Program Assistant

Contract

This is a G-4 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 4 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,485 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

**OVERVIEW** ------------ Número de publicación : 3GTADM0704RP Grado : G-4 Lugar de destino: Guatemala City Familia de trabajos: General Administrative Support Tipo de contrato : Staff Duración del contrato : 2 años, renovable Contratación abierta a: Internal and external candidates Fecha límite de solicitud (medianoche, hora de París): 24-FEB-2023 Valores fundamentales de la UNESCO: compromiso con la organización, integridad, respeto por la diversidad, profesionalismo Only candidates who are entitled to work in Guatemala can apply to this position **OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST** ----------------------------------------- El Asistente de Programas rinde cuentas al Jefe de Oficina o al Especialista(s) de Programa designado(s) por el Jefe de Oficina. El asistente de programas tiene la tarea de llevar a cabo una serie de actividades de oficina, financieras y administrativas en apoyo de la ejecución de proyectos / programas. Long Description ---------------- El puesto se encarga de recuperar la información pertinente, reunir y cotejar información y contribuir a la preparación logística y administrativa de los eventos. El puesto también extrae, hace un seguimiento, rastrea y brinda información presupuestaria y gastos. El titular desempeñará las siguientes tareas: - Llevar a cabo una serie de actividades de oficina, financieras y administrativas en apoyo de proyectos / programas mediante la recuperación de información pertinente, la recopilación y el cotejo de información y la contribución a la preparación logística y administrativa de eventos. - Asistir en la preparación de documentación administrativa utilizando ejemplos o plantillas; y asegura el seguimiento; Ayudar en la organización de reuniones, eventos y talleres reservando lugares, equipos y proporcionando otro apoyo logístico relacionado; proporcionar apoyo administrativo durante el evento; recoger actas y decisiones; iniciar autorizaciones de viaje conjuntamente con reuniones, talleres, conferencias o períodos de sesiones; hacer arreglos de viaje; Recibir, analizar, clasificar, registrar y distribuir correspondencia, documentos y procesar solicitudes de informes; redacta correspondencia y correos electrónicos; revisar, corregir y editar la correspondencia saliente; Supervisar y ayudar a los funcionarios nacionales sobre el estado de los proyectos y su seguimiento. Actúa como enlace con los servicios de la sede para obtener información / aclaración adicional. - Actividades adicionales que puedan ser necesarias para asegurar el éxito del equipo de trabajo. Long Description ---------------- Long Description ---------------- **COMPETENCIES (Core / Managerial)** ------------------------------------ Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) Professionalism (C) **-** ----- For detailed information, please consult the [UNESCO Competency Framework](https://en.unesco.org/sites/default/files/competency_framework_e.pdf). **REQUIRED QUALIFICATIONS** --------------------------- Capacidad para tomar la iniciativa y proporcionar apoyo y servicios oportunos y de calidad. Buenas habilidades interpersonales. Excelentes habilidades de IT con competencia en el uso de MS Office (Word, Excell, Power Point, etc). Capacidad para trabajar bajo presión y flexibilidad para ajustar los horarios y prioridades de trabajo. **EDUCACION** - Educación secundaria y/o profesional. **IDIOMAS** - Se requiere muy buen conocimiento de inglés. (Los candidatos preseleccionados deberan tomar un examen de inglés.) **DESIRABLE QUALIFICATIONS** ---------------------------- **EXPERIENCIA LABORAL** - Minimo tres años de experiencia trabajando en área administrativa y / o tareas secretariales. - Experiencia en una organización internacional - Conocimiento del entorno de trabajo de la UNESCO será un acierto (SAP, DUO) - Conocimiento de las normas y prácticas, procedimientos, protocolos de la UNESCO, para llevar a cabo una variedad de tareas administrativas y de secretaría. **BENEFITS AND ENTITLEMENTS** ----------------------------- Los salarios de la UNESCO consisten en un sueldo base y otros beneficios que pueden incluir, si procede: 30 días de vacaciones anuales, subsidio familiar, seguro médico, plan de pensiones, etc. El salario inicial anual aproximado para este puesto es el correspondiente a GS - 4. Para obtener información completa sobre las prestaciones y los derechos, consulte nuestra [Guia de prestaciones del personal.](http://unesco.sharepoint.com/:b:/s/HRMTeam/ESzDuIMSjEtIqYwVozjc3I8Bb5Kj-P0DrTgbm4BIjD17nQ?e=41cm7D) **SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS** ------------------------------------- Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the [UNESCO careers website.](https://careers.unesco.org/careersection/2/joblist.ftl) No modifications can be made to the application submitted. The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview. UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates. Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided. **Footer** ---------- UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States ([last update here](https://en.unesco.org/careers/geographicaldistribution)) are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts. UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.