Oficial de Operaciones Ecuador

Job Description

ALCANCE DEL TRABAJO:

El Oficial de Operaciones reporta al Coordinador de Operaciones de Ecuador & Perú, y es responsable de la gestión de compra, activos, manejo de almacén y transporte garantizando el cumplimiento de los estándares; así mismo es responsable del soporte de la oficina con el uso de computadoras, software y servicios de red, realiza toda la gestión administrativa y logística.

Todos los roles que apoyan el programa de Ecuador del IRC requerirán el más alto nivel de discreción, con especial atención al protocolo de seguridad, para proteger al personal, a las organizaciones asociadas y a los beneficiarios.

RESPONSABILIDADES:

- Realiza y documenta procesos de RFQ (análisis de ofertas) de acuerdo con los procedimientos de IRC para la adquisición de bienes y servicios. - Realiza y documenta procesos de RFP (licitaciones) de acuerdo con los procedimientos de IRC para la adquisición de bienes y servicios. - Monitorea y hace seguimiento a la gestión de compras, incluido el seguimiento de Item Forecast, Purchase Request, y realiza el proceso de limpieza de Integra cuando sea necesario. - Gestiona, monitorea y hace seguimiento a gestión de activos, incluida actualización, reporte mensual y sugerencias de acción. - Promueve y usa el sistema Integra (ERP) para elaborar el proceso de compras de inicio a fin. - Proporciona soporte técnico al equipo del programa según sea necesario para mantener un alto nivel de desempeño en las compras. - Proporciona soporte técnico a los socios implementadores en materia de Cadena de Suministros según sea necesario para mantener un alto nivel de desempeño en las compras, manejo de almacén y activos - Responsable del seguimiento y fortalecimiento de los socios implementadores de la operación para asegurar los estándares y procesos del IRC y de los donantes. - Realiza el análisis de mercado y evaluaciones de proveedores. - Garantiza que todos los bienes, servicios y equipos necesarios se entreguen a tiempo. Esto incluye comunicación de rutina, coordinación y planificación con el personal solicitante pertinente con respecto a sus pedidos. - Garantiza que todos los documentos relacionados con Cadena de Suministros y Administración (copias electrónicas e impresas) se guarden organizados y estén actualizados. - Responsable de toda la gestión de documentos y archivos. - Responsable de la ejecución logística de eventos y atención a visitas. - Informa oportunamente cualquier desviación en el proceso - Responsable del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos IT de la operación. - Responsable de la gestión de actualizaciones, garantías y cualquier otra gestión informática de los equipos, herramientas y software IT de la operación. - Proporciona soporte administrativo a la operación de Ecuador. - Cualquier otra función relacionada con el rol asignado por el supervisor para lograr los objetivos del departamento de Operaciones.

Qualifications

REQUISITOS:

- Título de Tercer Nivel en carreras de Administración de Empresas, Logística, Negocios Internacionales o carreras afines. - 1 – 3 años de experiencia específica en tareas de compras, logística, almacén, administración; preferiblemente en ONGs - Conocimientos básicos en equipos de telecomunicaciones. - Conocimiento en redes inalámbricas, alámbricas o cableadas.

HABILIDADES Y COMPETENCIAS:

- Manejo avanzado de herramientas ofimáticas de Microsoft Office. - Habilidades fuertes de desempeño organizacional, refiere a capacidad de interactuar efectivamente con personal internacional y nacional. - Capacidad de soluciones efectivas y proactivas para el buen funcionamiento administrativo de la oficina de Ecuador. - Habilidades de organización, claridad y priorización. - Comprensión de ética en procedimientos de adquisición, y cumplimiento de regulaciones de donantes. - Capacidad para realizar múltiples tareas y procesar información en acción para no retrasar las actividades. - Le apasiona el trabajo de las ONG’s y tiene un pensamiento positivo con una actitud de "hacerlo posible y trabajar en equipo". - Confiable y flexible, autodidacta y trabaja bien bajo presión y limitaciones de tiempo. - Disponibilidad para viajar al campo según se requiera. - Nivel intermedio de Inglés oral y escrito.