Pasantía en Registro y Mantenimiento de Archivo (x2)

Overview

Support the Administration and Human Resources units.

You have:

• Must be a recent graduate or a student with at least 2 years of university studies in a relevant field.
• Ability to manage technology, particularly MS Office.
• Excellent attitude and ability to work in a team environment.
• Ability to read, write, and speak in Spanish and English.

Hardship Level (not applicable for home-based)

A (least hardship)Family Type (not applicable for home-based)

FamilyStaff Member / Affiliate Type

InternshipTarget Start Date

2024-06-15Job Posting End Date

May 30, 2024Terms of Reference

IMPORTANT INFORMATION:

• This position is advertised to internal and external applicants. Candidates must be legally present in México at the time of application, recruitment, and hire. Only Mexicans or candidates holding a permanent residency or valid work permit in México will be considered eligible.

• Recruitment as a UNHCR staff member and engagement under a UNHCR affiliate scheme or as an intern, is subject to proof of full vaccination against COVID-19, independently of contract type and duration. The selected candidate(s) will be required to provide the proof of vaccination prior to recruitment.

• Applications are encouraged from all qualified candidates without distinction on the grounds of race, colour, sex, national origin, age, religion, disability, sexual orientation and gender identity.

• Only short-listed candidates will be notified. The recruitment process might include written test and/or oral interview for this job opening. No late applications will be accepted.

• UNHCR does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview meeting, processing, training or any other fees).

• This position is offered under an Internship contract until 31/12/2024 with the possibility of extension.

Unidades de Administración (1) y Recursos Humanos (1)

ACNUR, la Agencia de las Naciones Unidas para los Refugiados, ofrece 2 pasantías de tiempo completo en las Unidades de Administración y Recursos Humanos en la sede de ACNUR Ciudad de México.

Fundada en diciembre de 1950, ACNUR es una organización mundial dedicada a salvar vidas, proteger los derechos y construir un futuro mejor para los solicitantes de asilo, refugiados, retornados, comunidades de desplazados internos y apátridas. Cada año, millones de hombres, mujeres y niños se ven obligados a huir de sus hogares para escapar de conflictos y persecuciones. ACNUR opera actualmente en más de 130 países, utilizando su larga experiencia para proteger y atender a millones de personas.

Título: Pasantía en Registro y Mantenimiento de Archivo Duty Station: Ciudad de México Duración: 6 meses Tipo de contrato: Pasantía Fecha de inicio: 1 de junio

Contexto Organizacional ACNUR, la Agencia de las Naciones Unidas para los Refugiados, ofrece una pasantía con las Unidades de Administración y Recursos Humanos, en la Ciudad de México. Esta interesante pasantía es una oportunidad única para ganar experiencia laboral con el ACNUR, en el campo de gestión de documentos y análisis de la información, para apoyar las iniciativas del ACNUR en todo el mundo.

La Posición El objetivo general de la pasantía en Registro y Mantenimiento de Archivo consiste en brindar apoyo para la operación de las áreas de Administración y Recursos Humanos; administrando, organizando y sistematizando información en la Oficina del ACNUR en Ciudad de México, México. La persona seleccionada será asignada a las Unidades de Administración (1) y de Recursos Humanos (1) por un periodo inicial de 6 meses. Estamos buscando a un/a joven profesional, dinámicx y capacitadx, que cuente con pensamiento analítico y alguna experiencia en el mejoramiento de los procesos de mantenimiento de archivos. La persona ideal, debe ser autónoma, orientada a resultados, altamente motivada además de contar con fuertes habilidades para trabajar en equipo.

Deberes y responsabilidades Bajo la guía de la Oficial de Administración y la Oficial de Recursos Humanos respectivamente, el/la Pasante en Registro y Mantenimiento de Archivo deberá apoyar en:

Pasantía de Administración:

• Mantener los registros de la unidad de trabajo, crear archivos para correspondencia, informes y archivos confidenciales; • Organizar y reenviar registros de archivos enviados y mantener su registro; • Actualizar el sistema de archivo de la unidad y codificar material relacionado con la variedad de temas; • Vincularse con otras unidades de ACNUR según las instrucciones de la supervisora; • Digitalización de documentos; • Asegurar que se mantenga un sistema ordenado y sistemático de archivo para su uso oportuno; • Seguir la política de archivos de ACNUR y hacer recomendaciones relativas a la organización del sistema de archivo; • Organizar, almacenar, conservar, proteger y eliminar los registros de la oficina de acuerdo con los procedimientos y lineamientos de Registros y Archivos del ACNUR;

Pasantía de Recursos Humanos:

• Organizar la paquetería de reclutamiento (CAR´s, Interview Report, PHF, pruebas escritas y documentación en general del proceso de reclutamiento) así como digitalizarlos para su conservación y difusión cuando sea necesario. • Organizar las carpetas digitales y asegurarse que la documentación se encuentre ordenada y completa. Dar seguimiento a los archivos faltantes. • Archivar documentos en el archivo físico e ingresar información en las bases de datos. • Asegurar que se mantenga un sistema de archivo ordenado y sistemático (activo y pasivo) para la recuperación eficiente y oportuna de los archivos. • Asegurarse que el movimiento de archivos nuevos se registre correctamente. • Asegurar el mantenimiento general y el buen funcionamiento del sistema de archivo de la Unidad; disposición física, limpieza, así como tomar las acciones necesarias para garantizar la integridad y seguridad de los archivos.

Cualificaciones mínimas requeridas Para ser considerado para la pasantía los candidatos deben cumplir los siguientes requisitos: • Ser recién graduado (haber finalizado sus estudios al menos 2 años antes) o ser estudiante de licenciatura en una universidad o centro de enseñanza superior acreditado por IAU/UNESCO; • Haber completado al menos dos años de estudios universitarios en Bibliotecología, Archivología, Administración, o áreas afines.

NOTE: Las personas cuyo padre, madre, hijo, hija, hermano o hermana sean miembros del personal de ACNUR, incluidas las personas con contrato Temporal o de Afiliado, no son elegibles para pasantías.

Cualificaciones y competencias deseables • Manejo de tecnología MS Office. • Excelente actitud y capacidad para trabajar en equipo. • Hablar, leer y escribir en español e inglés.

Condiciones Se trata de una pasantía de tiempo completo con un horario de 8:30 am a 17:00 pm de lunes a jueves y de 9:00 am a 14:30 pm los viernes (35 horas semanales). El candidato seleccionado será asignado para apoyar al equipo en la Ciudad de México. Allowance: Los pasantes que no reciban apoyo financiero externo recibirán un subsidio para ayudar a cubrir parcialmente los gastos de alimentación, transporte local y manutención.

Como aplicar Los candidatos interesados deben aplicar a través de www.unhcr.org/careers.html dar clic en vacntes y buscar el JR. La fuerza laboral del ACNUR se compone de diversas nacionalidades, culturas, idiomas y opiniones. El ACNUR busca mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades y un entorno laboral inclusivo para toda su fuerza laboral. Se alienta a recibir solicitudes de cualquier candidato/a calificado/a sin distinción por motivos de raza, color, sexo, nacionalidad, edad, religión, discapacidad, orientación sexual o identidad de género.

ACNUR no cobra honorarios en ninguna fase de su proceso de contratación (solicitud, entrevista, reunión, viaje, tramitación o formación.

Recibimos con satisfacción las solicitudes de candidatos de origen refugiado o apátrida.Standard Job Description

Required Languages

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Desired Languages

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Additional Qualifications

Skills

Education

Certifications

Work Experience

Other information

This position doesn't require a functional clearance Home-Based

No

Apply now

Potential interview questions

Added 2 years ago - Updated 1 year ago - Source: unhcr.org