Oficial Senior de Soporte a la Gestión de Proyectos (Aseguramiento de la Calidad) - Solo para candidatos/as internos

Contract

This is a IICA-1 contract. This kind of contract is known as International Individual Contractor Agreements. It is normally internationally recruited only. It's an external contract. It usually requires 2 years of experience, depending on education. More about IICA-1 contracts.

Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

1. Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educación y salud, entre otras áreas.
2. Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente, transparente y sostenible.
3. Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.

En Nicaragua, UNOPS apoya al Gobierno en la implementación de un proyecto de respuesta a los huracanes Eta e lota, con financiación del Banco Mundial. Este proyecto incluye la recuperación de infraestructura pública crítica (tales como rodovias, viviendas y otras), además de asistir a la recuperación de medios de vida de la población afectada, mayormente personas involucradas en la actividad de pesca artesanal. La asistencia comprenderá entre otros el fortalecimiento de capacidades, desarrollo y/o revisión de estudios de inversión, diseños y estudios definitivos, estrategias de adquisiciones, procesos de licitación y contrataciones, así como la gerencia y supervisión de obras de infraestructuras.

Para efectos de cumplir de manera eficiente y pertinente los compromisos adquiridos en el marco de esta asistencia técnica, UNOPS en Nicaragua ha estructurado una Unidad Técnica (Oficina de Gestión de Proyectos, PMO) para gestionar la uniformidad, la calidad, el mapeo de riesgos y lecciones aprendidas y la diseminación de buenas prácticas de gestión y el seguimiento de los avances de los proyectos del Programa.

Functional Responsibilities

El/La Oficial de Soporte a Proyectos (PSO) reportará al/a la Especialista de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) y contribuirá al desarrollo propio de la PMO en Nicaragua. El/La PSO apoyará en el aseguramiento de las políticas, procesos y sistemas siguiendo los estándares de la organización. Adicionalmente, el/la PSO proveerá de capacidad para el aseguramiento de los proyectos del portafolio, para lo cual se prevé contribuya en la implementación directa de los mismos en la medida que sea requerido por la PMO. El/La Oficial de Soporte a Proyectos (PSO) tendrá las siguientes funciones:

1. Aseguramiento de la calidad
2. Implementación del proyecto
3. Administración Financiera y de adquisiciones
4. Gestión de las partes interesadas, coordinación y enlace.

5. Gestión del conocimiento e innovación.

6. Aseguramiento de la calidad

- Apoyar en garantizar el cumplimiento de las normas definidas por UNOPS para la gestión de programas/proyectos. - Apoyar en las revisiones de calidad de los documentos y entregables del programa/proyecto. - Apoyar en el control de calidad para los productos de gestión (planes, herramientas, informes, etc.). - Apoyar en la revisión y generación de insumos para las propuestas de proyectos, asegurando criterios y tolerancias de calidad, alcance de los resultados acordados, incluidos los métodos de calidad y las responsabilidades. - Coordinar los procesos de aseguramiento de la calidad para garantizar el cumplimiento de los estándares, normas y directrices internas y externas (en los acuerdos). - Identificar brechas en los procesos y tomar las medidas adecuadas para mejorar la eficiencia del negocio. - Asesoramiento sobre cuestiones complejas relacionadas con la calidad al tiempo que proporciona la resolución adecuada o escalamiento según sea necesario. - Desarrollar y realizar capacitaciones a otros miembros del equipo sobre procedimientos y políticas de calidad. - Liderar la estandarización y armonización de Procedimientos Operativos Estándar (SOP´s) relacionados con el aseguramiento de la calidad. - Trabajar con el personal de adquisiciones/compras para garantizar una interfaz eficaz en las actividades con los equipos de proyecto. - Trabajar con las unidades internas de UNOPS para garantizar que el programa cumpla con los requisitos de auditoría.

2. Implementación de proyectos

- Coordinar con el/la Especialista de la Oficina de Gestión de Proyectos y el/la Gerente de Proyecto sobre el progreso de la implementación de los proyectos. - Preparación y mantenimiento de archivos de proyecto, incluyendo informes de proyectos internos y externos. - Coordinación y enlace con el/la Gerente de Proyecto en la redacción y/o revisión de las planificaciones de implementación de los proyectos. - Administrar los flujos de información y supervisar cambios, registros de riesgos y gestión de problemas mediante el establecimiento de procedimientos de control de documentos. - Dar seguimiento a la realización de requerimientos corporativos de reportes y control de calidad (Engagement Assurance, RBR, fee posting, etc) - Gestionar la entrega de los paquetes de trabajo de proyecto asignados y asumir la responsabilidad de su progreso. - Asesorar el/la Gerente de Proyecto de cualquier desviación del plan y actualizar los planes. - Trabajar con los/as gerentes/as de proyectos para identificar y gestionar los riesgos. - Apoyar en el cierre de proyectos.

3. Gestión financiera y de adquisiciones

- Mantener todos los documentos financieros del proyecto para auditoría y procesos de revisión. - Garantizar la entrada de datos precisos en los sistema de UNOPS: ERP (Enterprise Resource Planning), OUP (OneUnops Projects) y herramientas de monitoreo y seguimiento de la PMO. - Monitorear los presupuestos de proyectos y los gastos financieros, así como los procedimientos administrativos asociados de acuerdo con los planes de trabajo. - Coordinar el procesamiento de los pagos directos, solicitudes de avances y preparar las revisiones de presupuesto de proyecto. - Apoyar al/la Gerente de Proyecto mediante el monitoreo de presupuestos, flujo de efectivo y elaboración de informes financieros para garantizar que se cumplan los entregables. - Alertar a los/as Gerentes de Proyecto de cualquier déficit financiero y exceso de gastos. - Proponer revisión de presupuesto y recomendar acciones correctivas cuando sea necesario. - Coordinar comunicaciones a los proveedores, reuniones e informes según sea necesario.

4. Seguimiento y reporte de proyectos

- Proporcionar aportes sustantivos para ayudar a los/las Gerentes de Proyecto en la preparación de informes y documentos de proyectos. - Mantener los siguientes registros: registro de riesgos, lecciones aprendidas, criterios de sostenibilidad y demás registros delegados por el gerente de proyecto. - Apoya al/a la Gerente de Proyecto en mantener al día los siguientes documentos conforme a las SOP documentales establecidas:

• Archivos electrónico azul (Blue File)
• Archivos de adquisiciones, recursos humanos y finanzas y cualesquier otro que sean requerido por los procedimientos oficiales
  • Administrar la compilación, consolidación y análisis de datos relevantes de proyectos.
  • Apoyar al/a la Gerente de Proyecto en la preparación de los informes de cierre de proyecto y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
  • Proporcionar soporte para procesar y analizar información sobre las metas corporativas (targets).
  • Apoyar al/a la Gerente de Proyecto en la preparación de informes de terminación de proyecto y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

5. Coordinación, Enlace y Gestión de las partes interesadas

- Apoyar en la coordinación y gestión de las comunicaciones. - Apoyar en la gestión de relaciones sólidas con asociados y demás organismos internacionales y de las Naciones Unidas (ONU) con el fin de facilitar las actividades y mejorar la calidad y la relevancia del análisis de la información. - Apoyar en la coordinación con las áreas de servicios de soporte de la Oficina. - Participar en reuniones con asociados y otras partes interesadas, según sea necesario. - Apoyar en la articulación de las funciones del/de la PMO con usuarios/as y partes interesadas.

6. Gestión del conocimiento e innovación

- Participar en las Comunidades de Práctica relevantes y grupos de trabajo interagenciales. - Apoyar y monitorear al/la Gerente de Proyecto en la recopilación de lecciones aprendidas y las mejores prácticas del proyecto. - Contribuir a la difusión y el intercambio de mejores prácticas y lecciones aprendidas para la planificación y la creación de conocimiento en el área de gestión y aseguramiento de la calidad de proyectos y programas. - Contribuir al uso de herramientas y técnicas innovadoras. - Apoyar a la implementación de las acciones de gestión del conocimiento de la PMO.

*Para ver el término de referencia completo por favor descargue el archivo PDF en adjunto

Education/Experience/Language requirements

a. Educación

• Se requiere título a nivel de Maestría en cualquiera de las disciplinas de las ciencias exactas, sociales y humanas.
• El requisito de maestría puede ser compensado por grado universitario de primer nivel (equivalente a “bachelor 's degree) y 2 años de experiencia relevante adicional.

b. Experiencia laboral

• Se requiere un mínimo de 2 años de experiencia (dependiendo de las credenciales académicas) en el campo de la gestión de proyectos y/o programas.
• Se requiere experiencia en planificación y programación, el aseguramiento de la calidad, el monitoreo y seguimiento, y la coordinación de operaciones.
• Se requiere experiencia en la gestión financiera y administrativa de proyectos.
• Se requiere experiencia y conocimiento de las normas reglamentarias administrativas y los procedimientos de UNOPS en materia de gestión de proyectos, adquisiciones, finanzas, o gestión de recursos humanos.
• Se requiere el conocimiento y manejo de herramientas informáticas a nivel de usuario del MS Office y/o Google Suite.
• Deseable experiencia trabajando en organismos de Naciones Unidas o Agencias de Cooperación al Desarrollo y contrapartes del sector público local (ej. Gobiernos, Ministerios, entidades públicas nacionales y locales, etc.).

c. Certificaciones

• Será valorado contar con certificación PMP o PRINCE2

d. Idioma:

• Se requiere dominio del idioma español
• Será valorado tener dominio del idioma inglés

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

******Por favor tome en cuenta que esta plaza es únicamente para candidatos/as internos/as de UNOPS.***** ******Se alienta a candidatos/as internos/as de UNOPS y residentes en cualquier país a postular a esta vacante.***** Tipo de contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Individual Contrato Regular Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Nivel de Contrato: IICS 9, equivalente a IICA-1 en escala internacional.

Duración de Contrato: Indefinido - Sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio. UNOPS es un empleador incluyente, por lo que invitamos a postularse a mujeres y hombres indistintamente de su etnia, discapacidad, orientación sexual o identidad de género. Estamos comprometidos a promover una representación equitativa. Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios/as, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de unas 4 horas.
• El candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Additional information