever les réserves en lien avec les exécutions des marchés et dans les délais prévus dans les contrats ; - Communiquer au management / Manager Supply Chain sur la situation d’exécution des marchés. - Conduire les évaluations à mi-parcours des fournisseurs et prestataires sous contrat cadre

E. De la tenue de l’archivage

- Organiser et tenir à jour l’archivage physique et électronique des dossiers de passation des marchés ; - Préparer les documents nécessaires pour les missions d’audit et de revue à posteriori .

F. Du rôle d’assistance et de conseils

- Conseiller et assister le Manager Supply Chain ainsi que les autres membres de l’équipe sur toutes les questions liées aux procédures d'acquisition des biens, services et travaux ; - Conseiller utilement le comité d’approvisionnement d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’attribution des marchés sur les règles et procédures d’acquisition d’IRC et des bailleurs ; - Exécuter toutes autres tâches en rapport avec la passation des marchés pour l’atteinte des objectifs.

Qualifications

Exigences clé

- Avoir un Diplôme universitaire en Gestion Administration (Option Finance Comptabilité ou Procurement), Gestion des opérations logistiques ou autre domaine pertinent. - Avoir au minimum 4 ans d'expérience professionnelle en gestion logistique et achat - Connaissance de procédures et pratiques génériques de gestion des achats (expérience au sein d’une agence des Nations Unies, une agence de coopération internationale, IRC ou autres ONG). - Excellente maitrise verbale et écrite du Français - Connaissances opérationnelles de l’anglais.

Compétences & Aptitudes Techniques :

- Grande attention aux détails. - Solides compétences en supervision. - Aptitudes à effectuer de multiples tâches - Esprit d’équipe et capacités de résolution de problèmes. - Maîtrise de Microsoft Office : Outlook, Excel et PowerPoint.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable .

Tout dossier doit comprendre les éléments suivants : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice a.i des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Copies certifiées des diplômes, copies des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail). Les dossiers incomplets ne seront pas dépouillés.

La transmission des dossiers de candidature se fait électroniquement.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 08 Avril 2024 à 17h00 heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.