Senior Procurement Assistant

Contract

This is a G-7 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 7 years of experience, depending on education. More about G-7 contracts.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

L'Unite Gestion et administration du Programme OMS de gestion des situations d'urgence sanitaire est chargee d'assurer une gestion efficace et de fournir un appui administratif au programme de gestion des situations d'urgence, ainsi que de veiller au financement et a une dotation rapide et durable en ressources humaines durant les operations d'urgence sanitaire de l'OMS. Cette fonction comprend la fourniture de services administratifs de haute qualite et bien planifies (RH, finances, planification du travail, gestion des subventions, par exemple) au Programme, notamment lors des interventions d'urgence, ainsi que le suivi efficace (et le respect) des modes operatoires normalises (SOPs) afin d'assurer une amelioration continue et l'excellence des processus institutionnels. L'Assistant(e) aux achats est place(e) sous l'autorite directe de l'Administrateur charge du support aux Programmes ; son superviseur de deuxieme rang est l'administrateur secteur du programme, Gestion et administration (MGA).

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervision directe de l'Administrateur en charge du support aux operations d'urgences et de la supervision generale de l'Administrateur de Programme, le titulaire accomplira les taches suivantes : 1.Recevoir et examiner les requetes avant transmission a l'Administrateur ; 2.Gerer le processus des achats de biens et services du debut a la fin en collaboration avec PSS ; 3.Receptionner et analyser les propositions recues, selectionner les Devis et transmission a l'Administrateur ; 4.Interagir avec l'equipe Finance et s'assurer de la disponibilite des fonds ; 5.Initier et soumettre les requisitions dans le systeme GSM, suivi aupres de l'unite des achats (PSS) et du Centre Mondial des Services (GSC); suivi et verification de la conformite des documents comptables et des factures ; 6.Superviser et suivre le processus de passation des commandes et la Gestion des stocks;7.S'assurer de la mise a jour des outils de gestion de Stock; 8.Superviser et s'assurer de la bonne gestion des Inventaires des Biens et du materiel du Cluster;9. Preparer les rapports annuels d'inventaire en collaboration avec l'Unite d'ASO:9.Suivi des Encumbrances et liquidation des POs en collaboration avec l'equipe des Finances ; 10.Initier et suivre le paiement des facturesdes fournisseurs de biens et services du Cluster ;11.Preparer les rapports d'activites;12. Effectuer toute autre tache pour les besoins du service.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Cycle secondaire complet plus une formation dans le domaine de l'administration generale ou comptabilite, avec un accent sur les pratiques, theories et procedures en matiere d'achats et de voyages. Desirable: Diplome universitaire en gestion ou Logistique

Experience

Essential: Au moins 10 ans d'experience a des postes administratifs. Bonne connaissance des regles, reglements, procedures et pratiques qui s'appliquent aux taches liees aux acquisitions de biens et services. Desirable: L'experience dans d'autres domaines tels que la gestion de programme ou Logistique sera un atout. Une experience au sein du systeme des Nations Unies sera un atout.

Skills

Le/la titulaire du poste justifie d'une connaissance suffisante de l'utilisation des techniques bureautiques modernes et l'actualise grace a des cours internes, a la formation sur le tas ou a l'autoformation. Le/la titulaire du poste doit rester au fait de l'evolution des procedures, des pratiques, des regles, des reglements et de la structure organisationnelle au sein du departement, du Groupe organique et de l'OMS pour pouvoir renseigner les autres et expliquer les procedures.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Producing results Moving forward in a changing environment

Use of Language Skills

Essential: Intermediate knowledge of English. Expert knowledge of French. Desirable:

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 14,437,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• Staff members in other duty stations are encouraged to apply.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO's workforce adheres to the WHO Values Charter and is committed to put the WHO Values into practice.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.