Senior Field Officer

Job Description

Administration :

- Responsable de la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un environnement professionnel sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprend à cet effet toutes les démarches nécessaires pour rendre disponible les services de nettoyage, la maintenance et la répartition des équipements, ainsi que l’approvisionnement des stocks de maintenance conformément aux plans et budget alloués à cet effet ; - A la charge du suivi de tous les contrats de prestations ; - Veille en collaboration avec la finance au paiement dans les délais des factures et autres dépenses administratives ; - Veille en collaboration avec le Senior RH/ADMIN Officer à prendre toutes les dispositions nécessaires à la tenue des réunions, des ateliers, des séminaires, et des visites ; assure en outre la facilitation du transport, de l’hébergement dans les hôtels, les réservations de salles de conférences et de l’équipement audiovisuel selon les besoins ; - Procède à la revue de toutes les demandes de voyages pour des besoins de prévision budgétaire ; supervise les démarches administratives relatives aux voyages (achat de billets de voyage, visas, Hôtels ; etc.) ; soumet les autorisations de lancement de la procédure pour les voyages tout en s’assurant de la véracité des renseignements fournis avant la signature.

Secrétariat/réception :

- Développe, met en place et supervise toute la gestion des correspondances / courriers de quelque nature que ce soit ; - Supervise tous les services administratifs, les photocopies, la circulation des memos et / ou circulaires ; - Gère avec efficience le téléphone et tient à jour le registre pour les appels. - Est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son superviseur direct.

Finance :

- Procéder à la gestion de la petite caisse du sous bureau de l’IRC de Ouallam ; - Apporter l’aide nécessaire aux staffs du sous-bureau pour des questions financières relatives à la complétude, l’exactitude et l’authenticité de leurs dossiers à soumettre à la finance ; - Aider le sous bureau de Tillabéry dans le suivi des dossiers de liquidation des avances des staffs.

Supply Chain :

1- Gestions des achats

- Collecter des cotations auprès des sources fiables et crédibles pour le processus de consultation et transmettre à l'équipe Procurement de Filingué pour les analyses des offres ; - Veiller à ce que l'approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l'IRC et de celles des bailleurs de fonds ; - Assurer la communication courante, la bonne coordination et la planification avec le personnel/les programmes concernés pour les questions des demandes d’achats des commandes et des livraisons de fournitures ; - Veiller à ce que toutes les fournitures, tous les services et équipements requis soient livrés à temps ; - Établir et maintenir de relations de travail d’éthiques et professionnelles avec les fournisseurs ; - Mettre en place et maintenir des informations sur les fournisseurs et les articles achetés régulièrement et être informé des conditions actuelles du marché local ; - Soutenir et fournir les formations appropriées aux personnels des supports et du programme, selon les besoins.

2- Gestion des actifs et property de la sous base

- S'assurer que les assets non attribués sont bien sécurisés et proprement maintenus ; - Participer au processus de réforme des équipements ; - Assurer le suivi et le transfert des actifs et properties ; - Assurer le marquage et l’enregistrement (Target) des actifs et properties de la base ; - Assurer la réception, l'étiquetage et l'enregistrement des équipements et properties ; - Gestion des appareils de communication, radio (HF/VHF) et Thuraya en collaboration avec le chargé de la sécurité ; - Gestion des réparations et maintenances du sous bureau Ouallam en collaboration avec le département Admin et Supply chain Filingué.

3- La gestion des stocks de la base

- Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks de IRC au Niveau de l'entrepôt de sous bureau Ouallam ; - Gérer et documenter les réceptions, les sorties, les manutentions, les certificats d'achèvement de services à travers les différents formulaires de IRC en matière de la gestion de l'entrepôt au Niveau de l'entrepôt de Tillabery (sous bureau Filingué) ; - Tenir à jour le registre d'activités au niveau de l'entrepôt en enregistrant toutes les activités, les entrées et les sorties ; - D'empilage correct et de rotation de stocks (FIFO/FEFO) au niveau de l'entrepôt, conseiller le responsable de la chaine d'approvisionnement sur les problèmes ou les améliorations concernant l'entrepôt ; - S'assurer que toutes les Réceptions sont documentées et sont cohérentes avec les documents des commandes ; - Mettre à jour les fiches d’enregistrement des stocks au niveau de l'entrepôt ; - S’assurer que la réception et l’expédition des marchandises sont faites conformément à la procédure mise en place ; - Informer le superviseur sur les cas de ruptures des stocks et/ou des péremptions ou de dommages concernant l'entrepôt de sous base Ouallam ; - Mettre en œuvre et garantir des procédures claires en matière de chargement / déchargement et gérer les travailleurs occasionnels / journaliers au niveau de l'entrepôt ; - Assurer l'entretien des bâtiments d'entreposage en assurant la propreté et hygiène au niveau de l'entrepôt ; - Mettre en œuvre et garantir des procédures de sécurité claires au niveau de l'entrepôt en appliquant les politiques y afférentes ; - Sur une base mensuelle, travailler avec l’Officier de la chaine d'approvisionnent pour rapprocher le registre de stock de la feuille de suivi des biens et des différents mouvements.

4- La gestion de carburant la base

- S’assurer que l’utilisation du carburant est faite de façon rationnelle ; - Suivi des Tom cards ; - Préparer la liquidation des avances ; - S’assuer de la disponibilité permanente d’un stock de securité de deux cent (200) litres ; - S’assuer que la fiche de suivi de carburant est enregistrée autimatiquemnt avec les autres carnets ; - Veiller au refueling de tous les générateurs ; - Fournir un rapport detaillé mensuel de la consommation des carburants ; - Préparer à temps le paiement de la facture du fournisseur (fourniture carburant) ; - Trouver le mécanisme approprié en fonction des procédures pour ravitailler en carburant les motos qui sont hors du bureau de Filingué (Balleyara, Ouallam).

5- La gestion de la flotte de sous base (Auto & Moto)

- S'assurer que le log Sheet est rempli pour chaque chauffeur ; - S'assurer que (rapport de passation du véhicule) à chaque fois il y a une mutation entre deux chauffeurs ; - Suivi de réparation (autos & motos) ; - Tenir à jour tous les documents clés relevant de la gestion de la flotte véhicules, motos et générateurs ; - S'assurer que tous les véhicules sont au moins à moitié plein en permanence. S’assurer du contre plein des générateurs de manière adéquate ; - S'assurer que les checks hebdomadaires des véhicules sont faits par les chauffeurs de manière régulière en rapportant tout point ayant besoin de l’attention de la hiérarchie ; - Planifier les déplacements en fonction des besoins exprimés par les programmes et les services de soutien et élaborer les ordres de mission en conséquence ; - Produire le rapport pour chaque incident ; - S’assurer que les véhicules de location de la sous base Ouallam répondent à des exigences telles : bon freinage, compteur de kilométrage fonctionnel, triangle de signalisation, bonne pneumatique, pneu de secours, documents administratifs du véhicule à jour, etc...

Qualifications

- Avoir un diplôme universitaire (Bac +3) ou équivalent en droit, gestion de Ressources Humaines, Administration, gestion ou équivalent ; - Justifier d’une expérience avérée d’au moins trois (03) ans dans la Gestion Administrative ; - Posséder d’une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de MS Office/informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une très bonne connaissance de la gestion de bases de données du personnel ; - Parfaite intégrité personnelle ; - Avoir une habilité prouvée de prendre des initiatives personnelles, de prise de décision correcte et auto-gérance parfaite ; - Avoir une bonne capacité d’adaptation, d’organisation et de planification, une habilité de travailler sous pressions et dans un environnement multiculturel et diversifié ; - Être proactif pour s'adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité ; - Etre disponible immédiatement.