Procurement Assistant

This opening expired 2 years ago. Do not try to apply for this job.

WHO - World Health Organization

Open positions at WHO
Logo of WHO

Application deadline 2 years ago: Sunday 22 Aug 2021 at 21:59 UTC

Open application form

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education. More about G-6 contracts.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Des unites d'appui a la gestion des pays (CSU) ont ete creees dans la structure organisationnelle pour aider les gestionnaires et le personnel a assumer pleinement leurs responsabilites dans l'environnement GSM et a assurer le respect des politiques, procedures, regles et reglementations organisationnelles sur toutes les questions administratives, financieres et transactions dans le contexte d'un systeme ERP (Enterprise Resource Planning).

DESCRIPTION OF DUTIES

L'assistant aux achats et aux voyages releve du responsable des operations et fournit un soutien aux gestionnaires et aux membres du personnel dans l'execution des transactions GSM dans les domaines suivants : Gestion es achats et des stocks:1. Assistant en prevision des achats; - Aider la Representation de l'OMS au Pays (WCO) a preparer ses previsions de passation des marches. Sur la base du plan previsionnel d'achat, l'assistant fournit un soutien dans l'execution des activites d'achat connexes et peut etre invite a participer avec ou a la place du superviseur aux reunions avec les fournisseurs ou les unites de programme.2. Gerer le processus de creation des fournisseurs;3. Soumettre une demande d'estimation de prix (RPE) pour les articles / services hors catalogue;- Si les prix des articles ne sont pas disponibles, ou si l'article n'est pas dans le catalogue GSM, le demandeur souleve une demande de devis via le GSM et l'assistant porte a l'attention du gestionnaire et assiste dans le processus de RPE qui suit; enregistre et classe les demandes d'estimations de prix pour des produits et services qui ne sont pas deja inclus comme article de catalogue; aide le gestionnaire a rechercher les fournisseurs des biens ou services demandes afin de s'assurer que tous les details sont disponibles pour enregistrement dans le GSM. Dans le cas d'une demande de service, les estimations de prix sont demandees pour les services et comprennent les details tels que les services requis, le montant du budget et les dates dans lesquelles les services sont requis.4. Soumettre ou reviser la demande d'achat de biens et services,- S'assure que la liste des fournisseurs / entrepreneurs selectionnes est envoyee pour la creation des fournisseurs. Propose ou aide le WCO a proposer une justification de l'acceptation d'offres qui ne sont pas les plus economiques. En cas de demandes de services externes, l'assistant aux operations assiste le gestionnaire dans l'evaluation de la demande de service sur la base des politiques de l'OMS.Accuser la reception des biens et services dans le GSM;Tenir / mettre a jour des registres de tous les articles inventoriables du WCO. Gerer l'attribution des locaux et du materiel de bureau aux membres du personnel en collaboration avec l'equipe des services administratifs;Le / la titulaire remplacera les membres de l'equipe a des postes similaires ou differents au sein du WCO.Gestion des voyages et des reunions1. Soumettre et gerer les plans de reunion dans le GSM;2. Soumettre et gerer les demandes de voyage pour les reunions et les missions officielles;3. Assurer le respect de la politique sur les voyages;4. Gerer les arrangements administratifs pour toutes les reunions et missions officielles du WCO et les plans de voyage;5. Suivre la mise en œuvre des recommandations des missions;6. Aider a la production de rapports, de statistiques et / ou de materiel d'information au besoin;7. Le / la titulaire remplacera les membres de l'equipe a des postes similaires ou differents au sein du WCO.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Le travail necessite un diplome d'etudes secondaires avec une formation aux pratiques administratives generales, l'accent etant mis sur les pratiques, les theories et les procedures en matiere de logistique, d'approvisionnement et de voyage. Une formation en logistique, fournitures / achats et voyages serait un atout Desirable: La formation aux systemes ONU / RH est un avantage. Competences averees en redaction et edition requises.

Experience

Essential: 8 ans d'experience dans des postes administratifs de preference avec plusieurs annees d'experience a l'ONU et une solide connaissance de ses regles, reglements, procedures et pratiques liees au travail. Desirable: Une experience dans d'autres domaines tels que la gestion de programme serait un atout.

Skills

Le travail necessite de maintenir a jour des connaissances sur tout changement aux SOPs. Le titulaire du poste doit egalement maintenir ses competences en informatique, y compris ses competences en systeme de gestion globale, aux normes de l'Organisation par l'auto-apprentissage ou une formation interne. La connaissance des regles, reglements, politiques et pratiques de l'OMS serait un atout.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Ensuring the effective use of resources Producing results

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French. Expert knowledge of PORTUGUESE. Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XOF 12,250,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

  • This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

  • Only candidates under serious consideration will be contacted.

  • A written test may be used as a form of screening.

  • In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

  • Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

  • Staff members in other duty stations are encouraged to apply.

  • For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

  • WHO is committed to workforce diversity.

  • WHO's workforce adheres to the WHO Values Charter and is committed to put the WHO Values into practice.

  • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

  • This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.

Added 2 years ago - Updated 2 years ago - Source: who.int