Procurement & Administrative Associate

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Le Bureau régional Multisectoriel de l'UNESCO pour l'Afrique de l’Ouest à Dakar est chargé de la mise en œuvre de plusieurs programmes, projets des secteurs de l'éducation, la science, la culture, la communication, les sciences sociales et humaines. Pour aider à l'atteinte des résultats, le secteur de l'Administration apporte un soutien soutenu aux différents secteurs qui exécutent entre autres plusieurs projets.

Sous la supervision quotidienne du Chargé (e) de l'Administration et des Finances, l’Associé (e) à l’Administration et aux Achats appuiera le Bureau dans les procédures d’achat et d’acquisition de biens et services dans le cadre de plusieurs projets, sera responsable de l'exécution d'un large éventail de services financiers et de processus administratifs au sein du Bureau régional Multisectoriel de l'UNESCO pour l'Afrique de l'Ouest à Dakar.

Achats : Gérer les processus d'approvisionnement pour le Bureau Régional Multisectoriel de l’Afrique de l’Ouest. :

• Consolider et finaliser les plans d'approvisionnement pour les programmes/projets et surveiller leur mise en œuvre ;
• Examiner les demandes d'approvisionnement et lancer les procédures d'approvisionnement pour l'équipements, les fournitures et les prestations de services en tenant compte des règlements et procédures de l’UNESCO et des facteurs spécifiques liés aux projets.
• Organiser et examiner les processus d'approvisionnement, y compris la préparation de documents de demande de devis (RFQ), d'invitation à soumissionner (ITB) ou de demande de propositions (RFP), la réception de devis, soumissions ou propositions, et leur évaluation préliminaire ;
• Contribuer à assurer la conformité des avis d’achat, des annonces et de la diffusion des appels d’offres ou des demandes de proposition et assurer le suivi des réponses et des ouvertures des offres et propositions
• Fournir l’assistance technique pour toutes les catégories de contrats (par exemple : achat de biens, travaux ou de services, accords de partenariat d’exécution (IPA), et autres formes d’accords contractuels nécessaires à la mise en œuvre du projet d’appui à la production et diffusion des ressources éducatives et à d’autres projets.
• Maintenir un système de suivi pour le contrôle des activités d’achat et de logistique à surveiller pendant l’exécution des contrats.

Finance et Administration:

• Surveiller la situation financière et, sous la direction du Chargé (e) de l'Administration et des Finances, mettre en place des mécanismes de contrôle pour les projets de gestion / développement ;
• Assurer le suivi des contrats et des paiements
• Assurer la certification dans les limites du plafond autorisé délégué par le directeur financier et s'assurer que les transactions financières sont conformes aux règles, règlements, politiques et procédures ;
• Assurer l'enregistrement comptable des opérations en temps opportun et le traitement des factures des fournisseurs dans le système ;
• Assurer la vérification des rapports financiers ou des services rendus avant tout paiement.
• Participer à la préparation de l'audit des projets. Suivre et / ou prendre des mesures, en appui au Chargé (e) de l'Administration et des Finances sur les recommandations de l'audit pour assurer la mise en œuvre des actions correctives ;

Voyage (missions et réunions):

• Assister tous les services du personnel tels que les voyages et les missions, le calcul des DSA et les demandes de remboursement ;
• Appuyer l’organisation des réunions : conformité et ajustement des budgets.

Responsabilité (F) Communication (F) Innovation (F) Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F) Planification et organisation (F) Culture du résultat (F) Travail en équipe (F)

Abilités et Compétences - Solides compétences en matière d’analyse et de résolution de problèmes, ainsi que la capacité à fixer des priorités, à interpréter les règles et les directives administratives, à analyser et à évaluer les questions courantes et non courantes. - Faire preuve d’un sens élevé d’intégrité, de discrétion et de confidentialité. - Bonnes connaissances en gestion de projets. - Être capable de mener plusieurs tâches de front et à respecter les délais. - Bonnes compétences dans l’utilisation des logiciels de passation de marchés et de gestion financière, y compris les applications logicielles MS Office et les systèmes ERP similaires à SAP.

• dans la passation de marchés de services complexes avec un portefeuille de projets très diversifié.
• en matière de contrats, d’obligations légales et détenir une vaste expérience des activités administratives et opérationnelles.
• dans le domaine de l'administration, de la gestion du budget, des finances, de la comptabilité ou dans des domaines connexes

You can check full entitlements at the duty station at https://app.unv.org/calculator.

The complete UN Volunteer Conditions of Service is available at https://explore.unv.org/cos.