Programme Assistant

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,789 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Des unites d'appui administratif aux pays (CSU) ont ete creees dans la structure organisationnelle pour aider les directeurs de service et les membres du personnel a assumer pleinement leurs responsabilites dans l'environnement du Systeme mondial de gestion (GSM) et garantir le respect des politiques, procedures, regles et reglements institutionnels sur toutes les questions et transactions administratives et financieres dans le contexte d'un progiciel de gestion integre (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

*Resume des taches assignees (decrire ce que le/la titulaire du poste doit faire pour atteindre les principaux objectifs) Souls la supervision generale de l'Administrateur charge des Operations et la supervision directe de l'Administrateur charge du Programme, Budget et Finance, le titulaire s'acquittera des principales taches suivantes: --> Assister les Chefs des sous-bureaux et les autres membres de l'equipe sur tous les aspects du controle budgetaire, par des rapports sur la situation financiere des programmes, les procedures, les couts estimatifs et depenses effectuees, ainsi que les problemes de financement eventuels ; --> Gerer les dossiers financiers, enregistrer quotidiennement les operations comptables et faire le rapprochement hebdomadaire du livre caisse avec le releve bancaire en vue de la preparation des imprests mensuels ; --> Effectuer le point mensuel des Awards pour suivre le niveau d'execution budgetaire ; --> Effectuer le suivi regulier et rigoureux des lignes budgetaires des sous-bureaux et s'assurer que les dates cibles et les echeances sont respectees ; --> Faciliter la mise en œuvre des activites des sous-bureaux et en assurer le suivi avec des rapports mensuels (DFC, DI,) ; --> Conseiller et assister les fonctionnaires, experts et consultants des sous-bureaux, sur toutes les questions administratives et financieres (indemnites, paiement & remboursement des frais de voyage) --> Gerer les reunions, seminaires, ateliers, y inclus leur preparation (documents de reference et d'informations) et les plans d'evenements en GSM / Oracle, les lettres d'invitation, les estimations de couts et les demandes de voyage ; --> Assurer un suivi regulier et efficace des activites des sous-bureaux en liaison avec l'Administration du bureau pays en utilisant des outils de suivi appropries; --> Assurer le suivi des demandes de biens et services, y compris les exigences de reception, de paiement; --> Rediger, de sa propre initiative ou sur base d'instructions les correspondances administratives et financieres courantes liees aux transactions financieres et budgetaires des sous-bureaux ; --> Veiller a ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, regles, pratiques et procedures de l'OMS, les modifier / les corriger si necessaire avant de les soumettre a la signature ou a l'autorisation de l'autorite competente; --> Creer et / ou maintenir des systemes de classement en collaboration etroite avec les autres membres du personnel d'appui ; --> Etablir des rapports periodiques ou speciaux sur le budget et les contributions des Programmes ; --> Preparer les correspondances generales ou administratives sur la base d'instructions ou d'orientations du superviseur et egalement pour la verification des transactions financieres; --> Assurer la liaison avec les responsables des banques locales en vue d'obtenir des renseignements a jour sur les taux de change et d'interet, les modifications apportees aux procedures et reglement et les questions touchant la tenue des comptes bancaires ; --> Assurer la liaison avec les societes financieres de la place en vue d'assurer un transfert de fonds reguliers entre le niveau central et le niveau provincial ; --> Selon le cas, preparer des devis detailles et participer aux analyses et projections budgetaires des activites ; --> A l'aide du GSM ou d'Oracle, preparer les demandes d'autorisation de voyage pour les missions officielles de membres du personnel de l'OMS. Effectuer les reservations de vols et d'hotels, preparer les documents de voyage et s'occuper d'autres questions connexes, a la demande ou de sa propre initiative; --> Suivre les donnees relatives aux conges et aux presences, si necessaire; --> S'acquitter d'autres taches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien a l'Administration et au Bureau du Representant.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplome de fin d'etudes secondaires (BAC) suivi d'une formation enAdministration/Gestion/Commercial. Desirable: Un diplome universitaire en gestion/comptabilite ou finances serait un avantage.

Experience

Essential: Avoir au moins huit (08) ans d'experience progressive et pertinente a des postes administratifs. Desirable: Une experience a des postes d'appui financier et administratif au sein de l'OMS ou systeme des Nations Unies serait un avantage. Une experience a l'utilisation du systeme Oracle ou d'autres systemes ERP serait un atout.

Skills

Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procedures et les pratiques, regles et reglements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS,pour etre en mesure de briefer et expliquer les procedures aux autres membres du personnel.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Moving forward in a changing environment Ensuring the effective use of resources

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French. Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 10,404,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.