Recepcionista

Join HI as a receptionist and provide essential administrative support in Caracas.

HI - Humanity & Inclusion

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Overview

Join HI as a receptionist and provide essential administrative support in Caracas.

You have:

Formación técnica o tecnológica en áreas administrativas, secretariales o afines. Bachillerato culminado como mínimo.
Experiencia previa en la recepción, atención al público o servicios administrativos. Deseable en ONG o cooperación internacional.
Manejo de herramientas ofimáticas (Word, Excel, correo electrónico).
Buena comunicación oral y escrita en español. Inglés básico, deseable.
Disponibilidad para trabajar de manera presencial en la base de Caracas.

Opportunities don’t always come from job listings—they come from people.

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Details

Description

Humanity & Inclusion (en adelante HI) es una organización no gubernamental reconocida en más de 60 países por su trayectoria en la prevención de la discapacidad y en proporcionar apoyo y respaldo a las personas que se encuentran en dicha condición. HI vela por la autonomía y la integración de las personas con discapacidad promoviendo el mejoramiento de sus condiciones de vida, el respeto por su dignidad, sus derechos fundamentales y su independencia. Conjuntamente a la amplia experiencia técnica de más de 30 años adquirida en el desminado humanitario y la rehabilitación de víctimas de accidentes de minas antipersonal, HI posee una valiosa práctica y conocimiento en la rehabilitación física, la inserción social de las personas con discapacidad, la prevención de accidentes de tránsito, la defensa y protección de Derechos Humanos y la atención a personas afectadas por desastres naturales. En el continente, HI está presente en Colombia, Cuba, Ecuador, Honduras, Perú y Venezuela, implementando proyectos organizados en tres ejes: (i) salud (salud mental y apoyo psicosocial, rehabilitación, salud y derechos sexuales y reproductivos, protección contra la violencia de género), (ii) protección (protección contra las violencias, gestión inclusiva de riesgos, desminado humanitario y acción integral contra las minas, educación al riesgo de minas, asistencia a víctimas, transformación de conflicto); (iii) educación inclusiva y medios de vida sustentables (educación inclusiva, inclusión económica y financiera). En Venezuela, HI responde actualmente a la emergencia humanitaria derivada de los terremotos del 24 de junio de 2026, con operaciones logísticas en Caracas/La Guaira y Puerto Cabello, enfocadas en la ejecución de un proyecto de aprovisionamiento y ayudas técnicas financiado por OCHA.

Benefits

PERFIL Y EXPERIENCIA DESEADA

• Formación técnica o tecnológica en áreas administrativas, secretariales o afines. Bachillerato culminado como mínimo.

• Experiencia previa en la recepción, atención al público o servicios administrativos. Deseable en ONG o cooperación internacional.

• Manejo de herramientas ofimáticas (Word, Excel, correo electrónico).

• Buena comunicación oral y escrita en español. Inglés básico, deseable.

• Disponibilidad para trabajar de manera presencial en la base de Caracas.

COMPETENCIAS PERSONALES

• Amabilidad, discreción y orientación al servicio.

• Organización y atención al detalle.

• Comunicación asertiva y trabajo en equipo.

• Capacidad de adaptación al contexto operativo de emergencia.

• Valores éticos y compromiso con la misión de HI.

Tipo de contrato: Prestación de Servicios

Duración: 6 meses

N° de vacantes: 1

Ubicación: Caracas – Venezuela

Compensación : Honorarios 600 + beneficios

Cómo postular

Para formalizar su candidatura, le solicitamos realizar su aplicación exclusivamente a través de está plataforma, el cual es el único canal habilitado para el registro y seguimiento oficial de este proceso

Fecha máxima de postulación: 09 de Agosto de 2026

Nota Importante:

Todas las aplicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad. HI al ser una organización que promueve la inclusión laboral de las personas con discapacidad, alienta a este grupo de personas a aplicar para esta posición. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud, envíe un correo electrónico al correo [email protected] indicando en el Asunto “Adaptaciones Razonables” y nuestro equipo de selección lo contactará para proporcionar adaptaciones razonables a la candidatura.

Requirements

MISIÓN PRINCIPAL

Reportando al/a la Oficial Nacional de Facilities Venezuela, y en coordinación funcional con la Gerencia Logística País (CLM), el/la Recepcionista recibe y transfiere llamadas entrantes, gestiona la correspondencia entrante y saliente, y recibe a las personas visitantes, siguiendo los protocolos establecidos por HI.

El/la Recepcionista apoya y facilita las necesidades de desplazamiento del personal y visitas (reserva de taxis, tiquetes aéreos, entre otros), y actúa como punto de referencia en la base de Caracas para la coordinación operativa diaria.

RESPONSABILIDADES

Recepción de visitantes

• Recibir y dar la bienvenida a las personas visitantes, brindando información y orientación, e informar a la persona a quien visitan.

• Gestionar la centralita telefónica: recibir, transferir y direccionar todas las llamadas entrantes y salientes.

• Gestionar los carnés/escarapelas de visitantes y el libro de registro de visitas.

• Brindar información precisa a personas externas que se acerquen a la oficina.

Recepción y direccionamiento de información y correspondencia

• Informar oportunamente al/a la Oficial Nacional de Facilities sobre cualquier situación inusual.

• Mantener actualizado el directorio telefónico y difundir los cambios cuando corresponda.

• Gestionar toda la correspondencia entrante y saliente: registro, distribución y despacho.

• Recibir y despachar paquetería express (DHL u otros).

• Organizar el servicio de mensajería.

• Mantener el área de recepción limpia y ordenada.

• Actuar como punto focal de emergencia para contactar a los servicios de emergencia cuando se requiera.

Apoyo logístico y de transporte

• Reservar taxis (bajo acuerdo marco o para visitantes).

• Asegurar la recepción y entrega de llaves de vehículos, cuando no haya Oficial de Flota disponible.

• Gestionar la reserva de tiquetes aéreos, terrestres y de alquiler de vehículos para viajes de trabajo.

• Gestionar el préstamo temporal de equipos (computadores, videobeam, entre otros).

• Asegurar la asignación de salas de reunión.

• Gestionar el depósito temporal de equipaje.

• Mantener actualizados los registros propios de su cargo.

• Asignar acceso a internet a las personas visitantes cuando sea necesario.

Preparación y respuesta ante emergencias

• Contribuir a las acciones de preparación para emergencias de la base de Caracas.

• Durante una emergencia, adaptar su modalidad de trabajo para contribuir a una respuesta humanitaria efectiva de HI.

Demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato, que no sean incompatibles con su cargo y que no vayan en detrimento de sus demás funciones y condiciones de trabajo.

Actividades de Archivo Físico

Organizar, clasificar y archivar documentos físicos según los procedimientos establecidos.
Mantener actualizado el archivo físico de expedientes y documentación administrativa.
Realizar foliado, etiquetado e identificación de carpetas y archivos.
Facilitar la búsqueda y recuperación de documentos cuando sean requeridos.
Verificar el estado de conservación de los documentos archivados.

Actividades de Digitalización y Escaneo

Escanear documentos físicos y convertirlos en archivos digitales.
Organizar y nombrar archivos digitales de acuerdo con la estructura documental definida.
Verificar la calidad y legibilidad de los documentos digitalizados.
Cargar y almacenar archivos digitales en carpetas compartidas o sistemas de gestión documental.
Realizar respaldos y mantener el orden de la documentación digital.

Actividades Administrativas

Apoyar en la recepción, registro y distribución de correspondencia y documentos.
Actualizar bases de datos y registros administrativos.
Elaborar controles de archivo físico y digital.
Realizar seguimiento al préstamo y devolución de documentos.
Apoyar en la preparación de expedientes y documentación para auditorías o revisiones internas.
Mantener actualizados los inventarios documentales.
Brindar apoyo logístico y administrativo en tareas de oficina según requerimientos del área.

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Potential interview questions

Describe a situation where you provided excellent customer service in a previous role.	The interviewer wants to see how you handle customer relations and your approach to service.	Share a specific example highlighting your communication skills and attentiveness.
How do you manage multiple tasks under pressure in a busy reception area?	This assesses your organizational and time management skills in a fast-paced environment.	Pro members can see the explanation.
Can you give an example of how you handled a difficult visitor or client?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
How do you ensure confidentiality when handling sensitive information?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
Have you ever had to coordinate logistics for a team or project? Describe your process.	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What steps do you take to maintain a clean and organized reception area?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
Explain how you adapt to changes in an emergency situation at work.	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What motivates you to work in a humanitarian organization like HI?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.