Oficial de Logística Colombia Bogotá

Logistics & Procurement

Overview

Manage logistics and administrative operations in the country office.

You have:

• Minimum of three (3) years of working experience in similar roles with Logistics/Admin functions, preferably in a humanitarian context, with NGOs, in an executive support role.
• Previous work experience in complex and volatile contexts.
• Proven experience related to the responsibilities of the position.
• Intermediate level of English language.
• Relevant university degree, e.g. in Business Administration, Accounting, International Business.
• Demonstrated understanding of main administrative procedures and systems.
• Very good computer skills, knowledge of various IT tools (Office 365, digital filing, Zoom, Power BI, among others).
• Documented results related to the responsibilities of the position.
• Native Spanish speaker.
• Ability to work both in teams and independently when necessary.
• Ability to multitask and work under pressure.
• Strong communication and representation skills.
• Understanding of data protection requirements and confidential communication.

The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.

Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people.

At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.

Together, we save lives and rebuild futures.

Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:

• treat everyone with respect and dignity

• contribute to building a safe environment for all

• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)

• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH

El oficial logístico es responsable de la implementación de la logística y administración de la oficina o área y del asesoramiento técnico a otros sobre un área particular de la cadena de suministro para la implementación de sistemas y procedimientos logístico y administrativos, asegurando una correcta gestión interna de la oficina.

El objetivo del cargo de oficial logístico es gestionar las necesidades de operación logística y administrativa en la oficina país para asegurar un correcto funcionamiento de abastecimiento de bienes y servicios, implementación de procesos administrativos, así como de los flujos de información internos, contribuyendo así a mejorar la eficiencia de los recursos asignados a la oficina.

Qualifications

Competencias profesionales generales:

1. Experiencia mínima de trabajo de tres (3) años en cargos similares con funciones de Logística/ Administrativa, preferiblemente en un contexto humanitario, con ONG, en un papel de apoyo ejecutivo.
2. Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y volátiles.
3. Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.
4. Nivel medio en el idioma inglés.

Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:

1. Título universitario relevante, por ejemplo, en Administración de Empresas, contaduría, Negocios Internacionales.
2. Comprensión demostrada de los principales procedimientos y sistemas administrativos
3. Muy buenas habilidades informáticas, se valorará el conocimiento de diversas herramientas informáticas (Office 365, archivo digital, Zoom, Power BI, entre otras)
4. Resultados documentados relacionados con las responsabilidades del puesto
5. Hablante nativo de español.
6. Capacidad para trabajar en equipo y de forma independiente cuando sea necesario.
7. Capacidad para realizar múltiples tareas y trabajar bajo presión.
8. Gran capacidad de comunicación y representación.
9. Comprensión de los requisitos de protección de datos y comunicación confidencial.

Responsibilities

Responsabilidades Generales:

1. Asegurar el cumplimiento de las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC
2. Apoyar con la implementación del portafolio de funciones de soporte delegadas según el plan de acción.
3. Preparar y elaborar los informes de situación que requiera la dirección.
4. Asegurar el correcto archivo de los documentos.
5. Promover y compartir ideas para mejorar la función de apoyo.
6. Mantener registros logísticos, proveedores, activos y funcionamiento.
7. Promover y compartir ideas para la mejora de la función logística y administrativa.

Responsabilidades Específicas:

1. Realizar los procesos de compra y adquisiciones de los bienes y servicios requeridos en la oficina país, garantizando el cumplimiento y la entrega oportuna de los bienes y servicios siguiendo el Manual de Logística de NRC, los Procedimientos Operativos Estándar de la Oficina de País y los requisitos de los donantes, según corresponda.
2. Asegurar la gestión efectiva todo lo relacionado con logística (Compras, bodegas, transportes y gestión de activos) en la oficina país de NRC.
3. Trabajar en coordinación con la Líder de soporte y Gerencia Logística en la mejora del desempeño de la gestión de procesos.
4. Realizar el control de calidad y brindar asistencia técnica al cliente interno y/o proveedores y consultores en asuntos relacionados con el área la logística de la oficina.
5. Asegurar la renovación oportuna y correcta gestión de los contratos de corto, mediano y largo plazo y de funcionamiento a cargo de logística, monitoreando el desempeño de los proveedores y el cumplimiento de las condiciones negociadas.
6. Encargado de los procesos de negociación con los proveedores para la oficina central.
7. Mantener un adecuado y actualizado registro y control de los activos asignados a la oficina país.
8. Brindar asesoramiento logístico y administrativo, apoyo y capacitación al personal de NRC y sus contrapartes para garantizar la capacidad necesaria.
9. Apoyo en las gestiones administrativas propias de la oficina país (contratos de arrendamiento, contratos de servicios de funcionamiento, compras para el correcto funcionamiento de los inmuebles a cargo, gestión de pagos mensualizados y por consumo, apoyo en gestiones de visados, gestión de viajes, entre otras.).
10. Actuar como punto focal con los abogados externos para cuestiones o consultas legales ligadas a su gestión.
11. Las demás tareas asignadas por el supervisor en el cumplimiento de los objetivos del cargo.

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Added 11 months ago - Updated 11 months ago - Source: nrc.no