Project Associate Finance Director

Finance & Economy

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Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)Job Description:

JOB PURPOSE

The Project Associate Finance Director will oversee the financial planning, management and reporting aspects for the USAID funded Project. The Project Associate Finance Director is critical to the success of the program goals.The Project Associate Finance Director will provide financial and administrative direction, overseeing all financial, contractual, and procurement aspects for the Project .This position will work closely with the COP, National Office Finance & Support Services Director, Senior Management Team, Support office and Regional Staff, project National Office and back-stops to ensure timely and accurate financial, contractual and administrative management, representation, analyses and reporting to the project management team, partners and agencies external to World Vision.

The Project Associate Finance Director is responsible for the oversight of budgeting, monitoring and performance of all funding streams for the project, including core and field programs, cost share and resource allocation to partners. Additionally, they are directly accountable for the financial, contractual and administrative compliance of the award including contractual and ad hoc financial reporting and invoicing.

MAJOR RESPONSABILITE

% of time

Financial Management and Reporting 30%

• Directs financial activities for the assigned program area
• Leads, manages and coordinates day-to-day coordination of financial activities across all funding elements and sources, ensuring cost efficiency
• Develops and implements processes, procedures and policies that further enhance the delivery of financial services and accelerate the seamless, coordinated delivery of program management
• Ensures that USAID resources are appropriately directed to project priorities and are in line with project Procurement plan
• Leads the development, monitoring, and review of project core and country buy-in budgets including budget negotiations with sub grantees and finalization of budget narratives
• Acts as a strategic thought partner and plays a key role in defining the scope, budget, work plan for assigned program area
• Ensures partners across the organization are provided with high quality advice, support and guidance relative to assigned area
• Ensures financial activities within the assigned program area align with organizational, regulatory and donor requirements
• Provides guidance, monitoring and support to project teams, including procurement for goods and services, logistical support for local and international travel (including expense reports) for staff and consultants, development of contracts and sub awards, and management and maintenance of office inventory
• Develops and/or refines systems, tools, manuals and other resources for the successful management and operations of the project; train finance staff in their use.

Budgets 20%

• Directs and develops the annual work plan budgeting process for all core and field project activities and partners.
• Works closely with program operations staff on preparation, monitoring and reporting for core budget and the specific budget elements thereof
• Analyzes budgets based on work plan and actual in-country costs
• Prepares complete and accurate budget modifications and realignment requests
• Ensures all project budgets are entered into Sun budgeting system and Project Budgeting Allocation System(PBAS) at country level in a timely and accurate manner
• Reviews and negotiates subcontractor/sub-grantee budgets
• Develops guidelines for partner budget allocations and serves as a key liaison to support budget and narrative development in accordance with project objectives
• Ensures project systems are in alignment with overall USAID and World Vision International Systems, in collaboration with Senior Management Team
• Works with the project and World Vision leadership to standardize specific USAID grant operations and resolve operational issues in the field.
• Ensure that the project donor quarterly financial reports are prepared, reviewed and submitted on time.

Stakeholder Engagement 25%

• Works closely with cross-functional partners to ensure coordinated delivery of services, including:
  • Chief of Party, National Office Finance and Support Services Director, Program Finance and a team of Finance officers assigned to the project to ensure the project has complete, accurate and timely financial data for decision-making.
  • Project management to ensure that all funding allocations are accurate, optimized and effectively deployed;
  • Contracts and grants management team to manage and monitor partner performance, compliance, and contractual position.
  • Country leadership and technical teams to respond to country buy-in budget requests.
  • Partner finance leads, to ensure smooth collaboration and efficient management of partner finances under the project.

Compliance 15%

• Works closely with contracts and grants management staff to ensure contractual and administrative compliance
• Ensures financial systems and reports are compatible with standard accounting practices as well as USAID rules and regulations.
• Provides capacity building, coaching, and mentoring of finance staff and local partners, by developing learning activities and materials to support capacity building.

Supervision (if applicable) 10%

• Mentors, supports, and/or manages a finance team of highly qualified staff and align their efforts to project goals to ensure rapid and sustainable results, efficient operations and compliance in all areas
• Provides coaching, guidance and mentorship to direct report(s) where needed
• Sets targets and objectives for assigned area and delivers results
• Grows team expertise to align with program and organizational direction while continually looking for ways to provide / enhance the value delivered
• Leads a high-performing team and provides ongoing feedback and performance reviews
• Tracks, monitors and effectively addresses and / or rewards performance of team members
• Manages employees in compliance with all HR policies, procedures, guidelines
• Shares knowledge, information, skills and subject matter expertise among the team and ensures the timely communication of issues while encouraging good working relationships with other functions / teams
• Recruits for all hires to ensure a highly diverse, qualified workforce with the necessary capabilities needed to achieve goals

KNOWLEDGE / QUALIFICATIONS FOR ROLE

Required Professional Experience:

• 12+ years of progressive experience in accounting and financial management and administration, project management, grants management, procurement and human resources administration of development and/or humanitarian assistance programs
• 5+ years’ experience in a senior finance role overseeing financial management and administration, project management, grants management, procurement and human resources administration of development and/or humanitarian assistance programs.
• Extensive financial or cost management experience.
• Experience as key personnel and/or who have served on a project leadership team strongly preferred.
• Expert knowledge of US GAAP, IFRS, FAR, and 2CFR200: Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards
• In-depth knowledge of USG agency regulations in finance, grants, contracts, and administrative regulations, policies and practices, and reporting requirements, professional accounting and auditing standards,
• Knowledge of country statutory requirements including audit, tax, registration, reporting and other applicable national laws.
• Extensive financial and administrative experience working with USAID, international and/or host country NGOs (including subgrant/sub agreement management).
• Experience in strengthening the organizational capacity of partners institutions is strongly preferred.
• Working proficiency in SUN Systems accounting package and Microsoft 365 Office products.
• Experience developing finance and accounting policies, procedures and systems and structuring finance support functions for effectiveness, Direct supervisory experience of professional and support staff
• Demonstrated experience organizing resources and establishing priorities
• Excellent verbal, written, interpersonal, and presentation skills in both English and French. French is non- negotiable.
• Excellent diplomacy skills and a proven ability to establish and maintain interpersonal and professional relationships with USAID, host-country counterparts and representatives from other key stakeholders such as NGOs, CSOs, and the private sector
• Excellent skills in facilitation, team building, and coordination
• Ability to coach, mentor and develop financial and administrative capacity of project staff

Required Education, training, license, registration, and

certification:

1. Bachelor's degree in Administration or Accounting. or Master's degree in Business Administration, Finance, Management or other applicable field to financial compliance. (CA, CPA or ACCA qualifications preferred)

2. Proven experience in working with grant related projects, implementing government grant regulations and building staff capacity.

3. Deep understanding of NGO finance environment and models of programme /project delivery; experience in managing complex funding arrangements.

4. Ability to engage and work collaboratively with diverse group of stakeholders to implement partnership initiatives.

Preferred Knowledge and Qualifications:

• Previous demonstrated success in senior leadership positions on USG multi-million-dollar global award
• 5 years at a Finance Director/Advisor or Key staff level with overall accountability for program financial performance
• Grants Finance Project Management
• Strategic Leadership skills
• Internal control management skills
• Change management skills
• Strategic networking and collaboration
• Broader understanding of monetary and fiscal policies of the National Office and country context
• Financial analyses skills such as Power BI and PMQA skills

Travel and/or work Environment Requirement:

Ability to travel up to 30% of the time

KEYWORKING RELATIONSHIPS

CoP : Ensure high quality of grant financial monitoring and management

FO Finance Director : Ongoing grant’s financial operations, accountability and compliance

Support office (WVUS) & donor’s representative : Financial reporting and compliance

Senior Management Team for GOLD+ project :

Collaboration on all aspects of the effective management and functioning of the project, providing advice to offset any potential risks to the project, building effective and efficient systems and processes to support the project implementation.

All departments and program Managers and staffs in the National Offices : Ensuring that project Effectiveness related requests are appropriately handled

Colleagues in consortium NGOs, other organizations : Information and experience sharing, professional support, monitoring

Support Office : Consultation and coordination on project Financial and budgeting requirements.

DECISION MAKING

- Routine decisions within scope of work.

- Decisions related to day-to-day management of staff reporting directly to this position.

- Decisions made within financial management area for the grant, in consultation with Finance & Support Services Director and CoP

- Decisions made within policy: Ref refer to approval matrix

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JOB PURPOSE

Le Directeur Associé des Finances supervise la planification financière, la gestion et les aspects de reporting pour le projet financé par l'USAID. Il est essentiel au succès des objectifs du programme. Il fournit une direction financière et administrative, supervisant tous les aspects financiers, contractuels et d'approvisionnement pour le Projet. Ce poste travaillera en étroite collaboration avec le COP, le Directeur des Finances et des Services de Support du Bureau National, l'Équipe de Direction Supérieure, le bureau de support et le personnel régional, le bureau national du projet et les soutiens pour assurer une gestion financière, contractuelle et administrative, une représentation, des analyses et un reporting en temps voulu et précis à l'équipe de gestion du projet, aux partenaires et aux agences externes à World Vision.

Il est responsable de la supervision de la budgétisation, du suivi et de la performance de tous les flux de financement pour le projet, y compris les programmes principaux et sur le terrain, la part des coûts et l'allocation des ressources aux partenaires. De plus, il est directement responsables de la conformité financière, contractuelle et administrative de la subvention, y compris le reporting financier contractuel et ad hoc et la facturation.

MAJOR RESPONSABILITES

% of time

Gestion Financière et Reporting 30%

• Dirige les activités financières pour le domaine de programme assigné

• Dirige, gère et coordonne la coordination quotidienne des activités financières à travers tous les éléments et sources de financement, en assurant l'efficacité des coûts

• Développe et met en œuvre des processus, procédures et politiques qui améliorent davantage la prestation des services financiers et accélèrent la livraison coordonnée et sans faille de la gestion du programme

• Assure que les ressources de l'USAID sont correctement dirigées vers les priorités du projet et sont conformes au plan d'approvisionnement du projet

• Mène le développement, le suivi et la révision des budgets principaux du projet et des budgets d'adhésion des pays, y compris les négociations budgétaires avec les sous-bénéficiaires et la finalisation des narratifs budgétaires

• Agit en tant que partenaire de réflexion stratégique et joue un rôle clé dans la définition de la portée, du budget, du plan de travail pour le domaine de programme assigné

• Assure que les partenaires à travers l'organisation reçoivent des conseils, un soutien et une orientation de haute qualité relatifs au domaine assigné

• Assure que les activités financières dans le domaine de programme assigné sont alignées avec les exigences organisationnelles, réglementaires et des donateurs

• Fournit des conseils, un suivi et un soutien aux équipes de projet, y compris l'approvisionnement en biens et services, le soutien logistique pour les voyages locaux et internationaux (y compris les rapports de dépenses) pour le personnel et les consultants, le développement de contrats et de sous-awards, et la gestion et la maintenance de l'inventaire de bureau

• Développe et/ou affine les systèmes, outils, manuels et autres ressources pour la gestion et les opérations réussies du projet ; forme le personnel financier à leur utilisation.

• Budgets 20%

Dirige et développe le processus de budgétisation du plan de travail annuel pour toutes les activités principales et de terrain du projet et les partenaires.

Travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations du programme sur la préparation, le suivi et le reporting pour le budget principal et les éléments spécifiques du budget.

Analyse les budgets en fonction du plan de travail et des coûts réels dans le pays.

Prépare des modifications de budget complètes et précises et des demandes de réalignement.

Assure que tous les budgets du projet sont saisis dans le système de budgétisation Sun et le Système d'Allocation Budgétaire du Projet (PBAS) au niveau du pays de manière opportune et précise.

Passe en revue et négocie les budgets des sous-traitants/sous-bénéficiaires.

Développe des directives pour les allocations budgétaires des partenaires et sert de liaison clé pour soutenir le développement du budget et du récit conformément aux objectifs du projet.

Assure que les systèmes du projet sont alignés avec les systèmes globaux de l'USAID et de World Vision International, en collaboration avec l'Équipe de Direction Supérieure.

Travaille avec la direction du projet et de World Vision pour standardiser les opérations spécifiques des subventions de l'USAID et résoudre les problèmes opérationnels sur le terrain.

Assure que les rapports financiers trimestriels des donateurs du projet sont préparés, examinés et soumis à temps.

Engagement des Parties Prenantes 25%

• Travaille en étroite collaboration avec des partenaires interfonctionnels pour assurer une livraison coordonnée des services, y compris :
• Le Chef de Partie, le Directeur des Finances et des Services de Support du Bureau National, la Finance du Programme et une équipe d'officiers financiers assignés au projet pour garantir que le projet dispose de données financières complètes, précises et opportunes pour la prise de décision.
• La gestion du projet pour s'assurer que toutes les allocations de fonds sont précises, optimisées et efficacement déployées ;
• L'équipe de gestion des contrats et des subventions pour gérer et surveiller la performance des partenaires, la conformité et la position contractuelle.
• La direction du pays et les équipes techniques pour répondre aux demandes de budget d'adhésion du pays.
• Les responsables financiers des partenaires, pour assurer une collaboration fluide et une gestion efficace des finances des partenaires dans le cadre du projet.

Conformité 15%

•Travaille en étroite collaboration avec le personnel de gestion des contrats et des subventions pour assurer la conformité contractuelle et administrative

•S'assure que les systèmes et rapports financiers sont compatibles avec les pratiques comptables standard ainsi qu'avec les règles et réglementations de l'USAID.

•Fournit un renforcement des capacités, du coaching et du mentorat au personnel financier et aux partenaires locaux, en développant des activités et du matériel d'apprentissage pour soutenir le renforcement des capacités.

Supervision (si applicable) 10%

• Mentore, soutient et/ou gère une équipe financière de personnel hautement qualifié et aligne leurs efforts sur les objectifs du projet pour assurer des résultats rapides et durables, des opérations efficaces et la conformité dans tous les domaines

• Fournit du coaching, des conseils et un mentorat aux rapport(s) direct(s) lorsque nécessaire

• Définit des cibles et des objectifs pour le domaine assigné et livre des résultats

• Développe l'expertise de l'équipe pour l'aligner avec la direction du programme et de l'organisation tout en cherchant continuellement des moyens de fournir / améliorer la valeur apportée

• Dirige une équipe performante et fournit des retours continus et des évaluations de performance

• Suit, surveille et adresse efficacement et/ou récompense la performance des membres de l'équipe

• KNOWLEDGE/QUALIFICATIONS FOR THE ROLE

Required Professional Experience

• Plus de 12 ans d'expérience progressive dans la comptabilité, la gestion financière et administrative, la gestion de projets, la gestion des subventions, les achats et l'administration des ressources humaines de programmes de développement et/ou d'aide humanitaire
• Plus de 5 ans d'expérience dans un rôle financier senior supervisant la gestion financière et administrative, la gestion de projets, la gestion des subventions, les achats et l'administration des ressources humaines de programmes de développement et/ou d'aide humanitaire
• Expérience étendue en gestion financière ou des coûts
• Expérience en tant que personnel clé et/ou ayant servi dans une équipe de direction de projet fortement préférée
• Connaissance experte des US GAAP, IFRS, FAR, et 2CFR200 : Exigences Administratives Uniformes, Principes de Coût, et Exigences d'Audit pour les Subventions Fédérales
• Connaissance approfondie des réglementations des agences gouvernementales américaines en matière de finance, subventions, contrats, et réglementations administratives, politiques et pratiques, et exigences de reporting, normes comptables et d'audit professionnelles
• Connaissance des exigences statutaires du pays incluant l'audit, la fiscalité, l'enregistrement, le reporting et autres lois nationales applicables
• Expérience financière et administrative étendue travaillant avec l'USAID, des ONG internationales et/ou du pays hôte (y compris la gestion des sous-subventions/sous-accords)
• L'expérience dans le renforcement de la capacité organisationnelle des institutions partenaires est fortement préférée
• Compétence opérationnelle dans le package comptable SUN Systems et les produits Microsoft 365 Office
• Expérience dans le développement de politiques, procédures et systèmes de finance et comptabilité et la structuration des fonctions de support financier pour l'efficacité, Expérience directe de supervision de personnel professionnel et de soutien
• Expérience démontrée dans l'organisation des ressources et l'établissement des priorités
• Excellentes compétences verbales, écrites, interpersonnelles et de présentation en anglais et en français. Le français est non négociable
• Excellentes compétences en diplomatie et une capacité prouvée à établir et maintenir des relations interpersonnelles et professionnelles avec l'USAID, les homologues du pays hôte et les représentants d'autres parties prenantes clés telles que les ONG, les OSC et le secteur privé
• Excellentes compétences en facilitation, renforcement d'équipe et coordination
• Capacité à coacher, encadrer et développer la capacité financière et administrative du personnel du projet

Required Education,

training, license,

registration, and

certification

1. Licence en Administration ou Comptabilité, ou Master en Administration des Affaires, Finance, Gestion ou autre domaine applicable à la conformité financière. (Les qualifications CA, CPA ou ACCA sont préférées)

2. Expérience avérée dans le travail avec des projets liés aux subventions, la mise en œuvre des réglementations des subventions gouvernementales et le renforcement des capacités du personnel.

3. Compréhension approfondie de l'environnement financier des ONG et des modèles de livraison de programmes/projets ; expérience dans la gestion d'arrangements de financement complexes.

4. Capacité à s'engager et à travailler en collaboration avec un groupe diversifié de parties prenantes pour mettre en œuvre des initiatives de partenariat

Preferred Knowledge

and Qualifications

• Succès démontré antérieurement dans des postes de direction supérieure sur des récompenses mondiales de plusieurs millions de dollars du gouvernement américain
• 5 ans en tant que Directeur/Conseiller Financier ou personnel clé avec une responsabilité globale pour la performance financière du programme
• Gestion de Projet de Finance de Subventions
• Compétences en Leadership Stratégique
• Compétences en gestion de contrôle interne
• Compétences en gestion du changement
• Réseautage stratégique et collaboration
• Compréhension plus large des politiques monétaires et fiscales du Bureau National et du contexte du pays
• Compétences en analyses financières telles que les compétences Power BI et PMQA

Travel and/or

Work Environment

Requirement

Capacité a voyager jusqu’a 30% du temps

Physical

Requirements

Language

Requirements

Le français est obligatoire et une parfait maitrise de l’anglais essentielle

KEY WORKING RELATIONSHIPS

Contact (within WV or outside WV)

Reason for contact

Frequency of contact

CoP:Assurer une haute qualité de suivi et de gestion financière des subventions Hebdomadaire (en cours) - Hebdomadaire (ongoing)

Directeur Financier FO : Directeur Financier FO Opérations financières des subventions en cours, responsabilité et conformité - Hebdomadaire (ongoing)

Bureau de soutien (WVUS) & représentant du donateur: Reporting financier et conformité Mensuel

Équipe de Direction Senior pour le projet GOLD+ : Collaboration sur tous les aspects de la gestion efficace et du fonctionnement du projet, fournissant des conseils pour compenser tout risque potentiel pour le projet, construisant des systèmes et processus efficaces et efficients pour soutenir la mise en œuvre du projet -Mensuel

Bureau de soutien (WVUS) & représentant du donateur

Reporting financier et conformité Mensuel

Équipe de Direction Senior pour le projet GOLD+ : Collaboration sur tous les aspects de la gestion efficace et du fonctionnement du projet, fournissant des conseils pour compenser tout risque potentiel pour le projet, construisant des systèmes et processus efficaces et efficients pour soutenir la mise en œuvre du projet. S'assurer que les demandes liées à l'efficacité du projet sont traitées de manière appropriée Selon les besoins. Collègues dans les ONG du consortium, autres organisations : Partage d'informations et d'expériences, soutien professionnel - Bureau de soutien (WVUS) & représentant du donateur

Tous les départements et les gestionnaires de programme et le personnel des Bureaux Nationaux:

S'assurer que les demandes liées à l'efficacité du projet sont traitées de manière appropriée Selon les besoins. Collègues dans les ONG du consortium, autres organisations : Partage d'informations et d'expériences, soutien professionnel - Au besoin

Collègues dans les ONG du consortium, autres organisations:

Partage d'informations et d'expériences, soutien professionnel, suivi Selon les besoins - Au besoin

Bureau de Soutien:

Consultation et coordination sur les exigences financières et budgétaires du projet -Trimestriel

DECISION MAKING

1. Décisions routinières dans le cadre du travail.

2. Décisions liées à la gestion quotidienne du personnel rapportant directement à ce poste.

3. Décisions prises dans le domaine de la gestion financière pour la subvention, en consultation avec le Directeur des Finances & Services de Support et le CoP.

4. Décisions prises dans le cadre de la politique : Référer à la matrice d'approbation

Date limite de dépôt des candidatures, le 2 Août 2024

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only

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Added 2 days ago - Updated 7 hours ago - Source: wvi.org