Programme Assistant

Cadre organisationnel

L'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture (FAO) est l'agence spécialisée des Nations Unies qui dirige les effortsinternationaux pour vaincre la faim. La FAO travaille dans plus de 130 pays àtravers le monde pour assurer la sécurité alimentaire pour tous et s'assurerque les gens ont un accès régulier à une nourriture de haute qualité. L'organisation est représentée au niveau des pays par des bureaux décentralisésdirigés par des représentant du Directeur Général. Ces bureaux décentralisés dela FAO aident les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes etdes projets visant à assurer la sécurité alimentaire et à réduire la faim et lamalnutrition, à contribuer au développement des secteurs agricole, élevage,halieutique et forestier, et d'utiliser leurs ressources environnementales etnaturelles de manière durable.

Le poste est situé dans la Représentation de la FAO à Bamako, Mali.

Objectif principal

L'assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain effectue une grande variété de fonctions opérationnelles, administratives et financières de routineen appui à la formulation, la fourniture, le suivi et la production de rapports relatifs aux programmes et projets de terrain de l'Organisation, développés etmis en 'uvre dans le pays tout au long du cycle du projet.

Supervision reçue/exercée

L'assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain rend compte à un membre du personnel professionnel et reçoit ses directives de la part de l'Assistant du Représentant, /adjoint(e) chargé des programmes Il ou elle agit en toute indépendance s'agissant des questions courantes. La supervision dont il ou elle fait l'objet est axée sur la qualité du travail effectué et comporte une formation sur le tas.

Relations de travail

L'assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain interagit avec un ensemble de collègues au sein du Bureau, apportant des services d'appui opérationnel quotidiens, dont les services administratifs et financiers connexes.

Fonctions et résultats essentiels

• Conformément au cycle du projet révisé, aider à assurer que les données relatives au portefeuille du programme de terrain du Bureau soient à jour dans le Système d'information sur la gestion du programme de terrain (FPMIS), et mettre en ligne la documentation pertinente du projet, selon les besoins; • Recueillir et compiler les données du FPMIS sur les activités du programme/projet afin d'appuyer la production de rapports sur l'avancement du programme/projet de terrain; • Fournir une assistance à la rédaction initiale des budgets, des révisions et modifications des projets ainsi qu'à la saisie des données dans le système FPMIS; fournir des informations surles dépenses du programme/projet et sur l'état des budgets du programme/projet de terrain; • Traiter, mettre en forme et corriger les rapports, les documents, les publications et la correspondance sur le projet/programme à partir des projets de textes liés au programme de terrain; • Organiser les réunions, séminaires et évènements en lien avec le programme de terrain: mettre en oeuvre la logistique, préparer la correspondance, compiler et distribuer des documents et prendre des dispositions administratives; • Initier et assurer le suivi des actions administratives et financières relatives au recrutement, à la gestion età l'appui du personnel de projet/programme/NHSR); aux voyages, aux paiements et aux achats (ayant trait au programme/projet de terrain; • Passer en revue et rediriger la correspondance, les appels et les demandes aux contacts appropriés; fournir des informations contextuelles; répondre aux demandes courantes; • S'acquitter d'autres tâches selon les besoins.

Impact du travail

Le travail du ou de la titulaire du poste a un impact sur l'efficacité etle respect des délais du programme de terrain confié au Bureau.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR - Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants: Formation: Éducation du niveau de fin d'études secondaires. Expérience: Trois ans d'expérience pertinente dans le travail d'appui financier et/ou administratif. Connaissances linguistiques: Connaissance pratique (niveau C) du français Compétences informatiques: Bonne connaissance des applications MS Office, de l'Internet et du matériel bureautique.

Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d'affectation ou posséder un visa / permis de travail existant et résider à une distance de trajet du lieu d'affectation au moment de la candidature. "Distance de trajet" désigne la distance à l'intérieur de laquelle les membres du personnel peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.

Compétences essentielles

• Être axé(e) sur les résultats • Travail d'équipe • Communication • Établir des relationsconstructives • Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

• Bonne connaissance des systèmes d'information organisationnels, particulièrement ceux en lien avec la gestion des informations de projets. • Bonne connaissance des règles etrèglements ordinaires en matière administrative et financière. • Bonne connaissance des normes enmatière de communication et de documentation. • Bonne connaissance du cycle de projet. • Bonne connaissance de la formulation des projets et programmes • Bonne connaissance du processus de passation des marchés (spécifications techniques). • Bonne maitrise du système de rapportage des projets.