Operations Manager

Contract

This is a NO-C contract. This kind of contract is known as National Professional Officers. It is normally only for nationals. It's a staff contract. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 3,621 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Background

ONU Femmes, fondée sur la vision d'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles ; l'autonomisation des femmes ; et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

Relevant du Représentant Résident, l’Operations Manager du bureau de pays Mali est membre de l'équipe de direction, avec des responsabilités de supervision pour tous les aspects des opérations du Mali, cela comprend les ressources financières et humaines stratégiques gestion, achats et services logistiques efficaces, gestion de la sécurité, TIC et services communs conformes aux règles et règlements d'ONU Femmes. La personne sert en outre de conseiller clé auprès du représentant de pays sur les questions d'intégrité organisationnelle dans le but d'assurer : (i) le respect des politiques et réglementations d'ONU Femmes ; (ii) des systèmes efficaces pour soutenir l'exécution et la croissance des programmes ; (iii) responsabilité vis-à-vis des valeurs et principes organisationnels ; et (iv) un environnement de travail propice dans lequel le potentiel du personnel est maximisé.

L’Operations Manager dirige et guide l'équipe des opérations du bureau pays Mali et favorise la collaboration au sein de l'équipe, avec le personnel du programme et avec d'autres agences des Nations Unies et une approche axée sur le client. L’Operations Manager travaille en étroite collaboration avec les équipes de programme du bureau, fournissant des conseils étroits au personnel du programme qui exécute des fonctions opérationnelles auxiliaires, en veillant à ce que ce personnel connaisse les règles et procédures régissant les finances du programme, les rapports aux donateurs et le personnel. Il/elle travaille également en collaboration avec le personnel des opérations d'autres agences des Nations Unies, le personnel du bureau régional et du siège d'ONU Femmes et les responsables gouvernementaux pour fournir avec succès des services opérationnels.

Duties and Responsibilities

1. Gérer les opérations du bureau pays Mali

• Servir en tant que membre de l'équipe de direction et fournir des conseils et un soutien au représentant de pays/représentant de pays adjoint sur les questions opérationnelles ;
• Élaborer le plan de travail annuel pour l'équipe des opérations et superviser sa mise en œuvre et son suivi ;
• Participer aux réunions d'examen et évaluer les capacités managériales et opérationnelles des partenaires de mise en œuvre en collaboration avec le programme et l'équipe technique ;
• Gérer la cartographie des processus d'affaires et établir des procédures opérationnelles standard internes dans tous les domaines des fonctions de l'équipe des opérations ;
• Gérer la mise en œuvre des politiques et systèmes d'entreprise, budgétaires, financiers, d'approvisionnement et RH et assurer une formation adéquate du personnel et du personnel de projet sur ces questions ;
• Assurer un flux continu et à jour d'informations entre le bureau pays, la région et le siège ;
• Superviser toutes les activités opérationnelles, y compris les finances, les ressources humaines, les achats, les transports, l'informatique, la sécurité, l'administration et s'assurer qu'elles respectent les règles, règlements, politiques et procédures d'ONU Femmes ;
• Gérer le personnel de l'équipe des opérations : finaliser les plans de performance et les normes d'évaluation ; effectuer des évaluations de performance, fournir des commentaires et un encadrement.

2. Superviser la planification, le suivi des dépenses et l'audit des ressources financières

• Assurer une gestion stratégique et efficace des ressources financières du bureau et du programme ;
• Exercer des contrôles financiers appropriés ;
• Rendre compte localement et au siège des structures établies ; demander conseil à l’Operations Manager de la région lorsque des déviations ou exceptions peuvent être nécessaires ;
• Examiner et prendre des mesures correctives, le cas échéant, sur les constatations de l'audit ;
• Exécuter le rôle de gestionnaire de niveau 2 dans Quantum pour les approbations des bons de commande et factures ;
• S'assurer que le pays respecte le cadre de contrôle interne, la délégation de pouvoir et la séparation des tâches et des responsabilités.

3. Superviser/fournir des services de ressources humaines au bureau pays Mali

• Superviser les processus de recrutement ;
• Assurer la liaison avec le RO/HQ et les prestataires de services si nécessaire ;
• Superviser les contrats ;
• Donner des conseils sur les modalités contractuelles appropriées.

4. Superviser les processus d'approvisionnement

• Gérer la fourniture de biens et services pour le pays et les projets en suivant les procédures corporatives établies concernant l'examen des contrats de sous-traitance et l'attribution des contrats,
• Evaluer la rentabilité et gérer les négociations en lien avec d'éventuelles ententes ;
• Gérer la préparation des plans d'approvisionnement dans le pays ;
• Participer/présider les comités d'examen des achats (PRC) locaux ;
• Gérer les actifs et les passifs du pays et assurer un bon contrôle des stocks.

5. Superviser la gestion des technologies de l'information et des communications (TIC)

• Superviser la mise en œuvre des systèmes TIC ;
• Veiller à ce que le personnel ait accès aux fonctionnalités de Quantum pour améliorer les résultats commerciaux et les services aux clients ;
• Gérer la maintenance d'un environnement d'infrastructure sécurisé et fiable pour les TIC et une planification adéquate pour les catastrophes et les reprises.

6. Servir de point focal pour les questions de sécurité et assurer la sûreté et la sécurité du personnel

• Informer le superviseur et le personnel sur les questions de sécurité et diffuser les informations pertinentes selon les conseils de l'UNDSS, informer les visiteurs d'ONU Femmes sur la sécurité ;
• Assurer le plein respect des procédures MOSS et MORSS sur la sécurité du personnel et des locaux du bureau ;
• Veiller à ce que le personnel demande l'autorisation de sécurité appropriée pour les déplacements ;
• Assurer la liaison avec le conseiller en sécurité basé au siège ou son membre du personnel désigné sur toutes les questions de sécurité ;
• Élaborer et maintenir un plan de continuité des activités.

7. Participer aux activités inter-agences

• Représenter ONU Femmes dans les réunions inter institutions et les groupes de travail sur les questions opérationnelles afin de s'assurer que les intérêts d'ONU Femmes sont reflétés dans les activités du système
• commun liées aux services et locaux communs, au recouvrement des coûts et aux arrangements de partage des coûts, aux privilèges et immunités, aux enquêtes sur les droits et les salaires, à la sécurité etc ;
• Assurer la liaison avec le PNUD et d'autres agences des Nations Unies sur les questions opérationnelles, les activités et la collaboration

8. Contribuer au partage des connaissances entre le bureau pays et la region

• Veiller à ce que les connaissances soient partagées et appliquées de manière adéquate entre le pays et les Operations Manager de la région.

Competencies

Core Values:

• Respect de la diversité
• Integrité
• Professionnalisme

Competencies clés:

• Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative de problèmes
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Montrer l'exemple

Competences fonctionnelles

• Une solide connaissance des opérations, des finances, des achats, des ressources humaines, des TIC et des systèmes et processus de sécurité, en particulier dans le système des Nations Unies, est un atout ;
• Capacité à fournir des conseils et un soutien ;
• Capacité à diriger la formulation et le suivi des projets de gestion ;
• Capacité à gérer des informations confidentielles
• Bonnes capacités de négociation

Solides compétences informatiques

Required Skills and Experience

Education

• Un Master ou l'équivalent en administration des affaires, en administration publique, en finances, en ressources humaines ou dans un domaine connexe est requis.
• Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d'expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.

Experience

• Au moins 5 ans d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au niveau national ou international, dans la gestion de bureau, les opérations ou les finances ;
• Expérience à diriger une équipe ;
• Expérience de travail dans un environnement informatique utilisant plusieurs progiciels de bureau, expérience dans la gestion de systèmes de gestion Web et de systèmes ERP, de préférence PeopleSoft ;
• Une expérience de la comptabilité d'exercice, des normes IPSAS ou IFRS est hautement souhaitable ;
• Une expérience professionnelle en programmation/gestion de projets est souhaitable

Langues

• La maîtrise du français et de l'anglais, parlé et écrire couramment est requise.
• La connaissance d’une autre langue de travail officielle de l'ONU est un atout.