Procurement Assistant

Work Arrangement:

Job Description

Sommaire

Sous la supervision du Supply Chain Manager, Le/la Procurement Assistant est responsable de la bonne gestion de toutes les fonctions liées à l'approvisionnement au sein du bureau de l'IRC Filingué. La chaîne d'approvisionnement doit être capable d'approvisionner rapidement les Programmes en fournitures, services et équipements en conformité avec les politiques et procédures de l’organisation.

Principales responsabilités

- Veiller à ce que les demandes d’Exonérations soient soumises à temps et bien archivées ; - Veiller à ce que l'approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l'IRC et celles des bailleurs de fonds ; - Se concerter avec le service financier, le service administratif et le département des programmes pour assurer un paiement en temps voulu et des documents de support complets et vérifiables ; - Veiller à ce qu'un processus d'approvisionnement transparent et réactif soit mis en œuvre et maintenu ; - Assurer la communication courante, la coordination et la planification avec le personnel/les programmes concerné qui en fait la demande pour ce qui est de la commande et de la livraison de fournitures ; - Veiller à ce que toutes les fournitures, tous les services et équipements requis soient livrés à temps ; - Informer le Gestionnaire Achat des problèmes ou des améliorations en matière d'approvisionnement ; - Demander des cotations auprès des fournisseurs des domaines spécifiques et de façon transparente et concurrentielle ; - Toutes les autres missions ou tâches déléguées par le Responsable Achat.

Livrables escomptés

- Créer et/ou maintenir une liste complète des prix pour les marchandises, services et équipements achetés par l'IRC ; - Maintenir le système de suivi des demandes d'achat sur le logiciel d’achats d’IRC ; - Transmission des documents (Contrat, Bon de Commande …) pour approbation ; - Faire la demande de paiements des dossiers fournisseurs et transmettre à la finance pour règlement ; - Assurer l’archivage des dossiers Achat par T1.

Autres fonctions

- Se conformer aux procédures sécuritaires IRC et rapporter les informations sécuritaires portées à sa connaissance afin d’assurer un environnement sûr et sécurisé pour la mise en œuvre du programme ; - Autres tâches additionnels affecté par le superviseur. -

Qualifications

- Avoir un diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine logistique ou équivalent ; - Avoir deux ans d'expérience dans l'approvisionnement, dont au moins un an à un poste similaire ; - Avoir une bonne connaissance des procédures et pratiques génériques en matière d'approvisionnement (une expérience au sein de l'IRC ou d'une autre ONG est un plus) ; - Connaissance de la législation/des principales réglementations locales imposées par les bailleurs de fonds souhaitée ; - Titulaire d'un permis de conduire en cours de validité ; - Bonne connaissance de l'anglais oral et écrit ; - Solides compétences en mathématiques ; - Maîtrise de l'outil informatique, notamment des tableurs.

Caractéristiques personnelles :

- Parfaite intégrité personnelle ; - Attention au détail ; - Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples ; - Esprit d'équipe et aptitudes en résolution de problèmes.