Operations Officer, NOA, FT, Position, Parakou, Benin

Contract

This is a NO-1 contract. This kind of contract is known as National Professional Officers. It is normally only for nationals. It's a staff contract. More about NO-1 contracts.

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour leur sauver la vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

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Pour chaque enfant, un défenseur

L'administrateur (trice) Chargé (e) des opérations est placé (e) sous la supervision du Spécialiste des Opérations du bureau de l’UNICEF Benin.

Il offre un soutien au superviseur et aux collègues du bureau dans l'administration et l'exécution activités administratives et initiatives techniques et professionnelles en gestion des services administratifs. Il veille à l’application des règles, politiques et procédures de l'UNICEF en matière administrative dans l'exercice de ses fonctions. Il tient compte des recommandations spécifiques sur l'amélioration des systèmes et des contrôles internes, la planification, la restructuration et la résolution de problèmes délicats, en tenant compte des conditions prévalant dans la localité.

Comment pouvez-vous faire la différence ?

L'administrateur (trice) Chargé (e) des opérations est placé (e) sous la supervision du Spécialiste des Opérations. Il aura pour tâches :

1. Planification et gestion administratives (Politique, procédures et stratégies)

• S’assurer de l'application correcte et cohérente des politiques et procédures dans les fonctions administratives qui lui sont assignées, en fournissant des orientations et un soutien au bureau national ou à l'antenne, le cas échéant.
• Contribuer à la planification stratégique et au suivi des questions administratives au niveau du bureau, le cas échéant. Apporter une contribution pratique à la mise en œuvre des lignes directrices administratives, en étroite coordination avec le chef de bureau, le personnel opérationnel et le superviseur.
• Soutenir le superviseur et le chef de bureau, et informer le personnel sur les politiques, règles et procédures administratives. Mettre en œuvre l'application et l'interprétation appropriées des procédures, règles, et politiques administratives.
• Informer et aider le personnel entrant et sortant sur les procédures et exigences administratives de base.
• Formuler des recommandations spécifiques sur l'amélioration des systèmes et des contrôles internes, la planification, la restructuration et la résolution de problèmes délicats, en tenant compte des conditions prévalant dans la localité.
• Tenir le superviseur informé des problèmes potentiels, identifier et recommander des solutions. Préparer des rapports sur des questions administratives, le cas échéant.
• Fournir un soutien et des services administratifs au bureau national et des zonez et aux bureaux extérieurs, le cas échéant, y compris la préparation et le financement des contrats de service, la préparation des PGM pour toutes les fournitures administratives et l'orientation sur les procédures administratives.
• Entreprendre des missions sur le terrain pour examiner les dispositions administratives et formuler des recommandations appropriées, le cas échéant.

2. Controle des comptes****:

• Traiter en temps opportun les paiements (demandes de remboursement de frais de voyage, fonds de pension, avances aux gouvernements, etc.), les écritures de journal et autres transactions financières

• Veiller au respect des limites budgétaires administratifs

• Recommander et préparer des estimations sur les besoins en locaux, fournitures et équipements du bureau à des fins de préparation du budget.

• Assister les bureaux de zone dans la mise en place et le maintien des services administratifs.

3. Soutien et services administratifs

• Assurer et améliorer le soutien administratif et les services de bureau, y compris la gestion de l'espace, les services de transport, l'utilisation et l'entretien des véhicules, l'équipement, l'organisation de conférences et de voyages, la reproduction de documents, les communications, les services de courrier et de livraison, les achats locaux et le paiement des factures des services d'utilité publique.
• Veiller à la fourniture rapide et rentable de services de bureau de base, y compris la gestion de l'espace, l'équipement, les communications et la sécurité, afin d'améliorer la sécurité et la productivité du personnel.
• Soutenir les approches de l'équipe de gestion des opérations inter institutions visant à améliorer les services communs des Nations unies afin de gagner en efficacité et en efficience.
• Aide à négocier et à gérer les questions relatives aux locaux, aux services publics et aux services avec les fournisseurs et les agences.

4. Gestion des biens

• Soutenir la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et des véhicules, en mettant à jour l'inventaire des articles, en tant que membre d'office du comité de contrôle des biens, le cas échéant.
• Aider le superviseur à soumettre les dossiers au comité de contrôle des biens immobiliers et à rédiger les procès-verbaux des réunions.
• Aider le superviseur à mettre en œuvre les recommandations du comité de contrôle des biens approuvées par le chef de bureau.
• Contrôler et superviser l'utilisation adéquate et appropriée des fournitures. Veiller ce que toutes les transactions administratives et tous les arrangements relatifs aux contrats soient conformes aux politiques, procédures, règles et règlements applicables.
• Assurer l'entretien et le gardiennage des locaux

5. Arrangement et contrôle des contrats

• Promouvoir une culture d'éthique et de comportement les plus élevés dans la gestion des ressources de l'UNICEF.

• Veille à ce que toutes les transactions administratives et les dispositions contractuelles soient conformes aux politiques, procédures, règles et règlements applicables.

• Participe à l'examen des dispositions contractuelles relatives à l'appui administratif (c'est-à-dire messagerie, entretien des locaux, appui administratif auxiliaire, entretien des véhicules, entretien des équipements, etc.) pour s'assurer que les conditions de tous les contrats sont respectées par les prestataires de services. Propose au superviseur tout changement qui pourrait s'avérer nécessaire.
• Appuyer les initiatives d'amélioration des connaissances, en institutionnalisant et en partageant les pratiques exemplaires et les leçons apprises.
• Recommander des améliorations aux processus et aux procédures pour améliorer la productivité et le rendement, y compris la mise en œuvre de stratégies de réduction des couts.
• Participer ou organiser des activités de formation et d'apprentissage pour renforcer les capacités du personnel et des partenaires.

6. Partenariat, coordination et collaboration

• Selon les besoins, sous la direction du superviseur, collabore avec d'autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre sur des questions administratives, y compris l'échange d'informations et l'harmonisation.

Résultats attendus

• L'interprétation et l'application appropriées de la politique et des procédures administratives sont mises en œuvre en temps utile pour soutenir les opérations au niveau du pays.
• La préparation et l'exécution du budget sont correctement administrées, suivies et contrôlées dans le domaine de la gestion et des services administratifs.
• La gestion des fournitures et l'amélioration des services d'appui administratif sont assurées en temps utile et de manière efficace, ainsi que les dispositions en matière de sécurité sont bien établies pour renforcer la sûreté et la sécurité.
• La gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau, des véhicules et d'autres biens est assurée de manière efficace.
• Toutes les transactions administratives et les dispositions contractuelles satisfont aux exigences stipulées et sont conformes aux politiques, procédures, règles et règlements applicables.
• Les capacités du personnel sont renforcées par des programmes actifs d'apprentissage et de développement du personnel dans le domaine de la gestion et des services administratifs.
• Des relations de travail efficaces sont maintenues avec les autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre.
• Toutes les autres responsabilités et tous les autres services de gestion administrative qui lui sont confiés sont exercés et fournis de manière efficace.

Pour assumer ce rôle et être considéré comme un défenseur des droits de chaque enfant, vous devez avoir :

Education :

• Diplôme universitaire en sciences sociales, en gestion d'entreprise, en administration, en finance ou dans tout autre domaine disciplinaire pertinent, ou 2 années supplémentaires d'expérience professionnelle peut être accepté en lieu et place d'un diplôme universitaire supérieur.

Expérience professionnelle :

• Une année d'expérience professionnelle pertinente, tant au niveau national qu'international, dans la gestion de bureau, l'administration, les finances, la comptabilité, les TIC, les ressources humaines, l'approvisionnement ou toute autre fonction pertinente serait un atout.
• Expérience professionnelle dans un milieu d'urgence serait un atout.

Compétences linguistiques

• La maîtrise du français et de l'anglais est requise.
• La connaissance d'une autre langue officielle des Nations unies (arabe, chinois, russe ou espagnol) ou d'une langue locale est un atout.

Pour chaque enfant, vous devez démontrer :

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF : Bienveillance, Respect, Intégrité, Confiance, Responsabilité et Durabilité sous-tendent tout ce que nous faisons et la façon dont nous le faisons.

Familiarisez-vous avec la Charte de nos valeurs .

Et avoir les compétences de base suivantes

• Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique.
• Travailler de façon collaborative.
• Établir et entretenir des partenariats.
• Innover et épouser le changement.
• Penser et agir de manière stratégique.
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles.
• Gérer l’ambiguïté et la complexité.
• Accompagner, diriger et encadrer le personnel.

Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidats en suivant le cadre de compétences. Familiarisez-vous avec notre cadre de compétences et ses différents niveaux : cliquez ICI.

Localisation

Le/la candidat(e) recruté(e) sera basé(e) à Parakou

Rémunération

Le poste est classé dans la catégorie des Professionnels Nationaux (NO) au grade NOA de la grille de rémunération du Système des Nations Unies.

L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants et nous encourageons tous les candidats, indépendamment de leur sexe, de leur religion et de leur origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

Pour ce poste spécifiquement, les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Nous offrons un large éventail d’avantages à notre personnel, y compris des congés parentaux payés, des pauses pour allaiter, des heures de travail flexibles, prise en charge médicale et des mesures d’adaptation raisonnables pour les personnes handicapées.

L'UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. L'UNICEF adhère également aux principes stricts de protection de l'enfance. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats(es) sélectionnés(es) peuvent être amenés(es) à fournir des informations supplémentaires afin de procéder à ces vérifications.

Seuls les candidats(es) présélectionnés(es) seront contactés(es) et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

Les nominations à l'UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SRAS-CoV-2 (COVID). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d'accepter une mission avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'emploi, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n'est pas obtenu(e), ou si les exigences en matière de vaccination ne sont pas satisfaites, dans un délai raisonnable, pour quelque raison que ce soit.