RECEPTIONNISTE

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls. We believe in the power and potential of every child but know this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it is girls who are most affected.

Working together with children, young people, supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges girls and vulnerable children face. We support children’s rights from birth until they reach adulthood and we enable children to prepare for and respond to crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

For over 85 years, we have rallied other determined optimists to transform the lives of all children in more than 80 countries.

We won’t stop until we are all equal.

DIMENSIONS DU POSTE

Sous la supervision du CASCM et en relation fonctionnelle avec la coordinatrice logistique il (elle) assure les travaux de secrétariat au niveau du bureau, gère la petite caisse du Bureau National et organise les voyages pour l'extérieur

RESPONSABILITES

Soutien administratif général

• Gérer les appels entrants et effectuer des tâches administratives générales ;
• Ouvrir et distribuer, numériser et sauvegarder dans un système de classement électronique et (se préparer quotidiennement à attirer l’attention du CSCM sur leur degré d'urgence ;
• Utiliser un logiciel de traitement de texte tel qu'un fichier audio Microsoft Word et copiez des lettres à la machine Traiter les demandes de renseignements téléphoniques et électroniques en utilisant un système de messagerie électronique (par exemple, Microsoft Outlook)
• Photocopier et imprimer divers documents, parfois au nom d'autres collègues ;
• Organiser et stocker des documents, des informations informatiques, créer et gérer des systèmes de classement et autres systèmes de bureau v/ Tenir des agendas et organiser des rendez-vous ;
• En collaboration avec le magasinier, approvisionner en fournitures de bureau et d'équipement en veillant à ce que tous les membres du département disposent de stocks suffisants ;
• Accueillir les visiteurs au bureau de manière amicale, professionnelle et au besoin leur apporter du soutien administratif ;
• En collaboration avec les services de téléphonies veiller au rechargement à temps des crédits et datas du staff pour faciliter leur communication ;
• Procéder au paiement à temps des services des sociétés de téléphonie et agences de voyage ;
• Développer et maintenir le système de classement manuel en s'assurant que les fichiers non thématiques sont archivés correctement pour s lassurer que les listes de fichiers sont à jour en permanence ;
• Organiser et suivre le courrier (Arrivée et Départ) et les distribuer aux destinataires dans les délais ;
• Traiter la correspondance entrante et sortante et répondre aux demandes de renseignements, en les transmettant à d’autres membres du personnel, ailleurs dans Plan International ou à l'extérieur, selon le cas ;
• Développer et maintenir un système efficace de gestion du courrier. Cela comprendra le suivi de l’avancement des requêtes découlant de la correspondance et s'assurera qu'elles parviennent à une conclusion satisfaisante et en temps voulu ;
• Archiver les lettres de transmission (Arrivée et Départ) et par année fiscale pour le suivi de la traçabilité ;
• Gérer la petite caisse du Bureau National conformément à la procédure de la gestion de petite caisse de Plan International guinée en vigueur ;
• S’assurer que la petite caisse est placée dans un endroit sécurisé en l’occurrence dans le coffre-fort après les opérations journalières ;
• Recevoir à tout moment les contrôles périodiques par les superviseurs et des contrôles inopinés par les Département RMIC de Plan International ;
• Réapprovisionner la caisse à temps afin d'éviter les ruptures de liquidité préjudiciable au bon fonctionnement du bureau ;
• Organisation des réunions, ateliers, évènements au niveau National en collaboration avec la logistique et le coordinateur de l’administration ;
• Faciliter l'organisation matérielle et logistique des rencontres et ateliers planifiés par le bureau. Il peut être nécessaire de rédiger ce livre pour réserver des salles de réunion et des installations de conférence en liaison avec le personnel d'autres départements et avec des contacts externes ;
• Planifiez et assistez à des réunions, créez des ordres du jour et rédigez des procès-verbaux ;
• Organisation des services de réunions (production des ordres du jour et prise de procès-verbaux)
• Organiser les voyages et l'hébergement du staff et des visiteurs internationaux Procéder aux réservations de billets d'avion conformément aux requêtes et assurer le suivi afin de répondre à toute modification éventuelle ;
• Faire un rapport mensuel sur ses activités d’achat de billets et le soumettre à son superviseur
• Exécuter des tâches diverses å la demande du superviseur ;

Relations de travail cles [Cette section fait référence aux personnes à l'intérieur et / ou à l'extérieur de l'organisation avec lesquelles le titulaire du poste doit être en contact, et pourquoi. Cela devrait inclure une présence virtuelle.]

• INTERNE : travailles-en étroite collaboration avec l’Administration du CO
• EXTERNE : Les fournisseurs de Biens & Services et les institutions techniques déconcentrées de l’Etat en charges des services généraux de base

Priere cliquer sur le lien ci-apres pour plus de details sur ce poste

JD RECEPTIONNISTE

Location: CONAKRY

Type of Role: RECEPTIONNISTE

Reports to: SUPPLY CHAIN MANAGER

Grade: 10

Closing Date: 23 JUILLET 2024

Equality, diversity and inclusion is at the very heart of everything that Plan International stands for.

We want Plan International to reflect the diversity of the communities we work with, offering equal opportunities to everyone regardless of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex or sexual orientation.

Plan International is based on a culture of inclusivity and we strive to create a workplace environment that ensures every team, in every office, in every country, is rich in diverse people, thoughts, and ideas.

We foster an organisational culture that embraces our commitment to racial justice, gender equality, girls’ rights and inclusion.

Plan International believes that in a world where children face so many threats of harm, it is our duty to ensure that we, as an organisation, do everything we can to keep children safe. This means that we have particular responsibilities to children that we come into contact with and we must not contribute in any way to harming or placing children at risk.

A range of pre-employment checks will be undertaken in conformity with Plan International's Safeguarding Children and Young People policy. Plan International also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme. In line with this scheme we will request information from applicants previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures.

Please note that Plan International will never send unsolicited emails requesting payment from candidates.

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Added 7 days ago - Updated 8 hours ago - Source: jobs.plan-international.org