Procurement Assistant

Contract

This is a GS-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,545 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Background

Sous la tutelle et la supervision directe de l’Associé à l'Administration, l’Assistant(e) aux achats et à l’administration est chargé(e) de fournir les services d’achats tout en assurant la qualité et la précision du travail. L’Associé des Achats est chargé de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client, et conforme aux règlements et procédures de la Section. L'Assistant aux Achats er a l’Administration collabore étroitement avec les équipes des opérations, des programmes et des projets au niveau du bureau régional, au niveau du CO, du siège du PNUD en vue de résoudre des problèmes financiers complexes et de pourvoir des informations

Duties and Responsibilities

Assure la gestion et la mise en place des stratégies opérationnelles avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants:

• Stricte conformité des activités d’achat avec les règles, régulations, politiques et stratégies des NU et du PNUD ; mise en place d’un système de contrôle effectif interne, du fonctionnement adéquat d’un système de gestion d’achat orientée vers la clientèle
• Conception d’une carte perceptuelle de procédures d’opérations d’achat du bureau et élaboration du contenu des procédures d’Opérations Minimales Internes (SOPs) en matière d’Achat, de Logistique et de voyages, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau

Organise des procédures d’achat pour le bureau, les projets NIM/DIM et sur requête des autres agences en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants:

• réparation du plan d’achat pour le bureau et de suivi de son exécution ;
• Organisation des procédures d’achat y inclus la préparation et la conduite des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation préliminaire ;
• Préparation des Ordres et Contrats d’achat en et hors Atlas, préparation des Ordres d’achat périodiques pour le contrat de louage d’ouvrage, la création des distributeurs automatiques en Atlas, maintien du système d’archivage pour l’unité. Profil de « buyer » dans Atlas;
• Mise en place d’un système de contrôle interne qui s’assure que les Ordres d’achat sont dûment préparés et expédiés. Les actions correctives en temps opportun sur les POs compte tenu des erreurs de vérification du budget et d’autres problèmes
• Préparation des factures de recouvrement des coûts en Atlas pour les services fournis par le PNUD à d’autres Agences.

Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement en mettant l'accent sur la réalisation du résultat suivant :

• Mise à jour du fichier de fournisseurs.

Assure le contrôle adéquat de l’actif du bureau régional avec un accent particulier sur la réalisation des objectifs suivants :

• Préparation des rapports d’inventaire ;
• Mise en place d’un contrôle d’Inventaire et de vérification physique au sein du bureau.

Assure l’organisation des services logistiques et de voyages avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants :

• Organisation des voyages y inclus l’achat des billets, les calculs des DSA, la préparation des « Purchase Order » ; les arrangements relatifs aux expéditions/fret ; l’entretien des véhicules ; les arrangements liés à l’utilisation/location de salles de conférence (séminaires/ateliers…) ;
• Organisation des ateliers, formations et de toute la logistique y afférente pour les programmes régionaux à Dakar et les autres programmes régionaux du RSC à Addis

Assure la facilitation du développement et du partage des connaissances au sein du hub du bureau régional avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants :

• Organisation et participation à des formations sur l’achat en faveur du personnel des opérations
• Contributions significatives aux réseaux de connaissances et communautés de pratiques.

Competencies

Expected Demonstration of Competencies

Core : Full list of UNDP Core Competencies.

Atteindre les résultats

NIVEAU 1 : Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.

Penser de manière innovante

NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, il résout les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations.

Apprendre en continuellement

NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d'information.

S'adapter avec agilité

NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible.

Agir avec détermination

NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de s'exprimer calmement face à l'adversité, confiant

S'engager et s'associer

NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives.

Favoriser la diversité et l'inclusion

NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, fait face à la discrimination

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Thematic Area

Name

Definition

Procurement

Sourcing

• Capacité à trouver, évaluer et engager des fournisseurs de biens et de services

Procurement

Financial Analysis

• Connaissance de l'évaluation des entreprises, des projets, des budgets et d'autres transactions financières afin de déterminer leur performance et leur adéquation.

Procurement

Data Management

• Connaissance du traitement, du stockage et de la validation des données relatives aux achats.

Procurement

Procurement Management

• La capacité d'acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d'une source extérieure.

Business Management

Customer

Satisfaction/Client Management

• Capacité à réagir de manière opportune et appropriée avec un sens de l'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre.
• Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle
• Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients.
• Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations des clients.

Business Management

Communication

• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l'écrit qu'à l'oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public.
• Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés.

Business Management

Working with Evidence and Data

• Capacité à inspecter, nettoyer, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d'étayer des conclusions et de soutenir la prise de décision.

Required Skills and Experience

Education

• Education Secondaire avec formation spécialisée en achat ou en logistique ;
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, finances, économie ou équivalent sera pris en considération, mais ce n'est pas une obligation.
• Des certificats professionnels IATA seraient un atout ;

• Programme de certification de Procurement du PNUD

  Experience, Knowledge, and Skills

• Un minimum de 5 ans (avec un diplôme de fin d'études secondaires) ou de 2 ans (avec une licence) d'expérience administrative pertinente et progressivement responsable est exigé aux niveaux national et international.

• Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de bases de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que les ERP.
• Avoir une connaissance avancée des systèmes d’achat informatisés, et une expérience dans le traitement des systèmes de gestion Web ;
• La connaissance des plateformes de réservation de billets en ligne serait un atout.

Language Requirements

• Maîtrise du Français à la fois orale et écrite, est nécessaire ;
• Connaissance pratique de l’Anglais est un atout.