Oficial de Subvenciones - Guatemala

Job Description

ANTECEDENTES

El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo y ayuda a las personas a sobrevivir y reconstruir sus vidas. Fundado en 1933 a pedido de Albert Einstein, el IRC ofrece atención vital y asistencia que cambia la vida de los refugiados obligados a huir de la guerra o el desastre. Trabajando hoy en más de 40 países y 22 ciudades de los EE. UU., restauramos la seguridad, la dignidad y la esperanza de millones de personas que están desarraigadas y luchan por sobrevivir. El IRC lidera el camino del daño a casa.

Alcance del Trabajo:

El Oficial de Subvenciones (OS) administrará y brindará apoyo de manera efectiva a los titulares de subvenciones para facilitar la entrega de proyectos de calidad a tiempo y dentro del presupuesto. Reportando al Gerente de Subvenciones, el OS trabajará en estrecha colaboración con los programas para coordinar las subvenciones en curso del IRC

Responsabilidades:

- Mantener actualizado el rastreador y calendarios de subvenciones, incluidos los plazos de presentación de informes internos y de donantes, reuniones de presupuesto, reuniones de apertura de subvenciones y reuniones de revisión.

- Asistir al Gerente de Subvenciones en recaudar información sobre las subvenciones para las oficinas regionales y de la sede central del IRC.

- Apoyar al equipo de subvenciones con la programación de reuniones relacionadas con las subvenciones, liderando y recabando los acuerdos detallados para que sea compartidos según sea necesario.

- Apoyar las auditorías según sea necesario asegurándose de que los auditores tengan acceso a los archivos de las subvenciones completas

- Colaborar en la recolección de firmas de documentos por el equipo de alta dirección, resolver consultas de diferentes departamentos y respaldar otras tareas según sea necesario

- Apoyar con la planificación y organización de visitas de campo de delegaciones de donantes y del IRC según sea necesario.

- Contribuir a la elaboración de informes para donantes de alta calidad de manera oportuna de acuerdo con las regulaciones del IRC y de los donantes. Asegurándose de que todos los documentos requeridos estén incluidos, completos, correctos y aprobados por los respectivos coordinadores de programas y la gerencia del país.

- Plantear requerimientos de cumplimiento de manera proactiva con el Coordinador de Subvenciones y el Gerente de Subvenciones.

- Mantener informado al Gerente de Subvenciones sobre cualquier incapacidad contractual proyectada por cumplir, presentación de informes y tasas de gasto/variaciones presupuestarias significativas. Ser capaz de mitigar los riesgos proactivamente proponiendo soluciones correctivas.

- Recabar y responder a las solicitudes de información de las oficinas regionales, Oficina de Alemania y de Nueva York del IRC.

- Trabajar con el departamento de operaciones, finanzas y programas para garantizar que se sigan las pautas relevantes de los donantes para todas las subvenciones.

- Asegurar la presentación de informes de alta calidad, bien escritos y en tiempo que cumplan con los requisitos de los donantes y del IRC; en colaboración con el Gerente de Subvenciones.

- Trabajar en estrecha colaboración con el equipo de M&E para desarrollar y mantener herramientas de seguimiento y evaluación del programa para garantizar que todos los indicadores del sector informen el progreso mensual. Identificar y compartir brechas con los Coordinadores.

- Realizar seguimiento y documentar lecciones aprendidas de proyectos finalizados

Manejo de sub-adjudicaciones:

- Colaborar para mantener registros precisos y actualizados para todas las sub-adjudicaciones de acuerdo con los requisitos de la política financiera de PEERS y IRC.

- Colaborar con los socios para respaldar la implementación del sistema PEERS en todas las áreas de gestión de sub adjudicaciones, incluida la finalización de la evaluación previa a la adjudicación, la revisión del presupuesto de socios, la selección de herramientas de contratación, ayudar en la preparación de todos los paquetes de acuerdos de sub adjudicación y revisar las mismas a través de OTIS, modificaciones posteriores a las sub adjudicaciones y ayudar a garantizar que los requisitos específicos de los donantes se capturen en los acuerdos de sub adjudicación.

- Colaborar con el equipo de socios en la coordinación de las reuniones de apertura de subvenciones para socios y asegurarse de que los socios entiendan bien los términos y condiciones del acuerdo antes de firmar y organizar la capacitación inicial en informes financieros para los socios cuando sea necesario.

- Servir de enlace con finanzas para lograr transferencias de fondos oportunas y un seguimiento financiero adecuado y apoyo para los socios.

- Coordinar esfuerzos con la participación de los socios en las reuniones de apertura de subvenciones, reuniones de revisión y reuniones de cierre para revisar los gastos y compartir información de seguimiento clave y documenta el aprendizaje, actualizaciones sobre los socios/sub-adjudicatarios se comunican de manera oportuna y de manera profesional a las partes interesadas apropiadas.

Documentación y Reportes:

- Garantizar que se mantengan archivos físicos y electrónicos completos para las subvenciones.

- Supervisar y trabajar para revisar los informes internos mensuales y apoyar la redacción y recaudación de información de los informes de los socios en los informes generales de los donantes.

- Proporcionar insumos para las propuestas e informes de los donantes.

- Preparar borradores de documentos informativos sobre el enfoque de programas del IRC.

Qualifications

Calificaciones

- Grado en disciplina relevante: Economía/Administración de Empresas/Relaciones Internacionales/, Maestría sería una ventaja.

- Experiencia exitosa demostrada trabajando con socios y/o gestión de subvenciones.

- Comprensión demostrable de los ciclos de planificación y gestión de proyectos, y sólidas habilidades de diseño de programas.

- Altamente organizado, con mucha atención a los detalles y capacidad para priorizar tareas de manera efectiva en un entorno cambiante.

- Fluidez en inglés hablado y escrito; capaz de comunicarse de manera concisa y con impacto.

- Fuertes habilidades informáticas.

Preferencia de Idioma

Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en español e inglés.

Normas de conducta profesional: IRC y los trabajadores de IRC deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way-Standards for Professional Conduct. Estos son la integridad, el servicio y la responsabilidad. De acuerdo con estos valores, el IRC opera e implementa políticas para proteger al beneficiario de la explotación y el abuso, salvaguardar al niño, acoso en el lugar de trabajo, integridad fiscal y anti-represalias.

Igualdad de género: el IRC se compromete a reducir la brecha de género en los puestos de liderazgo. Ofrecemos beneficios que brindan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza laboral, que incluyen licencia por parental, protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

Igualdad de oportunidades para el empleador: IRC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. El IRC considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito independientemente de su raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, condición de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.