Responsable de la Chaîne d'approvisionnement (Supply Chain Manager)

Contract

This is a DRC - Expatriate or National contract. More about DRC - Expatriate or National contracts.

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) assiste les réfugiés et les personnes déplacées dans le monde entier: nous leur fournissons une aide d’urgence, luttons pour leurs droits et contribuons à ce qu’ils aient accès à un avenir meilleur. Nous sommes présents dans les zones de conflit, le long des routes de déplacement et dans les pays où les réfugiés s’installent. Nous travaillons en cooperation avec les communautés locales afin d’identifier des solutions à la fois responsables et durables. Nous oeuvrons en faveur d’une intégration réussie des réfugiés et là où cela est possible afin que leur souhait de retour puisse se réaliser.

En RDC, DRC est engagé dans l'aide humanitaire depuis 2009. En effet, préalablement en Province Orientale, DRC a étendu progressivement son rayon d’action au Nord Kivu. Le bureau pays est basé à Goma.

Objectif général du poste :

Assurer la coordination et la direction stratégique de toutes les fonctions de la chaîne d'approvisionnement (achats, entreposage, logistique, entretien des bureaux) et de la fonction informatique afin de garantir le bon fonctionnement de toutes les fonctions de soutien pour répondre aux besoins du programme, conformément au manuel des opérations de DRC, aux règles et réglementations des donateurs et du gouvernement.

Ce poste est axé sur le pays et garantit le respect des procédures et des lignes directrices de DRC dans le pays. Il contribue à l'élaboration des stratégies nationales, qui sont traduites en plans d'action et en tâches quotidiennes. Il fournit un soutien et/ou des conseils techniques aux opérations nationales tout en supervisant les activités nationales.

Responsabilités :

Gestion Générale

• Superviser la gestion quotidienne d'une équipe de 40 personnes composée de responsables des achats, de la flotte, de l'entrepôt, de la maintenance et de l'informatique, basée au bureau national de DRC ainsi que dans différentes bases dans les provinces de l'Ituri et du Nord-Kivu ;
• Veiller à ce que l'ensemble du personnel dispose de plans de travail clairs, travaille efficacement, soit au clair sur les tâches à accomplir et rende compte fréquemment de son travail ;
• Organiser des réunions mensuelles avec l'ensemble du personnel des services d'appui concernés, soit en personne, soit en ligne. Rédiger le procès-verbal de ces réunions et veiller à ce que les points d'action soient mis en œuvre. Veiller à ce que le personnel des services d'appui communique clairement et de manière proactive avec les parties prenantes concernées, y compris les fournisseurs et les collègues ;
• Procéder à des évaluations continues des performances du personnel annuellement à l'aide des systèmes de DRC, à l'élaboration de plans de renforcement des capacités de l'équipe et de plans de développement individuels, le cas échéant ;
• Renforcer les capacités des chefs d'équipe et du personnel, en élaborant et en mettant en œuvre des orientations, une formation et une supervision sur le terrain, un mentorat et un coaching, en travaillant de manière structurée, en planifiant, en classant, en communiquant, en étant proactif et réactif, en veillant à ce que le personnel de la chaîne d'approvisionnement se considère comme un prestataire de services interne pour l'ensemble des opérations ;
• Superviser le respect du code de conduite de DRC au sein du département de la chaîne d'approvisionnement et des fournisseurs, en veillant à ce que le personnel du département comprenne parfaitement ce qu'est la corruption et soit formé au moins une fois par an sur les détails du code de conduite et les mesures de lutte contre la corruption ;
• Veiller à ce que l'ensemble du personnel du département de la chaîne d'approvisionnement connaisse les procédures de dénonciation de la corruption et d'autres violations du code de conduite, y compris le mécanisme de signalement ;
• Développer et soutenir un esprit d'équipe, assurer un travail d'équipe harmonieux entre les équipes de soutien et les équipes de programme.

Chaine d’approvisionnement

• Veiller au respect des procédures d'approvisionnement, y compris des plans d'approvisionnement et des fiches de suivi, en veillant à ce que les achats soient effectués en temps voulu ;
• Suivre de près les indicateurs clés de performance du département et veiller à ce que les rapports mensuels soient soumis dans les délais et de grande qualité ;
• Contrôler en permanence l'interaction du personnel de la chaîne d'approvisionnement avec les fournisseurs en veillant au respect de la séparation des tâches, des conditions générales des fournisseurs de DRC et du code de conduite de DRC ;
• Veiller à ce que le processus de la chaîne d'approvisionnement de DRC aboutisse au meilleur rapport qualité-prix pour DRC et les personnes qui relèvent de sa compétence, notamment en réalisant des études de marché dans des catégories clés ;
• Effectuer des visites régulières dans chaque bureau d'approvisionnement afin d'évaluer et de soutenir la conformité et la mise en œuvre de procédures opérationnelles sur la chaine d’approvisionnement (y compris toutes les politiques mises à jour sur l'intranet de DRC) dans tous les bureaux sur le terrain ;
• Examiner les documents relatifs aux appels d'offres (nationaux et internationaux) avant leur publication, en coordination avec le soutien du bureau régional et du siège ;
• Fournir un soutien aux sites de terrain pour gérer le processus d'appel d'offres (rapport de stocks, analyse technique et attribution du contrat) ;
• Compiler et fournir des rapports mensuels sur les achats à l'équipe de gestion de projet et/ou aux responsables de la gestion des achats ;
• Organiser des formations à l'approvisionnement pour le personnel non logistique et des formations de remise à niveau (si ou quand nécessaire) pour le personnel de la chaîne d'approvisionnement ;
• Veiller à la mise en œuvre des recommandations de l'audit externe et de l'audit de DRC concernant les composantes de la chaîne d'approvisionnement ;
• Veiller à ce que tous les documents d'approvisionnement soient correctement stockés et archivés afin de fournir une piste d'audit appropriée pour les audits internes et externes ;
• Réaliser des études de marché dans des catégories clés afin de s'assurer que DRC bénéficie du meilleur rapport qualité-prix.

Gestion de la flotte

• Assurer la conformité et la mise en œuvre du volume du manuel d'exploitation sur la gestion du parc automobile (y compris toutes les politiques mises à jour sur l'intranet de DRC) dans le pays ;
• Veiller à ce que l'ensemble du parc automobile dans le pays soit géré efficacement. Donner des conseils sur l'utilisation de la flotte et le dimensionnement des besoins en flotte en fonction des besoins du programme. Cela inclut les plans de déplacement hebdomadaires, la priorisation des besoins de déplacement du personnel et des activités du programme, ainsi que la planification à long terme ;
• Veiller à ce que l'entretien de la flotte soit effectué de manière efficace et à ce que la flotte soit correctement approvisionnée en carburant. Cela implique une interaction fréquente et proactive avec le personnel concerné et du programme ;
• Fournir des rapports nationaux mensuels complets sur la gestion du parc automobile (coûts) à l'équipe de direction (SMT).

Gestion des actifs/équipements

• Assurer la conformité et la mise en œuvre des procédures opérationnelles sur la gestion des actifs et des équipements (y compris toutes les politiques mises à jour sur l'intranet de DRC) dans tous les bureaux locaux ;
• Fournir des rapports nationaux mensuels complets sur l'inventaire et les biens à l'équipe de gestion ;
• Fournir un rapport national mensuel complet sur l'inventaire de l'entrepôt à l'équipe de gestion (liste et valeur des stocks en main).
• Fournir des conseils sur les méthodes d'élimination des produits inutilisés ou périmés (cassés, périmés, etc.).
• Gérer l'équipement informatique et l'entretien, en supervisant le responsable informatique ;
• Superviser la réparation et l'entretien du bâtiment administratif, du mobilier et de l'équipement, du groupe électrogène et du carburant.

Planning & Stratégie

• Veiller à ce que la planification annuelle des services d'appui soit effectuée, y compris la fixation et la réalisation d'objectifs, en veillant à ce que ces objectifs soient étroitement alignés sur les besoins des programmes ;
• Veiller à ce que la planification des projets tienne compte des exigences pertinentes en matière de services d'appui (telles que les délais et les budgets appropriés) ;
• Veiller à ce que la mobilisation des ressources soit réaliste et réponde aux besoins des fonctions d'appui, en utilisant le budget des opérations pour contribuer aux propositions ;
• Veiller à ce que les services d'appui soient adaptés aux besoins du programme ;
• Être le point focal pour l'autocontrôle de conformité, le registre des risques, l'audit interne et le contrat de résultats ;
• Travailler avec les responsables de secteur et le chef des services d'appui pour s'assurer que chacun des sous-départements (chaîne d'approvisionnement, flotte, actifs, entrepôt et informatique) a des objectifs et les atteint, conformément au manuel des opérations de DRC ;
• Établir et maintenir des relations solides avec les parties prenantes externes dans le cadre des services d'appui. Il s'agit notamment des fournisseurs, des organismes gouvernementaux compétents, etc.

DRC Dynamics (ERP System)

• Veiller à ce que les fonctionnalités de l'ERP soient correctement utilisées par le personnel concerné ;
• Appliquer les rapports et les analyses de données de DRC Dynamics afin d'améliorer les performances globales ;
• Agir en tant que super-utilisateur pour les fonctionnalités de la chaîne d'approvisionnement.

À propos de vous

Tous les rôles de DRC exigent que le titulaire du poste maîtrise les compétences de base de DRC :

• La recherche de l'excellence : Se concentrer sur l'obtention de résultats tout en assurant l'efficacité des processus.
• Collaborer : Impliquer les parties concernées et encourager le retour d'information.
• Prendre l'initiative : S'approprier et prendre des initiatives tout en visant l'innovation.
• Communiquer : Écouter et parler efficacement et honnêtement.
• Faire preuve d'intégrité : Maintenir et promouvoir les plus hauts standards de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels.

Expérience et compétences techniques :

• Au moins 5 ans d'expérience dans une fonction de haut niveau dans le domaine de la chaîne d'approvisionnement dans un contexte humanitaire ;
• Au moins 3 ans d'expérience en gestion du personnel ;
• Connaissance de la gestion du cycle de projet ;
• Connaissance de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et des processus d'achat ;
• Connaissance du cycle budgétaire et des processus de suivi ;
• Connaissance des politiques des principaux donateurs et des procédures de conformité, comme le BHA, ECHO et Danida ;
• Expérience de travail avec DRC Dynamics ou un système ERP similaire ;
• Maîtrise professionnelle totale du français et de l'anglais ;
• Excellentes aptitudes à la communication - à la fois orale et écrite ;
• Des compétences dans les langues nationale (swahili, Lingala, etc.) seront un atout ;
• Conformité et souci du détail ;
• Fort esprit d'équipe ;
• Excellentes compétences interpersonnelles, sensibilité culturelle et capacité d'adaptation ;
• Flexible, enthousiaste et désireux d'apprendre des autres ;
• Comprendre les questions humanitaires en République démocratique du Congo ;
• Disposé à se rendre sur les sites de projets.

Ce que nous offrons

Durée du contrat : 1 an renouvelable sous réserve de performance et de financement.

Salaire : conformément aux conditions d’emploi du Conseil danois pour les réfugiés Bande F/ Gestionnaire

Date de début : 1er Juin 2023

Lieu d'affectation : Goma/ DR Congo

Ligne hiérarchique : Ce poste relève du Head of Support Services

Assurer l'égalité des chances : nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et positif basé sur le respect mutuel de tous les employés. Tous les candidats sont considérés pour un emploi sans tenir compte de la race, de l'âge, de la capacité, de l'origine ethnique, de la nationalité, de la religion, de l'identité de genre, de l'orientation sexuelle, de l'état matrimonial ou de tout autre facteur. Chez DRC, nous célébrons la diversité et apprécions nos employés pour les personnes qu'ils sont et leurs compétences, leurs antécédents et leurs perspectives uniques. Nous encourageons tous les candidats intéressés à postuler.

Promouvoir des normes élevées : la capacité de DRC à assurer la protection et l'assistance aux réfugiés, aux déplacés internes et aux autres personnes relevant de sa compétence dépend de la capacité de notre personnel à respecter et à promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels. La DRC effectue des vérifications approfondies et complètes des antécédents dans le cadre du processus de recrutement.

Candidature et CV

Seules les candidatures motivées, répondant aux missions prévues et répondant aux qualifications requises, accompagnées d'un CV, seront prises en considération.

La DRC n'accepte que les candidatures envoyées via notre formulaire de candidature en ligne sur www.drc.ngo sous Postes vacants/JOB.

Cependant, les candidats doivent prendre en considération que DRC ne peut pas employer, dans le cadre d’un contrat international, un(e) ressortissant(e) du pays dans lequel elle/il devra travailler (en l’occurrence, la République Democratique du Congo).

Veuillez soumettre votre candidature et votre CV en Français ou en Anglais au plus tard le 03 mai 2023, à minuit.