Philately Assistant/Philately and International Reply Coupons (IRCs) Assistant

Mid Logistics & Procurement

Overview

Assist in the management of philatelic items and IRCs processes

You have:

• Scolarité secondaire ou équivalente dans le domaine commercial ou technique.
• Expérience de trois années en tant qu'employé ou assistant dans des tâches administratives et/ou techniques.
• Très bonne connaissance des logiciels Word et Excel.
• Bonne connaissance du circuit de circulation et des bonnes pratiques relatives aux CRI.
• Sens pratique de l'organisation et rigueur.
• Qualités d'appréciation des valeurs fiduciaires.
• Curiosité et intérêt marqué pour la philatélie.

Contract

This is a G-4 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 4 years of experience, depending on education. More about G-4 contracts.

Org. Setting and Reporting

Il s'agit d'un poste vacant de la catégorie des services généraux pour lequel les procédures de recrutement local s'appliquent, conformément au Statut du personnel du Bureau international de l'Union postale universelle. Les candidats sont seuls responsables des frais de voyage et autres dépenses encourues pour participer à la procédure de recrutement ou, une fois sélectionnés, pour accepter la nomination. Les membres du personnel soumis au recrutement local ne peuvent prétendre aux indemnités et avantages exclusivement applicables au recrutement international. Avec ses 192 pays-membres, l'Union postale universelle (UPU), agence spécialisée des Nations Unies, est le principal forum de coopération entre les acteurs du secteur postal. forum de coopération entre les acteurs du secteur postal. Elle contribue à assurer un véritable réseau universel de produits et de services modernes. de produits et de services.

Responsibilities

Sous la supervision du spécialiste «Coupons-réponse internationaux», l’assistant «Philatélie et coupons-réponse internationaux» procède à la réception, au contrôle et à la destruction des coupons-réponse internationaux (CRI) échangés ou invendus Sous la supervision de l’assistant du programme «Philatélie et coupons-réponse internationaux» l’as¬sistant «Philatélie et coupons-réponse internationaux» procède à la gestion de la collection philaté¬lique de l’UPU 1. Coupons-réponse internationaux – Réceptionner les CRI échangés ou invendus destinés à être remboursés par l’UPU – Vérifier la présence et le contenu des bulletins de commande (modèle CN 03) lors de la réception des colis – Procéder au comptage des CRI reçus à l’aide du lecteur spécifiquement conçu à cet effet – Vérifier régulièrement le bon fonctionnement technique des parties sensibles du lec¬teur et alerter le spécialiste «Coupons-réponse internationaux» en cas de dysfonc¬tionnement – Effectuer la destruction des CRI traités 2. Gestion de la collection philatélique de l’UPU/coffre – Assister le Chef du programme «Philatélie et coupons-réponse internationaux» dans la tenue des collections de timbres (collections A + B) – Contribuer à assurer l’intégration dans la collection des timbres et produits phila-téliques mis en circulation et échangés par l’UPU (art. 06.002 du Règlement de la Convention postale universelle) – Contribuer à l’enregistrement des entrées et à la mise à jour de la base de données (inventaire) – Contribuer au classement des timbres-poste et des produits philatéliques (blocs-feuillets, carnets, vignettes, etc.) dédiés à la collection de l’UPU (collections A + B) – Participer à la gestion des collections des CRI de l’UPU (tri, intégration, classement/ archivage et inventaire) – Alerter sur tout dysfonctionnement constaté relatif à la sécurité du coffre selon la procédure en vigueur 3. Autres tâches – Assurer le rôle de point de contact vis-à-vis des Pays-membres en cas de litige au comptage (CRI) – Déclencher la production des CRI commandés et payés auprès de l’imprimeur lors de l’absence du spécialiste «Coupons-réponse internationaux» – Contribuer à la préparation des expositions philatéliques: • Collaborer aux montages des expositions tenues dans le bâtiment • Assurer l’entretien mécanique du matériel destiné aux expositions philatéliques • Contribuer à l’inventaire annuel du matériel destiné aux expositions philatéliques

Competencies

Professionnalisme: Assume la responsabilité de ses actes et décisions ainsi que de leurs conséquences. Fournit des résultats de haute qualité. Suscite le changement et des améliorations en recherchant en permanence de nouveaux moyens de positionner l’organisation sur la voie du succès. Veille à ce que les connaissances et les enseignements soient mutualisés au sein de l’organisation et encourage les membres du personnel à apprendre les uns des autres. Éthique: S’assure que les opinions et convictions personnelles ne compromettent pas le respect des principes éthiques. Comprend la nature du cadre professionnel, éthique et juridique de l’UPU et se comporte en conséquence. N’abuse ni du pouvoir ni de l’autorité que lui confèrent ses fonctions. Respecte les engagements pris envers les partenaires internes et externes ainsi que les promesses leur ayant été faites. Fait rapidement face aux comportements non professionnels ou non éthiques et prend immédiatement les mesures appropriées. Respecte la confidentialité et traite les informations sensibles avec discrétion Collaboration/esprit d’équipe: Collabore avec les membres de l’équipe pour obtenir des résultats. Respecte les autres membres de l’équipe, indépendamment de leur genre, culture, éducation ou religion. Demande de l’aide en cas de besoin pour atteindre les objectifs fixés. Échange des informations sur les questions susceptibles d’affecter l’équipe et respecte la confidentialité. Accepte la responsabilité collective des succès et des échecs de l’équipe. Responsabilité/souci du résultat: Cherche à obtenir les résultats escomptés dans les délais convenus. Effectue le travail de manière compétente, avec un minimum de supervision, même sous pression et avec des priorités qui changent constamment. Informe les supérieurs hiérarchiques des difficultés rencontrées et des solutions trouvées. Les compétences associées au travail: Sens pratique de l’organisation, rigueur Qualités d’appréciations des valeurs fiduciaires Curiosité et intérêt marqué pour la philatélie

Education

Études secondaires ou équivalentes dans le domaine commercial ou technique

Job - Specific Qualification

Sens pratique de l’organisation, rigueur is required Qualités d’appréciations des valeurs fiduciaires is required Curiosité et intérêt marqué pour la philatélie is required

Work Experience

Expérience de trois années en tant qu'employé ou assistant dans des tâches administratives et - ou technique is required Très bonne connaissance des logiciel Word et Excel is required Bonne connaissance du circuit de circulation et des bonnes pratiques relatives aux CRI is required

Languages

Professionnalisme : Assume la responsabilité de ses actes et de ses décisions, ainsi que de leurs conséquences. Produit et fournit des résultats de haute qualité. Favorise le changement et l'amélioration, en recherchant continuellement de nouveaux moyens de positionner l'organisation sur la voie de la réussite. Veille à ce que les connaissances et l'apprentissage soient partagés au sein de l'organisation et encourage le personnel à apprendre les uns des autres. Éthique : Veille à ce que ses opinions et convictions personnelles ne compromettent pas les principes éthiques. Comprend le cadre professionnel, éthique et juridique de l'UPU et s'y conforme. N'abuse pas du pouvoir ou de l'autorité que lui confèrent ses fonctions. Respecte les engagements et les promesses faites aux partenaires internes et externes. fait face rapidement aux comportements non professionnels ou contraires à l'éthique et prend immédiatement les mesures qui s'imposent. Préserve la confidentialité et traite les informations sensibles avec discrétion. Travail d'équipe : Travaille en collaboration avec les membres de l'équipe pour obtenir des résultats. Respecte les autres membres de l'équipe, quel que soit leur sexe ou leur origine culturelle, éducative ou religieuse. Demande de l'aide si nécessaire pour atteindre les objectifs fixés. Partage les informations sur les questions susceptibles d'affecter l'équipe et respecte la confidentialité. Accepte la responsabilité conjointe des succès et des échecs de l'équipe. Se concentrer sur les résultats : S'efforce d'obtenir les résultats escomptés dans les délais convenus. Assure une prestation compétente avec une supervision minimale, même sous pression et avec des priorités en constante évolution. Tient ses supérieurs informés des difficultés rencontrées et des solutions trouvées.

Assessment

Les candidats serons contactés directement si ils sont sélectionnés pour le test écrit. Des tests/entretiens supplémentaires peuvent être utilisés comme forme de sélection

Special Notice

Salaire annuel : (net d'impôts) : 71'936 CHF Type de contrat : Nomination à durée déterminée (Non Core) Durée du contrat : un an Date prévue pour la prise de fonction : Dès que possible Il s'agit d'un poste non cadre, soumis à l'intégralité des «Règles régissant l'emploi des personnels non cadres» Le candidat retenu sera affilié à la Caisse de prévoyance de l'UPU et bénéficiera, ainsi que les personnes à sa charge, d'une assurance-maladie et accidents Il s'agit d'un contrat d'un an renouvelable si les services fournis sont toujours désirés, si les fonds sont disponibles et/ou si le fonctionnaire donne pleine satisfaction. Toutefois, la nomination à ce poste n'entraîne aucune extension ou prolongation ou conversion automatique quelle qu'elle soit du contrat Le français est la langue officielle de l'UPU. L'anglais et le français sont les langues de travail du Bureau international de l'UPU. Les candidats peuvent être pris en considération pour d'autres postes similaires (pour une période n'excédant pas un an). Les candidats doivent s'assurer qu'ils fournissent des coordonnées pertinentes afin qu'ils puissent être contactés à tout moment. de pouvoir être contactés à tout moment, afin d'éviter qu'ils ne soient exclus du processus de sélection. L'UPU s'engage à encourager la diversité au sein de son personnel. Les candidats intéressés issus de groupes minoritaires et/ou handicapés sont encouragés à postuler. Toutes les candidatures seront traitées sur un pied d'égalité et dans la plus stricte confidentialité.

United Nations Considerations

According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment. Reasonable accommodation may be provided to applicants with disabilities upon request, to support their participation in the recruitment process. By accepting a letter of appointment, staff members are subject to the authority of the Secretary-General, who may assign them to any of the activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). Further, staff members in the Professional and higher category up to and including the D-2 level and the Field Service category are normally required to move periodically to discharge functions in different duty stations under conditions established in ST/AI/2023/3 on Mobility, as may be amended or revised. This condition of service applies to all position specific job openings and does not apply to temporary positions. Applicants are urged to carefully follow all instructions available in the online recruitment platform, inspira, and to refer to the Applicant Guide by clicking on “Manuals” in the “Help” tile of the inspira account-holder homepage. The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application. Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

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Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: careers.un.org