Senior Associé (e) administratif (ve), Services de courrier & envois diplomatiques (GS7), Dakar, Senegal, A100625, FT

Contract

This is a G-7 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 7 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 2,360 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et on n’abandonne jamais !

Pour chaque enfant, un avenir

Au Sénégal, 29 organisations des Nations Unies, avec plus de 2 000 employés déménageront dans un siège, construit et équipé par le gouvernement du Sénégal, dans la nouvelle cité administrative et diplomatique de Diamniadio, située à 40 km de Dakar. Ce complexe de bureaux de près de 60 000 m2, équivalent à la taille de 28 terrains de football, est appelé à devenir un point de repère multilatéral en Afrique de l'Ouest ; et en plus des bureaux des entités des Nations Unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux de l'ONU chargés du Sahel, de l'Afrique de l'Ouest et de l'Afrique centrale.

Ce projet de la Maison des Nations Unies au Sénégal est entrepris dans le cadre de l'agenda de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, et dénommé l’Agenda d'Efficacité, car il vise à améliorer la qualité des services, mesurée par la satisfaction des clients, et à améliorer l'efficacité des opérations et des services administratifs en utilisant les principes de reconnaissance mutuelle pour créer un centre local de services partagés.

Dans le nouveau complexe de bureaux, les entités des Nations Unies fusionneront la prestation de certains services administratifs et disposeront d'une équipe de services dédiée, basée au sein de l’UNICEF, qui fournira ces services à toutes les organisations des Nations Unies. L’équipe de service est donc appelée l'équipe UNICEF CBO (Commun Back Office).

L'équipe UNICEF CBO est responsable de la conception et, par la suite, de la fourniture de services de gestion des installations, d'administration, et d'informatique de la Maison des Nations Unies de Diamniadio. Le portefeuille de de services pourrait s'élargir au fur et à mesure que l’Agenda d'Efficacité de l'ONU se développe.

Les attentes des Entités des Nations Unies, à la Maison des Nations Unies de Diamniadio, est que l’équipe UNICEF CBO s'efforce de satisfaire les clients dans la prestation de tous les services.

L'équipe UNICEF CBO compte plus d’une trentaine de personnel des Nations Unies, en plus d’une équipe élargie de prestataire avoisinant 150 personnes, avec un budget annuel d'environ 8 millions de dollars.

Le poste est placé sous la supervision directe du spécialiste de l’Administration (NOC).

Comment pouvez-vous faire une différence ?

Sous la supervision directe de la spécialiste en administration (NOC), le (la) titulaire du poste sera responsable des taches suivantes :

• Gestion du courrier
• Services des envois Diplomatiques
• Documentation et tenue de dossiers
• Communication et coordination
• Assurance qualité
• Support Général

Gestion du Courrier

• Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant avec efficacité auprès des Entités et du personnel du Système des Nations Unies.
• Assurer l'enregistrement et le suivi adéquats du courrier entrant et sortant à l'aide de systèmes électroniques et de registres manuels dédiés.

Services des Courriers diplomatiques

• Gérer efficacement les courriers diplomatiques y compris la réception, l'expédition et leur suivi à destination et en provenance d'autres entités des Nations Unies et de partenaires extérieurs.
• Préparer le courrier sortant, y compris les envois diplomatiques, en veillant à ce que l'adresse soit correctement marquée, que l'emballage soit correctement scellé.
• Assurer la coordination avec le personnel concerné pour assurer l’affranchissement en temps opportun des correspondances entrantes et l'expédition des enveloppes sortantes.

Documentation et tenue des registres et base de données

• Tenir des registres précis de tout le courrier entrant et sortant, y compris les numéros de suivi, les confirmations de livraison et les documents connexes.
• Aider à la préparation de rapports périodiques sur les activités liées aux courriers.

Communication et Coordination

• Assurer la liaison avec les départements internes, les Entités des Nations Unies et les partenaires externes afin de faciliter la circulation du courrier et des services de distribution de courrier diplomatiques.
• Répondre rapidement aux demandes de renseignements relatives aux services de courrier en fournissant l'aide et les renseignements nécessaires.

Assurance Qualité

• S'assurer du respect des procédures et des normes établies pour la gestion du courrier ordinaire et diplomatique.
• Effectuer des contrôles de qualité réguliers pour vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des livraisons de courrier et envois diplomatiques.

Support Général

• Fournir au besoin un soutien général au Chargé de l’administration, y compris l'aider dans les tâches et les projets de bureau.
• Aider à l'organisation de réunions, d'ateliers et d'autres événements, au besoin.
• S'acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées par le superviseur afin d'appuyer les objectifs généraux de la Maison des Nations Unies.

Impact des résultats

Les principaux résultats ont un impact sur l'efficacité globale de la fourniture de services dans la Maison des Nations Unies de Diamniadio, y compris l'amélioration des services à la clientèle.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devrez justifier les qualifications suivantes :

Éducation :

Un diplôme d'études secondaires est requis, complété de préférence par une certification supplémentaire, des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail tels que la gestion du courrier, l'administration de bureau, etc. est souhaitable.

Expérience :

• Minimum de 7 ans d'expérience pertinente dans les services de courrier et envois diplomatiques, de préférence dans une ambassade, une organisation internationale ou dans un cadre similaire.
• Compétences avérées organisationnelles avec la capacité de hiérarchiser les tâches et de gérer efficacement plusieurs échéances.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d'interagir professionnellement avec diverses parties prenantes.
• Maîtrise de l’outil l'informatique et la connaissance d’un système de suivi du courrier serait un avantage.

Exigences linguistiques :

La maîtrise du français est exigée. La connaissance de l’anglais et d’une langue locale sont un atout.

Valeurs et compétences de l'UNICEF Requis (sur la base du Cadre mis à jour)

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer les:

Valeurs de l’UNICEF

• Bienveillance
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité
• Durabilité

Compétences de base (pour le personnel n'ayant pas de responsabilités de supervision) *

• Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique (1)
• Travailler de façon Collaborative (2)
• Établir et entretenir des partenariats (2)
• Innover et épouser le changement (2)
• Pense et agit de manière stratégique (2)
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles (2)
• Gérer l’ambiguïté et la complexité (2)

*Les 7 compétences de base s'appliquent à tous les employés. Toutefois, la compétence Nourrir, diriger et gérer des personnes ne s'applique qu'aux membres du personnel qui supervisent d'autres personnes.

Compétences

• Professionnalisme : Faire preuve de courtoisie et de respect dans toutes les interactions.
• Souci du client : S'efforce de répondre aux attentes des clients ou de les dépasser en leur fournissant une assistance rapide et
• précise.
• Esprit d'équipe : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'organisation.
• Intégrité : Respecter les normes éthiques les plus élevées et préserver la confidentialité au besoin.

NB: UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel, et encourage tous les candidats sans distinction de sexe, de religion et d'origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation.

Nous offrons une large gamme d'avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L'UNICEF encourage fortement l'utilisation d'arrangements de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

Les recrutements à l'UNICEF sont soumis à une autorisation médicale. Ils peuvent également être soumises à des exigences d'inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si une autorisation médicale n'est pas obtenue, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

L'UNICEF et d'autres agences des Nations Unies déménageront dans la nouvelle Maison des Nations Unies à Diamniadio, à 30 kilomètres du centre de Dakar.