Operations Assistant, GS 5, Abidjan, Cote d'Ivoire

Overview

Provide administrative support and assist staff in operations and documentation.

You have:

• A secondary school diploma is required.
• Specialized training in secretarial and/or office management is required.
• Five years of experience in secretarial and administration preferably in an international agency is required.
• Proven skills in shorthand and typing are required.
• Advanced knowledge of modern office procedures and tools required for protocol.
• Good knowledge of Microsoft software (e.g., Word, Excel, PowerPoint) is required.
• Excellent knowledge of the working language (French) and good knowledge of the English working language is required.

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,774 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais. Pour chaque enfant, de l’espoir.

Pour chaque enfant, un(e) champion(ne) !

L'UNICEF travaille en Côte d'Ivoire pour venir en aide aux enfants les plus vulnérables, notamment pour qu'ils aient accès à des services de santé, une alimentation, de l'eau et une éducation de qualité et qu’ils grandissent protégés contre la violence et l’exploitation, d’où qu’ils soient et où qu’ils vivent.

Comment pouvez-vous faire un impact ?

• Effectuer pour information et référence des recherches dans les fichiers et dossiers du bureau en rapport avec une variété de sujets. Sélectionner les informations et dossiers dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales pour une utilisation par autrui dans la préparation de rapports, correspondances, dossiers techniques, plans de projets ou programmes et documents de référence
• Conseiller et assister les membres du personnel et leur dépendants en traitant les demandes de visa, cartes d’identité, permis de conduire et tout autre document personnel requis, en conformité avec les règles des Nations Unies et du pays hôte.
• Collecter des informations sur les conditions de vie locales et fournir une assistance administrative pour les enquêtes sur le cout de la vie.
• Etablir des projets de correspondance, télégrammes, notes de services et rapports sur instructions orales, correspondances antérieures ou toutes autres sources d’information en conformité avec les normes standards de procédures administrative du Bureau.
• Classifier et codifier les supports liés à certain nombre de sujets, et faire la mise à jour des fichiers du bureau ou donner des orientations à l’agent chargé de l’enregistrement pour cette tâche.
• Planifier l’organisation de réunions; internes et externes ; certaines incluant des officiels de haut niveau et prendre les compte rendus et/ou notes aux réunions. Tenir et mettre à jour les états des inventaires des équipements non consommables.
• Faire des réservations d’hôtel et de voyage, préparer les ordres de missions et réunir la documentation relative aux voyages.
• Conseiller et gérer l’expédition et la réception d’équipements et de fournitures de bureau, d’effets ménagers y compris le dédouanement.

Pour être qualifié comme agent du changement pour chaque enfant, vous devez avoir...

• Un Diplome de fin d’études secondaires
• Une formation spécialisée en secrétariat et/ou gestion de bureau.
• Cinq ans d’expérience dans le domaine du secrétariat et de l’administration de préférence dans une agence international
• Des aptitudes avérées en sténographie et dactylographie
• Une connaissance avérée des procédures modernes de bureau et des outils requis pour le protocol
• Une bonne connaissance des logiciels Microsoft (ex : Word, Excel, Powerpoint)
• Une excellente connaissance de la langue officielle de travail (Français) et une bonne connaissance de travail de la langue anglaise.

Pour chaque enfant vous démontrez nos…

Valeurs fondamentales

• Attention
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité

Compétences Fondamentales :

• Démontrer une conscience de soi et une conscience éthique (Niveau 1)
• Travailler en collaboration avec d'autres (Niveau 1)
• Construire et maintenir des partenariats (Niveau 1)
• Innover et accepter le changement (Niveau 1)
• Penser et agir stratégiquement (Niveau 1)
• Atteindre des résultats probants (Niveau 1)
• Gérer l'ambiguïté et la complexité (Niveau 1)

****Compétences Fonctionnelles:****

• Analyse (Niveau 1)
• Apprentissage et recherche (Niveau 1)
• Planification et organisation (Niveau 1)
• Suivi des instructions et des procédures (Niveau 1)

Remarques:

L’UNICEF est dévoué à la diversité et à l’inclusion et encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, d’origine religieuse ou ethnique, y compris les personnes handicapées, à poser leur candidature pour devenir membre de l’organisation.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents

Potential interview questions