Oficial de Asociaciones

Job Description

RESUMEN DEL TRABAJO:

Con sede en IRC Guatemala el/la Oficial de Asociaciones (OA) trabajará en la unidad de Programas apoyando al Gerente de Asociaciones para contribuir al objetivo estratégico de trabajar con organizaciones locales bajo un enfoque de asociacion igualitaria. El OA apoyará al IRC en la gestión, la coordinación y los elementos clave de control de riesgos de la cartera de subvenciones del IRC, para garantizar el establecimiento asociaciones sólidas, bajo un enfoque de igualdad y de alta calidad que brinden asistencia oportuna y eficaz a las personas que atraviesan o estan en riesgo de experimentar una crisis. Junto con la Gerente de Asociaciones, el OA dará seguimiento todos los pasos en el ciclo de vida de la gestión de asociación y es un contribuyente clave para la gestión general del ciclo del proyecto.

RESPONSABILIDADES:

Establecimiento de acuerdos de asociación:

- Apoyar la gestión de las responsabilidades previas a la adjudicación por parte de la unidad Subvenciones y Desarrollo de Negocios del IRC NCA (GSDN), incluida la identificación de socios, la investigación de socios y los procesos de debida diligencia correspondientes previo a la adjudicación de acuerdo con los requisitos del Sistema de gestión de asociaciones (PEERS) del IRC. - En conjunto con el equipo de Programas, brindar apoyo a la unidad del Subvenciones y Desarrollo de Negocios a desarrollar y consolidar información de los socios sobre sus propuestas narrativas y presupuesto. - Incorpora aportaciones después de la revisión interna de la propuesta y el acuerdo del socio para garantizar el cumplimiento. - Brindar asistencia en la redacción y seguimiento del acuerdo de socios con la coordinación con todas las unidades internas relevantes y la unidad de cumplimiento en la sede, incluida la finalización del flujo de OTIS.

Gestión de asociaciones:

- Mantener registros precisos y actualizados para todas las subvenciones de acuerdo con los requisitos de la política financiera de PEERS, IRC. - Gestionar la implementación del sistema PEERS en todas las áreas de gestión de subvenciones, incluida la finalización del proceso de debida diligencia previo a la adjudicación, la revisión del presupuesto del socio, la selección del mecanismo de acuerdo adecuado, preparación de todos los paquetes de acuerdos de sub-adjudicación y la revisión de subvenciones a través de OTIS. , subsecuentemente enmiendas de sub-adjudicación y ayudar a garantizar que los requisitos específicos de los donantes se reflejen en los acuerdos de sub-adjudicación. - Ayudar a coordinar la reunión de apertura de subvenciones para socios y asegurarse de que los sub-subvencionados entiendan bien los términos y condiciones del acuerdo de subvenciones antes de firmar y organizar la capacitación inicial de informes financieros para los sub-subvencionados cuando sea necesario. - Servir de enlace con finanzas para lograr transferencias de fondos oportunas y un seguimiento financiero adecuado y apoyo a los socios. - Seguimiento del cronograma de monitoreo de subvenciones por resultado de la Evaluación de la Asociación y asegurar que las visitas de monitoreo tanto programáticas como de cumplimiento se realicen en coordinación con los coordinadores responsables del programa. - Ayudar en la coordinación de las actividades de cierre de subvenciones s, incluida la organización de reuniones con las organizaciones asociadas en estrecha coordinación con el personal del programa interno relevante del IRC según las pautas de PEERS. - Coordinar con los socios las reuniones de apertura de subvenciones, reuniones de revisión de subvenciones y reuniones de cierre de subvenciones para compartir los gastos de subvenciones y compartir información clave de seguimiento y aprendizaje, se documentan y se comunican actualizaciones sobre socios / subvenciones de manera oportuna y profesional a las partes interesadas apropiadas.

Soporte para socios y capacidad compartida

- Colaborar con otros departamentos de IRC (cadena de suministro, finanzas, recursos humanos y programas para apoyar al socio) e identificar oportunidades para que el IRC apoye los esfuerzos de intercambio de capacidades con los socios. - Apoyar el rol del IRC en la entrega de planes de fortalecimiento de capacidades para socios en estrecha coordinación con la Gerente de Asociaciones y Direccion de Programas. - Impulsar iniciativas para mejorar las asociaciones locales. En consulta con la alta gerencia y el personal del programa, respaldar el desarrollo adicional del desarrollo de capacidades, enfoques y procesos de los socios locales. - Brindar capacitación y desarrollo de capacidades a los socios y al personal del IRC sobre la implementación de PEERS y las reglas y regulaciones de los donantes cuando sea relevante.

Promover asociaciones efectivas

- Implementar las mejores prácticas y roles y responsabilidades claros para: - Comentarios sistemáticos de los socios sobre la gestión del IRC de la relación de asociación, así como la acción apropiada en respuesta a los comentarios. - Participación de los socios en el desarrollo del programa. - Promover la asignación equitativa de la toma de decisiones y recursos para que cada parte pueda llevar a cabo sus responsabilidades bajo el marco de la asociación. - Esfuerzos colaborativos con los equipos de programas y subvenciones para la identificación de socios. - Promover una cultura de asociaciones que se adhiera a los principios de igualdad, mutualidad, solidaridad, orientación a resultados, humildad y complementariedad.

Documentación e informes:

- Asegurar que se mantengan archivos electrónicos completos para las asociaciones. - Supervisar y trabajar con el personal competente para revisar los informes internos periódico y apoyar la redacción y compilación de los informes de los socios para informes generales de donantes. - Redactar documentos informativos sobre el enfoque de programación del IRC y los modelos de asociación.

RELACIONES LABORALES CLAVE: equipo de programas, equipo de finanzas, equipo de operaciones.

POSICIÓN REPORTA A: Gerente de Asociaciones

Qualifications

- Licenciatura en Economía / Administración de Empresas / Relaciones Internacionales u otra licenciatura relacionada, o equivalente de experiencia. - Experiencia exitosa demostrada trabajando con socios y / o administración de subvenciones. - Comprensión demostrable de los ciclos de planificación y gestión de proyectos. - Altamente organizado, mucha atención a los detalles y capacidad para priorizar tareas de manera efectiva en un entorno fluido. - Conocimiento nivel intermedio del idioma inglés - Fuertes habilidades informáticas y dominio de excel.

ESTANDARES PROFESIONALES:

**Estándares de conducta profesional****: Los trabajadores de IRC e IRC deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way - Estándares de conducta profesional. Estos son la integridad, el servicio, la responsabilidad y la igualdad. De acuerdo con estos valores, el IRC opera y hace cumplir las políticas sobre Protección del Beneficiario contra la Explotación y el Abuso, la Protección de Menores, el Acoso en el Lugar de Trabajo, la Integridad Fiscal y la Retaliación.

**Igualdad de género****: IRC se compromete a reducir la brecha de género en las posiciones de liderazgo. beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza laboral, incluidos los permisos parentales, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

**IRC es un empleador con igualdad de oportunidades****. El IRC considera a todos/as los/las solicitantes en función del mérito sin distinción de raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, ofreciendo oportunidades de trabajo para las personas desplazadas, emigrantes retornados, población LGTBI, personas con algún tipo de discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.