Programme Assistant - Resilience

Programme & Policy

Overview

Support WFP Country Office in the implementation of resilience programmes

You have:

• Completion of secondary school education
• Post-secondary certificate in Agricultural Sciences, Social Sciences, Management, Educational Sciences is an advantage
• Level C proficiency in Portuguese
• Fluent English or French in writing and speaking
• At least 5 years of relevant professional experience in Agriculture and/or Management or Education
• Experience in conducting surveys/studies with households
• Experience in community development
• Knowledge of the agricultural production system in Guinea-Bissau and concepts of nutrition and food security is an advantage
• Knowledge of project cycle
• Good analytical and synthesis skills
• Ability to work in a multidisciplinary team
• Good relationship with partners and beneficiaries

ANÚNCIO DE VAGA EXTERNO

Numero: WFP/VA/EXTERNAL/FT/01/2020

(Versao em portugues)

Título do posto:

Assistente de Programa – Resiliência

Local de afetação:

Escritório Nacional do PAM na Guiné-Bissau

Tipo de contrato:

Fixo-Termo

Grau do posto:

GS5

Duração do contrato:

12 meses (renovável)

Data de início:

Janeiro de 2021

Finalidade do posto: Apoiar o Escritório do PAM na Guiné-Bissau na implementação do seu programa de compras locais e resiliência. O Assistente de Programa executará políticas especializadas e padronizadas e processos e atividades relacionados ao programa para apoiar a entrega eficaz de pacotes de assistência. O Assistente de Programa trabalhará sob supervisão mínima, realizará análises básicas e compilará relatórios para apoiar a consistência das informações e a implementação harmoniosa de programas / projetos.

Supervisão do posto: sob a supervisão geral do Chefe do Programa, o Assistente do Programa trabalhará sob a supervisão direta do Programme Policy Officer do escritório país.

Principais Responsabilidades: o Assistente de Programa executará todas as tarefas ligadas ao perfil geral do posto e todas as tarefas de assistência ao Programa, com enfoque nas tarefas seguintes:

1. Desempenhar processos e atividades especializados e/ou padronizados nesta área especifica de trabalho, apoiando o alinhamento com orientações e politicas de programa mais vastos
2. Prestar apoio na gestão de projeto e/ou escritório seguindo metas estabelecidas, políticas e procedimentos do PAM
3. Recolher informações/dados e apoiar na análise e preparação dos relatórios (ex. necessidades de assistência alimentar, utilização de recursos, estado do programa, desempenho) para apoiar as tomadas de decisão operacional
4. Realizar o registo preciso e oportuno de dados na área técnica específica de trabalho (por exemplo, segurança alimentar e avaliações de vulnerabilidade) seguindo os padrões e diretrizes corporativos.
5. Trabalhar e trocar informações com homólogos internos para apoiar a colaboração, implementação e seguimento efetivos das atividades dos projetos
6. Apoiar a comunicação e atividades com parceiros locais, agencias, ONGs e instituições do Governo

7. Atuar como ponto de contacto para a resolução de consultas de operações gerais sempre que necessário

8. Seguir práticas padrão de preparação para emergências de forma a garantir que o PAM seja capaz de responder rapidamente e de transferir os recursos necessários para as áreas afetadas logo no início da crise

9. Auxiliar na elaboração de programas que proporcionem oportunidades aprimoradas para fortalecer os beneficiários das comunidades, que promovam a autossuficiência, fortaleçam os meios de subsistência e criem resiliência a choques e capacidade de resposta
10. Auxiliar no desenvolvimento de acordos formais com parceiros de implementação e identificar projetos propostos e facilitar a aprovação necessária em nível local
11. Auxiliar na seleção de comunidades-alvo para a subsistência / resiliência por meio de um programa de criação de ativos, seguindo critérios de seleção claramente definidos e transparentes e o uso de abordagens de planejamento participativo da comunidade
12. Rever e fornecer feedback técnico sobre a avaliação da segurança alimentar, planos de direcionamento e monitoramento dos beneficiários e garantir que os programas sejam relevantes, bem direcionados e forneçam uma resposta apropriada à segurança alimentar e nutricional da população vulnerável assistida
13. Monitorar e avaliar as atividades e garantir que os objetivos do programa tenham sido alcançados e se as atividades atendem às necessidades dos participantes
14. Assistir na recolha, introdução, tratamento e análise de dados relativos à execução da assistência alimentar do PAM em colaboração com os seus parceiros
15. Administrar e atualizar as plataformas de planificação, execução e seguimento do Programa, prestando assistência técnica adequada aos utilizadores
16. Prestar assistência na reconciliação mensal dos dados de distribuição com base nas informações de transferências de géneros produzidas pela logística
17. Preparar planos de distribuição de géneros
18. Uma atualização regular da base de dados sobre as atividades de compras locais para as cantinas escolares
19. Uma atualização regular da base de dados das comunidades afetadas por catástrofes naturais
20. Uma participação efetiva do PAM em todas as redes nacionais de organizações que trabalham no domínio do desenvolvimento comunitário e produção agrícol
21. Executar todas as tarefas atribuídas pelo supervisor

CAPACIDADES ORGANIZACIONAIS CENTRAIS

Tema

Capacidades

Descrição do comportamento esperado para o nível de proficiência

Finalidade

Compreender e comunicar os Objetivos Estratégicos

Apoiar os colegas na articulação dos objetivos estratégicos do PAM

Ser uma força para a mudança positiva

Sugerir ao supervisor, potenciais melhorias nos processos de trabalho da equipa

Tornar a missão inspiradora para a equipa

Explicar aos colegas, o impacto das atividades do PAM nas comunidades beneficiárias

Tornar a missão do PAM visível nas ações quotidianas

Mostrar como as responsabilidades da própria unidade servirão a missão do PAM

Pessoas

Procurar maneiras de fortalecer a competência das pessoas

Treinar novas habilidades e capacidades com equipas jovens

Criar uma cultura inclusiva

Procurar trabalhar com pessoas provenientes de diferentes contextos

Ser um treinador e oferecer feedback construtivo

Servir de treinador de pares para colegas da mesma área de trabalho

Criar um espírito de "Eu vou"/ "Nós vamos"

Seguir o progresso das metas e partilhar regularmente as informações com o supervisor

Desempenho

Incentivar a inovação e soluções criativas

Explorar formas de se tornar consistentemente mais eficiente e especializado nas suas próprias áreas de trabalho e partilhar novos métodos de trabalho com os colegas

Centrar-se na obtenção de resultados

Centrar-se em obter resultados e acompanhar a tendência de conclusão das suas próprias tarefas para identificar oportunidades de eficiência

Tomar compromissos e cumprir compromissos

Assumir responsabilidade pelas suas tarefas e informar rapidamente o seu supervisor sobre eventuais atrasos no cumprimento de prazos ou compromissos

Ser decisivo

Decidir autonomamente sobre que ação levar a cabo quando confrontado com escolhas difíceis no trabalho ou em situações perigosas no terreno

Parceria

Criar e partilhar ligações entre as unidades do PAM

Sugerir ao supervisor oportunidades de parceria com outras unidades

Desenvolver parcerias fortes

Identificar oportunidades de trabalho com colegas e parceiros no terreno para objetivos comuns

Ser politicamente ágil e adaptável

Desenvolver um entendimento do valor das equipas do PAM e dos seus parceiros externos no alcance dos objetivos e metas da equipa

Ser claro sobre o valor que o PAM acrescenta às parcerias

Alinhar as suas atividades com as prioridades do supervisor para ir ao encontro das necessidades internas e externas dos parceiros

CAPACIDADES FUNCIONAIS

Capacidades

Descrição do comportamento esperado para o nível de proficiência

Ciclo de vida do programa e assistência alimentar

Pode facilitar a implementação de programas de assistência alimentar sob orientação, recorrendo à compreensão básica dos princípios e boas práticas da estrutura, implementação e seguimento do programa.

Modalidades de transferência (comida, dinheiro, vouchers)

Demonstra capacidade de facilitar, sob orientação, a implementação do programa de assistência alimentar que implementa toda a gama de modalidades de transferência com uma compreensão dos princípios básicos que orientam a seleção e a implementação da modalidade.

Conhecimento de áreas especializadas

Compreende conceitos e dados técnicos básicos e a sua relevância para os programas de assistência alimentar.

Programação de emergência

Demonstra capacidade para fornecer contributos no desenvolvimento, implementação e realinhamento de programas de emergência de alta qualidade.

Compromisso com uma política estratégica com o governo

Compreende e aplica os princípios básicos de compromisso com os homólogos do Governo ao nível nacional ou local.

QUALIFICACOES NECESSARIAS:

Habilitações académicas:

• Diploma /Certificado de fim de estudos secundários
• Diploma/Certificado de estudos pós-secundários em Ciências Agrícolas, Ciências Sociais, Gestão, Ciências da Educação, é uma vantagem

Competências linguísticas:

• Excelente domínio do português (nível C)
• Bom domínio escrito e falado do inglês e/ou francês
• Conhecimento de línguas locais é uma vantagem

EXPERIENCIA DESEJADA PARA DESEMPENHAR AS FUNÇOES:

Experiencia desejada:

• Ter pelo menos 5 anos de experiência de trabalho no domínio da agricultura e/ou de gestão ou educação
• Ter experiencia na condução de inquéritos/estudos junto dos agregados familiares
• Experiência sólida em desenvolvimento comunitário
• Estar familiarizado com o estilo de comunicação técnica (ex. nutrição, VAM, etc.)
• Ter observado/participado em discussões de políticas na área da educação, ou da agricultura, ou do desenvolvimento rural
• Ter experiencia de implementação de projetos e programas de desenvolvimento

Conhecimentos gerais e competências:

• Conhecimento do sistema de produção agrícola na Guiné-Bissau e de conceitos de nutrição e de segurança alimentar é uma vantagem
• Conhecimentos sobre ciclo de projeto
• Conhecimento dos princípios de trabalho das entidades do sistema das Nações Unidas entre elas e, com as instituições estatais e instituições não estatais é uma vantagem.
• Ter bom conhecimento de instrumentos informáticos, em particular: Excel, Word, PowerPoint, Access, SPSS, na perspetiva do seguimento e avaliação
• Boa capacidade de análise e síntese
• Boa capacidade de extrair, interpretar, analisar e transcrever novamente os dados de inquéritos e de fonte secundárias para produzir informações fiáveis que permitam a tomada de decisão sobre a modalidade de assistência.
• Boa capacidade pedagógica para apoiar atividades de formação
• Boa capacidade de trabalho numa equipa multidisciplinar
• Boa capacidade de relacionamento com os parceiros e beneficiários

COMO CANDIDATAR-SE:

Os interessados deverão primeiro, registar-se no site e-recruitment do PAM (http://www.wfp.org/careers/job-openings) e depois, submeter a sua candidatura no mesmo site.

Para além do preenchimento de todos os campos necessários, os candidatos devem anexar os seguintes documentos:

• Carta de motivação assinada
• Curriculum Vitae
• Cópias autenticadas dos diplomas/certificados de formação
• Cópia do Bilhete de Identidade

Os candidatos devem enviar as suas candidaturas até ao dia 20 de outubro de 2020.

Apenas os candidatos pré-selecionados serão contactados.

As candidaturas femininas são fortemente encorajadas.

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EXTERNAL VACANCY ANNOUNCEMENT

Number: WFP/VA/EXTERNAL/FT/01/2020

(English Version)

Job Title:

Programme Assistant

Duty Station:

WFP Country Office in Guinea-Bissau

Type of Contract:

FT

Position Level:

GS5

Duration:

12 months (renewable)

Entry on Duty Date:

January 2021

Purpose of the Position: Support WFP Country Office in Guinea Bissau in the implementation of its homegrown school feeding and resilience programmes. The Programme Assistant will perform specialized and standardized policy and programme-related processes and activities to support the effective delivery of assistance packages. The Programme Assistant will work under minimum supervision, perform basic analyses and compile reports to support information consistency and smooth implementation of programmes/projects.

Supervision: Under the general supervision of the Head of Programme, the Programme Assistant reports directly to the Programme Policy Officer.

Functions and Duties: The Programme Assistant will be carrying out all the tasks of the Generic Profile for a Programme Assistant GS5, with specific focus on the following duties:

1. Perform specialized and/or standardized processes and activities within the specific technical area of work supporting alignment with wider programme policies and guidelines.
2. Provide project management and/or general office support following established targets and WFP’s policies and procedures.
3. Within the specific area of responsibility, compile data and support analysis and preparation of reports (e.g. food assistance needs, resource utilization, programme status, performance) in order to support operational decision-making.
4. Perform accurate, timely recording of data within the specific technical area of work (e.g. food security and vulnerability assessments) following corporate standards and guidelines.
5. Work and exchange information with internal counterparts to support effective collaboration, implementation and monitoring of ongoing project activities.
6. Support communication and activities with local partners, agencies, NGOs and government institutions.
7. Act as a point of contact with local partners for resolution of general operational queries requesting assistance where necessary.
8. Follow standard emergency preparedness practices to ensure WFP is able to quickly respond and deploy needed resources to affected areas at the onset of the crisis.
9. Assist in designing programmes that provide enhanced opportunities to strengthen communities’ beneficiaries, that promote self-reliance, strengthen livelihoods, and build resilience to shocks and response capacity.
10. Assist in developing formal arrangement with implementing partners and identify proposed projects and facilitate needed approval at the local level.
11. Assist in selecting target communities for the livelihood/resilience through assets creation programme, following clearly defined and transparent selection criteria and the use of community participatory planning approaches.
12. Review and give technical feedback on food security assessment, beneficiaries targeting and monitoring plans and ensure that programmes are relevant, well targeted and providing appropriate response to the food and nutrition security of the assisted vulnerable population.
13. Monitor and evaluate activities and ensure that programme objectives have been achieved and whether activities are responsive to participants’ needs.
14. Assist in collecting, introducing, processing and analyzing data on the implementation of WFP food assistance in collaboration with its partners.
15. Manage and update the program planning, implementation and monitoring platforms, providing adequate technical assistance to users.
16. Provide assistance in monthly reconciliation of distribution data based on food transfer information produced by logistics.
17. Preparation of distribution of food and cash plans.
18. Regular updating of the database on local purchasing activities for school canteens.
19. Regular update of the database of communities affected by natural disasters.
20. Effective participation of WFP in all national networks of organizations working in the field of community development and agricultural production.
21. Perform all tasks assigned by his/her supervisor.

4Ps CORE ORGANISATIONAL CAPABILITIES:

4P Theme

Capability Name

Description of the behaviour expected for the proficiency level

Purpose

Understand and communicate the Strategic Objectives

Helps teammates articulate WFP’s Strategic Objectives.

Be a force for positive change

Suggests potential improvements to team’s work processes to supervisor.

Make the mission

inspiring to our team

Explains the impact of WFP activities in beneficiary communities to teammates.

Make our mission

visible in everyday

actions

Articulates how own unit’s responsibilities will serve WFP’s mission.

People

Look for ways to strengthen people's skills

Trains junior teammates on new skills and capabilities.

Create an inclusive culture

Seeks opportunities to work with people from different backgrounds.

Be a coach & provide constructive feedback

Serves as a peer coach for colleagues in same area of work.

Create an “I will”/”We will” spirit

Tracks progress toward goals and shares this information on a regular basis with supervisor.

Performance

Encourage innovation & creative solutions

Explores ways to consistently be more efficient and accurate in own areas of work and shares new methods of work with colleagues.

Focus on getting results

Focuses on getting results and tracks trends in completion rates for own tasks to identify opportunities for efficiency.

Make commitments and make good on commitments

Takes responsibility for own tasks and notifies supervisor as soon as possible of potential delays in meeting deadlines or commitments.

Be Decisive

Independently decides what action to take when faced with critical choices in the workplace or in dangerous situations in the field.

partnerships

Connect and share across WFP units

Suggests opportunities for partnering with other units to supervisor.

Build strong external partnerships

Identifies opportunities to work with colleagues and partners in the field towards common goals.

Be politically agile & adaptable

Develops an understanding of the value of WFP’s teams and external partners in fulfilling team’s goals and objectives.

Be clear about the value WFP brings to partnerships

Aligns own activities with supervisor’s priorities to fulfill internal and external partner needs.

FUNCTIONAL CAPABILITIES

Capability Name

Description of the behaviour expected for the proficiency level

Programme Lifecycle & Food Assistance

Can facilitate implementation of food assistance programmes under guidance using basic understanding of principles and good practices of programme design, implementation and monitoring.

Transfer Modalities (Food, Cash, Vouchers)

Demonstrates ability to facilitate, under guidance, food assistance programme implementation that deploys full range of transfer modalities with an understanding of basic principles guiding modality selection and implementation.

Knowledge of Specialized Areas

Understands basic technical concepts and data and their relevance to food assistance programmes.

Emergency Programming

Displays capacity to provide inputs into the development, implementation and realignment of high-quality emergency programmes.

Strategic Policy Engagement w/Government

Understands and applies basic principles of engagement with government counterparts at the national or local level.

STANDARD MINIMUM ACADEMIC QUALIFICATIONS:

Education:

• Completion of secondary school education
• A post-secondary certificate in the related functional area is an advantage (Agricultural Sciences, Social Sciences, Management, Educational Sciences)

Language:

• Level C proficiency in Portuguese
• Fluent English or French in writing and speaking
• Knowledge of local languages is an advantage

DESIRED EXPERIENCES FOR ENTRY INTO THE ROLE:

Experience:

• Has at least 5 years of relevant professional experience (Agriculture and/or Management or Education)
• Has experience in conducting surveys/studies with households
• Has work experience in community development
• Has contributed to implementation of development programmes
• Has observed or assisted with policy discussions (Education, or Agriculture, or Rural Development)
• Has facilitated communication with technical teams

Knowledge and Skills:

• Knowledge of the agricultural production system in Guinea-Bissau and concepts of nutrition and food security is an advantage
• Knowledge of the working principles of the United Nations between its agencies and, with State institutions and non-state institutions, is an advantage
• Knowledge of project cycle
• knowledge of computer tools, particularly, of the following programs: Excel, Word, PowerPoint, Access, SPSS, in the perspective of the follow-up and evaluation
• Good analytical and synthesis skills
• Good ability to extract, interpret, analyze and transcribe secondary survey and source data to produce reliable information to improve programme operations
• Good pedagogical skills to support training activities
• Working capacity in a multidisciplinary team
• Good relationship with partners and beneficiaries

HOW TO APPLY:

Candidates should first register on e-recruitment (http://www.wfp.org/careers/job-openings) and then apply for the position.

Candidates should also attach the following documents:

• Motivation letter (signed)
• Curriculum Vitae
• Diplomas

• Identity Card

  Closing date for application: October 20th, 2020.

  Only qualified and short-listed candidates will be contacted for relevant tests.

Female applications are strongly encouraged.

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Added 5 years ago - Updated 1 year ago - Source: wfp.org