Procurement Officer

BUT DU POSTE :

Le Procurement Officer est la personne en charge de l’achat de biens et services selon les procédures de Simple, Single et Formel cotations. Il assure l’interface entre les besoins de l’organisation et les fournisseurs dans le cadre de ces procédures.

Le Procurement Officer gère les Demandes d’Achat soumises par les projets après priorisation par son Supérieur Hiérarchique. il consulte le marché à travers la liste de fournisseurs présélectionnés par le comité d’achat. En cas d’achat lié à une catégorie n’étant pas gérée par une liste de fournisseurs préférés, le Procurement Officer se rapproche du Procurement Manager / Procurement Coordinator / Senior Supply Chain Officer afin de définir la liste des fournisseurs contactés.

Le Procurement Officer est également en charge de l’achat sur Contrat cadre. Etant donné la récurrence des besoins, il travaille en lien avec le Procurement Manager / Procurement Coordinator / Senior Supply Chain Officer sur la mise en place de procédures opérationnelles standards sur le mode de livraison des biens contractés (Date fixe/Quantité variable, calculs de consommation et de stock de sécurité).

Il assure, sous la supervision du Senior Supply Chain Officer, la bonne communication avec la fonction d’entreposage du département dans une optique de planification des réceptions.

Enfin, il est garant de la transmission de toutes les informations relatives au bon remplissage du suivi des achats et prépare les dossiers d’achat pour audit interne

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

Stratégie et planification

Baser son travail sur le plan d’action définit avec le Procurement Manager / Procurement Coordinator / Senior Supply Chain Officer

Acte d’achat

• Préparer les demandes de cotation et les soumettre pour avis du Procurement Manager / Procurement Coordinator / Senior Supply Chain Officer.
• Envoyer les demandes de cotations aux fournisseurs
• En lien avec le Budget Holder, s’assurer du choix du fournisseur ayant les meilleures offres
• Assurer la documentation de tout le processus d’achat et collecte les différentes validations nécessaires
• pour avis et validation
• S’assurer de la livraison des commandes dans les meilleurs délais (délais standard indique dans le Country Logistics Manuel ou celui indique par le demandeur)
• Assurer une communication transparente et documentée avec les fournisseurs et les programmes
• Effectuer les passations de commandes sur Contrats cadres (FWA)
• Préparer les bons de commande/Contrat et les soumettre au Procurement Manager / Procurement Coordinator / Senior Supply Chain Officer.
• Participer aux achats de faible valeur sur Liste de fournisseurs préférés via cotations formelles

Interfaces internes/externes

• S’assurer, sous la supervision du Senior Supply Chain Officer, de la fluide transmission des informations relatives aux commandes et futures entrées en stock ou livraisons terrain.
• Etre le principal interlocuteur avec les fournisseurs lors des commandes, fait appel au Procurement Manager / Procurement Coordinator / Senior Supply Chain Officer.

Archivage & Tracking

• Etre responsable de la complétude de tous ses dossiers d’achat
• Préparer les documents afin de permettre l’audit interne des dossiers

Politique de défense d’enfants (PDE)

• Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales.
• Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement.
• Sur Instruction de la Directrice-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE.
• Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation – Induction
• Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre dans le secteur des approvisionnements.
• Sur Instruction de la Directrice-pays, collaborer à la mise en œuvre des activités de la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation les investigations sur les allégations et cas de PDE.
• S’assurer que les normes et les procédures des politiques Défense d’enfant et Withle Blowing soient incluses dans les accords de tous les fournisseurs et fournisseurs de services.
• En collaboration avec la CPTO et les PF PDE, assurer que tous les employés des Entreprises sous Contrat de autres Fournisseurs de Service, y compris les chauffeurs des véhicules de location, sont induits sur la PDE, la Fiche de Consentement et le Fiche d’Engagement signées, sur la PDE and le début de la mise en œuvre de leurs Contrats et / ou de la prestation de services.
• Assurer la liaison avec le PF National de la PDE pour s'assurer que l'équipement et le matériel commandés, y compris les ouvrages, dépliants et revues ne comporte aucun risque PDE et cela avant leur distribution aux utilisateurs

QUALIFICATIONS

Au minimum, un diplôme de Graduat (Bac + 3) en Sciences économiques, en Gestion ou dans un domaine similaire

EXPERIENCE ET COMPETENCES

• Excellente connaissance de la chaine d’approvisionnement
• 3 ans d’expériences minimum dans la gestion des achats au niveau national, de préférence avec une ONG Internationale
• Résident en Ituri
• Capacité à prioriser les tâches
• Capacité de synthèse écrite et orale
• Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint) et d’Outlook
• Résistance au stress
• Excellente communication
• Autonomie
• Rigueur et de bonne Moralité