Programme Associate (Adjoint aux programmes)

Cadre organisationnel:

Le titulaire du poste travaille au sein du Bureau du Représentant de la FAO au Sénégal.

Principale fonction:

L’adjoint aux programmes joue un rôle de premier plan dans la coordination des services d’appui aux programmes/projets sur le terrain pour le Bureau du Représentant de la FAO. Elle/il accomplit un large éventail d’activités en rapport avec les programmes, la planification et la budgétisation qui passent par une analyse approfondie et l’interprétation des politiques, procédures et pratiques correspondantes. Le titulaire donne aux dirigeants et au personnel du Bureau de pays des indications en matière de procédure.

Supervision reçue/exercée:

L’adjoint aux programmes fait rapport à un coordonnateur principal du programme. Elle/il travaille avec une grande marge de manœuvre qui lui permet d’agir de façon autonome et donne des orientations et des conseils au personnel de bureau et/ou au personnel d’appui aux programmes moins expérimenté. Elle/il travaille en collaboration avec plusieurs unités de gestion de projet qui relèvent du Bureau de pays ainsi qu’avec le personnel administratif du Bureau de pays.

Relations de travail:

L’adjoint aux programmes entretient des contacts très divers avec la direction, le personnel et des interlocuteurs à l’intérieur et à l’extérieur de l’Organisation. Le titulaire collabore étroitement avec des collègues des bureaux sous-régionaux et régionaux et certains départements du Siège pour assurer la qualité et la cohérence des services d’appui aux programmes et aux projets.

Fonctions essentielles: • fournir un appui opérationnel efficace aux programmes et aux projets exécutés par la FAO dans le pays; veiller à ce que les exigences opérationnelles de l’Organisation et la réglementation en vigueur dans le pays soient respectées; • prendre part à la sélection, à la conception et à la préparation des propositions de programme, de projet et de plan de travail pour le pays, conformément au nouveau guide relatif au cycle de projets; participer à l’élaboration des documents de projet préliminaires; assurer un degré élevé de qualité et de cohérence; • s’assurer que les ressources financières et humaines nécessaires sont réunies et que les biens et services adéquats sont fournis aux fins du bon déroulement des projets, en collaboration avec d’autres membres de l’équipe de projet; • coordonner le suivi et l’examen de l’exécution des projets pour veiller à ce que toutes les activités opérationnelles soient menées conformément au plan de travail et au document de projet; coordonner l’évaluation des ressources, des dépenses et du calendrier; détecter les incohérences et les retards et, si besoin, proposer des mesures correctives pour surmonter les difficultés opérationnelles; • prendre part aux visites de terrain sur les sites des projets et/ou accompagner les gestionnaires de projet et/ou les experts lors de leurs rencontres avec les donateurs et les représentants de l’État; • coordonner la collecte, la gestion, la diffusion et la consolidation des données techniques et opérationnelles en veillant à ce que l’ensemble des informations et de la documentation relatives au projet soient à jour dans le Système d'information sur la gestion du Programme de terrain (FPMIS); analyser et résumer des données provenant de différentes sources, dont les systèmes internes de la FAO, rédiger des rapports de gestion périodiques ou ponctuels, vérifier les données, répondre aux demandes et obtenir des informations supplémentaires sur les transactions et les questions opérationnelles; • préparer et établir dans sa version définitive la correspondance de nature opérationnelle sur les questions liées aux programmes et aux projets; entamer des échanges de correspondance pour vérifier les données, répondre aux demandes et obtenir des informations supplémentaires sur les transactions et les questions opérationnelles, selon les besoins; • assurer l’enregistrement et le traitement administratif des demandes d’assistance adressée à la FAO et des contributions en la matière provenant du gouvernement, de donateurs ou d’autres organisations; • examiner les processus existants et formuler des recommandations pour améliorer les procédures opérationnelles et administratives relatives aux projets et aux programmes; • s’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.

Résultats du travail accompli (effet des actions entreprises sur l’Organisation et ceux qu’elle dessert) Le travail du titulaire influe directement sur le déroulement fluide et efficace des activités menées par le Bureau de pays dans le cadre des programmes et projets sur le terrain. Elle/il joue un rôle de premier plan dans la coordination et l’exécution des services d’appui opérationnel dans le cadre des programmes afin de permettre au Bureau de s’acquitter de son mandat.

CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING

Formation: Niveau d’études équivalent à la fin du secondaire. Expérience: Cinq années d’expérience de l’administration/de la gestion des aspects financiers/de la planification/de la programmation/de la budgétisation dans le cadre du Programme ordinaire et de projets. Connaissances linguistiques: Connaissance courante (niveau C) de l’anglais[ Compétences informatiques: Savoir utiliser correctement les logiciels de bureautique de base, tels que MS Office (Windows, Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Exchange). Savoir utiliser correctement les logiciels de gestion de projet et d’autres systèmes d’information et bases de données.

Compétences générales

• Être axé sur les résultats • Avoir l’esprit d’équipe • Communiquer • Établir des relations constructives • Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

• Étendue des formations en matière d’appui à la gestion de projet et aux activités des programmes. • Connaissance des normes en matière de communication et de gestion des documents • Connaissance des procédures et politiques administratives • Connaissance de la structure organisationnelle

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES

• La connaissance des procédures et des directives relatives à la gestion de programme sur le terrain de la FAO et/ou de l’ONU constitue un atout. • Connaissance moyenne du français • L’étendue des connaissances en ce qui concerne les systèmes d’information utilisés dans l’Organisation, notamment Oracle, le Réseau d’information des bureaux de pays (COIN) et le Système d’information sur la gestion du Programme de terrain (FPMIS)