Programme Assistant

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,499 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

L’équipe pays est chargée de promouvoir la coopération technique, stimuler l’intérêt et coordonner l’assistance pour le développement de la santé sur la base des stratégies globales et régionales, et des directives de l’OMS. Elle est également chargée de contribuer à la collecte, à l’analyse et à la diffusion des informations sanitaires.

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et du Coordonnateur des programmes UHC-LC et la supervision directe de l’Administrateur chargé des opérations, le ou la titulaire du poste s’acquittera des principales tâches suivantes :

1. Initier les projets de correspondances sur orientation des Chefs de programmes ; les finaliser conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature ;

2. Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'activités dans le GSM / Oracle, les lettres d'invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents ; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;

3. Analyser les correspondances et les requêtes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une action par les Chefs de programmes, en attirant leur attention sur des points importants. Planifier les réunions des Administrateurs de programmes, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d’action afin d'assurer une réponse rapide aux requêtes de l'OMS ;

4. Obtenir des documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels prennent part les Administrateurs de programmes, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils ont les dossiers d'information et documents appropriés ;

5. Veiller à ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes, règles, pratiques, procédures et style d’édition de l’OMS et les corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant.

6. Utiliser des outils de suivi appropriés, faire le suivi et veiller à ce que les dates butoir et les échéances sont respectées, et que les correspondances et les requêtes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;

7. Utiliser GSM pour préparer les demandes des voyages officiels des Administrateurs de programmes. Faire les réservations d’avion et d’hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, sur demande ;

8. S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien à l’Administration et au Bureau du Représentant.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplôme de fin d’études secondaires ou une formation technique ou commerciale équivalente, option secrétariat ou administration de bureau Desirable: Un diplôme en secrétariat bureautique, en administration de bureau, en administration des affaires ou dans des domaines connexes, délivré par un établissement reconnu.

Experience

Essential: Au minimum cinq (05) ans d’expérience à un poste d’assistant(e) exécutif(ve) et de secrétariat dans des organisations internationales ou privées reconnues.

Desirable:

- Expérience dans des postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout.

- Une expérience dans les systèmes basés sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est un atout.

Skills

Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.

Connaissances avancées de MS Office et connexes (Word, Excel, PowerPoint, etc.),

WHO Competencies

1. Favoriser l’intégration et le travail en équipe ; 2. Communiquer de manière crédible et efficace 3. Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles 5. Produire des résultats ; 5. Se connaître et se gérer ;

Use of Language Skills

Essential: Maitrise de la langue française

Desirable: Bonne connaissance pratique de l’anglais

REMUNERATION

Remuneration comprises an annual base salary starting at XOF 10,371,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This is a National Professional Officer position. Therefore, only applications from nationals of the country where the duty station is located will be accepted. Applicants who are not nationals of this country will not be considered.