Oficial de Cadena de Abastecimiento y Compras

Logistics & Procurement

Overview

Manage logistics and procurement processes for humanitarian assistance.

You have:

• Minimum 2 years of experience in humanitarian logistics, procurement, transport and distribution, storage and warehouse management, preferably with international non-profit organizations.
• Good knowledge of procurement regulations from major international donors.
• Good knowledge of local regulations regarding contracting.
• Excellent knowledge of MS Word, Excel and PowerPoint.
• Basic knowledge of PowerBI.
• Intermediate English proficiency is a plus.
• Analytical and problem-solving skills.
• Ability to provide technical guidance and training.
• Advanced knowledge of ERP systems.
• Management, proactivity, organization and attention to detail skills.
• Communication skills, warmth and kindness, customer service orientation.

Contract

This is a DRC - National contract. More about DRC - National contracts.

El Consejo Danés para Refugiados (DRC por sus siglas en inglés) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia adecuada con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, los desplazados internos, repatriados y migrantes. DRC ha estado presente en Colombia desde 2011 con un enfoque en la Acción Humanitaria contra las Minas (HMA) y brindando apoyo a la población afectada por el conflicto en el sur del país, pero 2018 amplía sus operaciones en respuesta a la crisis venezolana. Actualmente DRC Colombia implementa una respuesta humanitaria centrada protección para refugiados y migrantes venezolanos y colombianos retornados en ciudades de Colombia como Riohacha, Barranquilla y Bogotá, actualmente también incorpora actividades en el municipio de Barbacoas y en Norte de Santander.

Acerca del trabajo:

Responsable de todas las adquisiciones de bienes y servicios, almacenamiento, gestión de la flota de vehículos e inventario y apoyo logístico general a la misión en Colombia.

Esta posición está basada en la Oficina Nacional - Bogotá y garantiza el cumplimiento de los procedimientos y directrices de DRC y los donantes en el país. Contribuye al desarrollo de estrategias nacionales, que se traducen en planes de acción y tareas cotidianas. Proporciona apoyo y orientación técnica a las bases y supervisa las actividades en el país.

Esta posición presta apoyo cuando sea requerido a las demás oficinas en el país.

Responsabilidades principales

Cadena de Abastecimiento

• Garantizar que todos los procesos de adquisición se ajustan al Manual de Operaciones de DRC.
• Asegurar que todas las adquisiciones son planificadas y monitoreadas de inicio a fin.
• Garantizar el correcto manejo documental de los procesos que involucren compras y adquisiciones.
• Preparar la documentación necesaria para la adquisición de bienes y servicios en los procesos de licitaciones nacionales e internacionales.
• Desarrollar e implementar herramientas de gestión y seguimiento de contratos.
• Participar en los Comités de selección de proveedores, garantizando la documentación, trazabilidad y transparencia del proceso.
• Gestionar con los proveedores reclamaciones y devoluciones.
• Garantizar el seguimiento a todos los procesos de compras de la Oficina Nacional, incluido el proceso de pago.
• Gestionar el buen mantenimiento y funcionamiento de la infraestructura de la Oficina Nacional
• Apoyar eficaz y eficiente las necesidades de los programas.
• Desarrollar y mantener la base de datos de proveedores actualizada a las necesidades de la misión en Colombia.
• Ayudar en la contratación, formación y capacitación del equipo de logística.
• Coordinar con el personal de programas la participación logística en todo el ciclo del proyecto.
• Establecer y hacer un seguimiento a los planes anuales de adquisiciones
• Hacer seguimiento a todos los pedidos, compras y entregas
• Garantizar que se comprenden y respetan todas las normas y políticas logísticas específicas de los donantes.
• Optimizar todas las operaciones logísticas para aumentar la rentabilidad, incluido el establecimiento de contratos de suministro a largo plazo

Gestión de Flota

• Gestionar las plataformas de transporte y movilidad de personal
• Asegurar la correcta documentación de la flota propia y rentada a nivel nacional, incluida la gestión deimpuestos, mantenimientos, pólizas, etc.
• Planificar y coordinar la disponibilidad de combustible para toda la flota nacional.
• Controlar y monitorear los indicadores de gestión de la flota a nivel nacional y realizar el reporte consolidado mensual, informando alertas tempranas de desviación
• Apoyar el desarrollo de planes de seguridad y formación para conductores.
• Coordinar con los puntos focales de las bases el cumplimiento de las regulaciones nacionales sobre el manejo de la flota a nivel nacional.

Gestión de inventario

• Garantizar que la gestión de activos se realice de acuerdo con los lineamientos de HQ y los donantes.
• Controlar y monitorear los indicadores de gestión de inventarios de activos de la misión en Colombia.
• Asegurar que toda la información de inventarios esta alineada a las directrices de HQ, Oficina Regional y los donantes en la ERP – Dynamics.
• Asegurar el registro y disponibilidad de los activos fijos, reportando y documentando cualquier incidente
• Gestionar la bodega de forma eficiente generando un mecanismo de información de alertas tempranas.
• Realizar comprobaciones físicas periódicas de los de activos.

Apoyo a las bases

• Dar soporte técnico en todos los procesos relacionados con el área de cadena de abastecimiento (compras, activos y flota).
• Asegurar la autonomía en los procesos de compra y logística en las bases a través de capacitaciones técnicas y acompañamiento permanente.
• Apoyar la creación de proveedores en el sistema.

Experiencias y competencias técnicas:

• Mínimo 2 años de experiencia en logística humanitaria, adquisiciones, transporte y distribución, almacenamiento y gestión de bodega, preferiblemente en entidades sin ánimo de lucro internacionales.
• Buen conocimiento de las normas y reglamentos de adquisición de los principales donantes internacionales
• Buen conocimiento de la normatividad local a nivel de contrataciones.
• Excelentes conocimientos de MS Word, Excel y PowerPoint
• Conocimiento en PowerBI básico (deseable).
• Dominio intermedio de inglés será un valor agregado en el proceso.
• Capacidad analítica y resolutiva
• Capacidad para proporcionar orientación técnica y formación.
• Conocimiento avanzado en manejo de ERP´s
• Capacidad de gestión, proactividad, organización y atención al detalle.
• Habilidades de comunicación, calidez y amabilidad, orientación al servicio.

Educación requerida:

• Título universitario en Logística, Administración de Empresas o carreras afines.

Todas las funciones de DRC requieren que el titular domine las competencias básicas de DRC:

• Lograr la excelencia: centrarse en alcanzar resultados y garantizar procesos eficientes
• Colaboración: involucrar a las partes relevantes y alentar la retroalimentación
• Tomar la iniciativa: tomar posesión e iniciativa mientras se busca la innovación
• Comunicar: escuchar y hablar con eficacia y honestidad.
• Demostrar de integridad: actuar de acuerdo con la visión y los valores de DRC

Ofrecemos:

• La oportunidad de pertenecer a una de las mejores ONG's a nivel mundial.
• Acceso a más de 1,000 capacitaciones y certificados en línea gratuita.
• Medicina prepagada, cubrimiento del 100% de la póliza para el empleado y precio especial para beneficiarios.
• Duracion del contrato: 6 meses con posibilidad de extensión según desempeño y disponiblidad de fondos
• Salario iniciando en $4.177.000 de acuerdo a la experiencia del candidato para contratos nacionales.
• Fecha de inicio estimada:01/07/2024

Proceso de solicitud

Todos los solicitantes deben subir una carta de presentación (1 página) y una hoja de vida actualizada (que no supere las 3 páginas).

Fecha de cierre de solicitudes: jueves 13 de junio de 2024 a las 11:59 am. Hora Local.

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Potential interview questions

Added 2 years ago - Updated 1 year ago - Source: drc.ngo