Procurement Associate G6/Ouagadougou

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Il est attaché au principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, d'origine ethnique ou sociale, d'information génétique, de sexe, d'identité et/ou d'expression sexuelle, d'orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de séropositivité ou de handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

Les opérations du PAM au Burkina Faso comprennent l'assistance alimentaire d'urgence, l'alimentation scolaire, le traitement et la prévention de la malnutrition, les activités de renforcement de la résilience par le biais d'une assistance alimentaire pour la création d'actifs (FFA), l’appui aux organisations des petits producteurs agricoles pour l’accès aux marchés (SAMS) et les programmes de micro-macro-assurance (R4), les programmes nationaux le renforcement des capacités, la logistique et les services communs, et le Service Aérien Humanitaire des Nations Unies (UNHAS). Le PAM est présent au Burkina Faso depuis 1967.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces postes se trouvent dans le bureau pays du PAM au Burkina Faso. Les titulaires de postes à ce niveau démontrent la responsabilité et l'initiative de répondre de façon indépendante aux questions et aux problèmes avec seulement des indications générales. Il est nécessaire de faire preuve de jugement pour faire face quotidiennement aux problèmes imprévus. Les titulaires de postes ont un niveau d'expertise et de connaissances pour s'adapter et contribuer au développement de systèmes et processus afin d'améliorer continuellement le niveau de soutien fourni. Les titulaires de poste supervisent, fournissent des conseils techniques, encadrent et coordonnent une équipe de personnel de soutien.

DESCRIPTION DU POSTE

Assurer des services de coordination, fournir des services administratifs et effectuer des recherches pour contribuer à l'efficience et à l'efficacité des services d'achat.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1. Assurer une coordination opérationnelle et des services administratifs pour appuyer les projets et les activités d'achat, en suivant des procédures standard et en contribuant à l'acquisition efficace de biens et de services.
2. Identifier et recommander des fournisseurs potentiels, et rassembler des données et des documents pour faciliter leur sélection, en veillant au respect des procédures standard.
3. Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d'achat, et apporter un soutien aux demandeurs, afin de faciliter les achats de biens et services appropriés au moindre coût pour le PAM.
4. Participer, aux côtés d'un fonctionnaire principal, aux négociations menées avec les nouveaux fournisseurs sur les conditions générales des commandes, afin d'obtenir les meilleures conditions au moindre coût pour le PAM.
5. Établir les bons de commande, les contrats et les pièces justificatives y afférentes pour approbation par la partie prenante concernée et approuver les achats en vertu des pouvoirs qui lui sont délégués, afin de permettre l'acquisition rapide de biens et de services.
6. Traiter les problèmes relatifs aux biens livrés, en faisant preuve d'initiative, en assurant la liaison avec toutes les parties concernées et en suivant les procédures standard, pour trouver des solutions justes en temps voulu.
7. Effectuer des recherches, collecter des données et mener des analyses, afin d'établir des rapports qui aident les Chargés des achats à prendre des décisions en connaissance de cause et permettent d'assurer la cohérence des informations présentées aux parties prenantes.
8. Gérer les mises à jour et enrichir les bases de données et les fichiers, afin de s'assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d'établissement des rapports.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

1. Entretenir les relations avec les collègues afin de faire en sorte que les activités d'achat s'inscrivent bien dans les programmes plus vastes et d'adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d'assistance.
2. Superviser le travail du personnel d'appui et donner des conseils et des orientations pratiques, afin de s'assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux normes et délais convenus.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l'équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l'équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
• Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l'équipe et la productivité
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l'équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences en milieu de travail pour soi-même, ses collègues et les rapports directs
• Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d'équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
• Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l'association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d'atténuation pour s'assurer que l'équipe atteint les buts et les cibles

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d'être créatif dans son propre travail et aider l'équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l'équipe et fournit une rétroaction pour s'assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
• Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l'équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l'équipe
• Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l'équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu'ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d'autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
• Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l'équipe sur la façon d'établir des relations avec des partenaires externe
• Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l'intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d'agence pour atteindre les objectifs du PAM

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

Nom de la capacité Description du comportement attendu pour le niveau de compétence Appels d'offres et marchés Présente une compréhension de base des processus de soutien de la mise en œuvre des contrats / appels d'offres au PAM en recueillant les informations nécessaires. Gestion des fournisseurs Utilise la compréhension de base des besoins des entreprises pour définir les exigences des fournisseurs et les critères de sélection. Produits et services / Intelligence de service Gère les produits / services en s'appuyant sur la compréhension des sources, des technologies, des propriétés et des principes / pratiques en matière de marchés publics. Systèmes et rapports Démontre une solide compréhension des systèmes d'approvisionnement, du système d'exploitation de l'entreprise et des outils pour effectuer une gamme d'analyses et générer des rapports pour stimuler la prise de décision. Éthique et conformité Tient des registres précis des activités en conformité avec les normes de conformité afin d'accroître la facilité de réponse aux demandes de vérification de base.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Education:

Avoir au moins une licence dans le domaine des achats, de la chaine d’approvisionnement ou de la logistique

Expérience: Au moins six (6) années d’expérience professionnelle dans le domaine

Langue: Bonne connaissance orale et écrite du français et de l'anglais

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

· Connaissance avérée des produits / biens / services achetés localement (p. Ex. Dons en espèces).

· Expérience dans la recherche de fournisseurs et la coordination avec les détaillants, les grossistes et les commerçants.

· Connaissance approfondie des processus d'approvisionnement et des liens avec d'autres opérations (p. Ex., Logistique).

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Type de contrat : « Fixed term» Lieu d'Affectation : Ouagadougou Durée : 12 mois

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Date limite d'application : Mardi 21 mars 2023

• Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales compétentes chargées de l'application des lois pour qu'elles prennent les mesures appropriées.
• Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l'égard de comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus de pouvoir et la discrimination.
• Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. Toute fausse déclaration concernant les informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.