Sachbearbeiter*in mit anteiligen Office Management-Aufgaben im Cluster Internationale Zusammenarbeit des Förderprogramms Klinikpartnerschaften

Provide administrative support for health sector partnerships

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GIZ - Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit

Open positions at GIZ

Bonn (Germany)

Application deadline 3 years ago: Tuesday 19 Jul 2022 at 23:59 UTC

Open application form

Overview

Provide administrative support for health sector partnerships

You have:

Completed commercial vocational training or equivalent knowledge and experience
Several years of relevant professional experience in office management, preferably acquired abroad
Experience in knowledge management and handling digital applications for administrative event preparation
Experience in event management is an advantage
Independent, structured, and solution-oriented way of working with strong teamwork skills
High sense of responsibility and pronounced service and customer orientation
Professional and reflective appearance with discretion
Fluent in German and English negotiation level

Contract

This is a GIZ - Inlandsmitarbeiter/-in contract. More about GIZ - Inlandsmitarbeiter/-in contracts.

Quality over quantity. Build connections that matter.

Colleagues.org

Details

Tätigkeitsbereich

Das Förderprogramm Klinikpartnerschaften fördert Partnerschaften zwischen deutschen Organisationen des Gesundheitssektors und solchen in Partnerländern. Durch kollegialen Austausch trägt das Vorhaben zur Verbesserung der Gesundheitsdienste in Ländern mit niedrigem und mittlerem Einkommen bei. Es unterstützt aktuell zirka 360 Projekte in 65 Ländern. Das Team des Förderprogramms begleitet neue und etablierte Partnerschaftsprojekte zu Vernetzung, fachlichem Austausch, Kapazitätsentwicklung, Kommunikation und Qualitätssicherung. Weitere Informationen unter: www.klinikpartnerschaften.de

Ihre Aufgaben

Unterstützung des Teams bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben
Anlegen von Dienstreiseanträgen in SAP, Ticketbeschaffung, Hotelbuchung, Visaanträge erstellen, Kommunikation mit der Außenstruktur, Dienstreiseabrechnungen
Organisation des allgemeinen Büroablaufs bei Terminkoordinationen, Kalenderpflege, Inventarisierung und Beschaffung von Sachgütern
Logistische Planung, Vorbereitung und Durchführung von digitalen und physischen Veranstaltungen, Sitzungen und Workshops
Unterstützung bei internen Kontrollen und Ansprechpartner*in für das Dokumentenmanagementsystem, Verantwortung für die sachgerechte Dokumentenablage sowohl elektronisch als auch in Papierform
Unterstützung bei internen und externen Zulieferungen zu den Klinikpartnerschaften

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
Mehrjährige relevante, möglichst im Ausland erworbene Berufserfahrung im Office-Management sowie der Betreuung administrativer Prozesse
Erfahrung im Wissensmanagement und im Umgang mit digitalen Anwendungen sowie bei der administrativen Vorbereitung von Veranstaltungen und Events
Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement sind von Vorteil
Selbstständige, strukturierte sowie lösungsorientierte Arbeitsweise und ausgeprägte Teamfähigkeit
Hohes Verantwortungsbewusstsein, ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung sowie effektives Zeit- und Selbstmanagement
Souveränes und reflektiertes Auftreten sowie Diskretion
Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

Hinweise

Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.

Die Bereitschaft zu regelmäßigen Geschäftsreisen wird vorausgesetzt.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Nach Bestätigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmäßig zu überprüfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.

Über uns

Ihre berufliche und persönliche Entwicklung ist uns ein Anliegen. Bei der GIZ finden Sie deshalb weltweite Arbeitsmöglichkeiten und eine Atmosphäre, die geprägt ist von Vielfalt, Respekt und echter Chancengleichheit. Auch in Puncto Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit können sich unsere Leistungen sehen lassen. Flexible, Ihrer Lebenssituation angepasste Arbeitszeiten sind fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur.

Die GIZ ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Anerkennung, Wertschätzung und Einbeziehung von Vielfalt im Unternehmen sind uns wichtig. Alle Mitarbeiter*innen sollen Wertschätzung erfahren – unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung.

Wir möchten den Anteil von Menschen mit Behinderung erhöhen und würden uns über entsprechende Bewerbungen freuen.

Bewerbungen von Männern sind ausdrücklich erwünscht.

Kontakt & Bewerbung

HR-Services Kundenportal +49 6196/79-3200 [email protected]

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Potential interview questions

Can you describe a time when you successfully managed multiple administrative tasks simultaneously?	We want to see your time management and prioritization skills in action.	Provide a specific example that highlights how you organized and prioritized your workload effectively.
Tell us about a challenging event you organized and how you handled unexpected changes.	This question assesses your event management and problem-solving capabilities.	Pro members can see the explanation.
How do you ensure effective communication within your team and with external partners?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What steps do you take to ensure high quality in administrative processes?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
Can you give an example of how you have demonstrated customer service in your previous roles?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.