PRESTATAIRE OFFICER FINANCE PAIEMENTS CASH ET INTEGRA BAMAKO

Job Description

Le prestataire aura la charge pendant 3 Mois d’appuyer le département Finance dans les activités de Paiements CASH et Intégra à Bamako.

Gestion des transactions en espèces :

- S’assurer que tous les paiements en espèce émis à Bamako sont correctement documentés et autorisés, conformément aux politiques IRC, tout en veillant aux seuils (max./min.) établis ; - S’assurer que les demandes paiement (PMNT) sont signés et conformes aux procédures et politiques IRC ; - Enregistrer journalièrement les transactions réglées en espèces dans le journal de caisse adéquat ; - Suivre la liquidation des avances de Bamako ; - Préparer les rapprochements des caisses à la fin de chaque journée. Informer son superviseur des écarts éventuels, et proposer des ajustements ; - Informer sur superviseur des besoins de cash à temps pour assurer l’approvisionnement de la caisse après vérification du solde minimum ; - Mettre à jour le BvA lors de l’exécution des paiements bancaires de façon systématique ; - Assurer que toutes les transactions en espèces sont correctement enregistrées, imputées et classées. Chaque document doit être tamponné : Reçu ou Payé par IRC ; - Effectuer un comptage physique mensuel pour chaque caisse de Bamako et soumettre au Responsable Trésorerie pour contre-signature ; - Simuler l’importation des journaux de caisse en début de mois avant transmission au Responsable Trésorerie (corriger les codes comptables + T codes si besoin + libellés des écritures) ;

Integra :

- Documenter et soumettre les demandes de paiement dans le système INTEGRA conformément aux exigences du siège ; - Suivre les demandes de paiement dans le système INTEGRA et faire remonter toute anomalie ;

Classement :

- Assister le Département Finance en cas d’audit ; - Avant tout classement, assurer que les documents de paiement sont tamponnés ; payés et portent la référence de caisse ou banque correspondante ; - Etablir et maintenir un système de classement bien organisé qui facilite la recherche des pièces au besoin et pendant les audits ; - Faire le scanne des dossiers pièces comptables et le sauvegarder dans le dossier Box de la base.

Autres tâches :

- Détenir les clés des caisses Bamako en un lieu sécurisé ; - Assurer au sein du département Finance le dispatching des PMNT selon la matrix d’autorisation des signataires ; - Préparer les demandes de paiement pour le département sur demande du superviseur ; - Effectuer au besoin des missions périodiques sur le terrain ; - Communiquer régulièrement avec tous staff des autres départements et du terrain ; - Assurer le suivi des dossiers (réception, répartition entre signature et suivi au niveau de l’approbation. - Assurer l’enregistrement des courriers de la finances.

Devoirs communs :

- Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ; - Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ; - Obligation de signaler toute violation de la procédure IRC

Qualifications

- Bac + 2/3 en Comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent. - Expérience d’au moins une année dans une fonction similaire - Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ; - Excellente faculté d’organisation, de gestion du temps de rigueur et de précision ; - Très bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ; - Excellente maitrise de Excel ; - Discrétion ; - Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ; - Travail en équipe et facilitation des solutions ; - Capacité de communiquer efficacement avec le personnel du programme et la direction