OFICIAL DE APROVISIONAMIENTO - Caracas
Manage procurement processes for the emergency response project in Venezuela.
Overview
Manage procurement processes for the emergency response project in Venezuela.
You have:
- Education: Technical or professional degree in Industrial Engineering, Administration, Logistics Engineering, International Trade, or related fields.
- At least 2 years of experience in procurement/supply processes.
- Knowledge of purchasing and procurement processes, supplier management, development and monitoring of framework agreements, and document and archive management.
- Intermediate-advanced Excel skills and preferably previous experience with purchasing management systems (LINK or another ERP).
- Native Spanish speaker, intermediate or basic English preferred.
- Sensitivity to humanitarian work, commitment and ethical behavior, cooperation and flexibility, adaptability to change and resilience, agility and innovation.
Description
MISIÓN GENERAL
Bajo la supervisión directa de la Gerente LOG Venezuela, el/la Oficial de Aprovisionamiento gestiona los procesos de compras del proyecto de respuesta a la emergencia en Venezuela, siguiendo los procedimientos de logística de HI y velando por la optimización de los recursos de la organización, en el marco de la respuesta a los terremotos del 24 de junio de 2026.
MISIÓN 1: Implementación operacional
Responsabilidad 1: Llevar a cabo todas las compras requeridas por el proyecto, bajo los procedimientos y lineamientos de compra de HI
● Conocer y aplicar los procedimientos, lineamientos y documentación de compras de HI.
● Recepción, revisión y aceptación de las solicitudes de compra (PL) de los solicitantes.
● Recolección de documentación para la creación de proveedores en el sistema de HI.
● Gestión de solicitud de precios y revisión de TDR suministrados por los solicitantes.
● Solicitud de cotizaciones o propuestas económicas según los requerimientos de la PL.
● Análisis de ofertas y apoyo en la selección del proveedor, junto con el solicitante y la Gerente LOG Venezuela.
● Generación de PO y contratos, y seguimiento de entrega de bienes/servicios.
● Solicitud y seguimiento de pagos derivados de los procesos de compra.
● Cierre del archivo de la compra con el checklist documental correspondiente.
● Actualización de los procesos de compra en LINK.
● Generación de acuerdos marco locales.
Responsabilidad 2: Generación, seguimiento y cierre de contratos de prestación de servicios
● Elaboración de contratos con terceros prestadores de servicios y consultorías.
● Seguimiento a vigencias, precios y cumplimiento contractual.
● Recolección de documentos necesarios para tramitar pagos de contratos.
● Coordinación con la Gerente LOG Venezuela y asesoría jurídica de HI para la entrega de contratos.
Responsabilidad 3: Generación, seguimiento y ejecución de acuerdos marco
● Identificación de necesidades de aprovisionamiento recurrentes para acuerdos marco.
● Seguimiento a la ejecución y vencimiento de los acuerdos marco vigentes.
Responsabilidad 4: Operación de LINK
● Comprender y operar el sistema LINK desde su rol.
● Ser el punto focal LINK del proyecto en su zona (Caracas o Puerto Cabello).
Responsabilidad 5: Archivo de aprovisionamiento
● Mantener actualizado el archivo de contratos y procesos de compra, con checklist documental.
Responsabilidad 6: Respuesta a auditorías en temas de aprovisionamiento
● Responder oportunamente a los requerimientos de auditoría y atender las recomendaciones derivadas.
Responsabilidad 7: Seguimiento del plan de compras
● Apoyar a la Gerente LOG Venezuela en la elaboración y seguimiento del plan de compras del proyecto.
● Reportar desviaciones del plan de compras y proponer acciones de mejora.
MISIÓN 2: Contribución al equipo y comunicación
Responsabilidad 8: Reporte y comunicación
● Reportar y comunicar regularmente el avance de sus actividades a la Gerente LOG Venezuela.
● Contribuir a la implementación de la estrategia logística regional LAC en su zona de responsabilidad.
● Otras funciones asignadas por su jefe inmediato, compatibles con el cargo y sin detrimento de sus condiciones de trabajo.
Responsabilidades en materia de preparación y respuesta ante emergencias
* Contribuye a las acciones de preparación para emergencias del programa y, durante una
emergencia, adapta su modalidad de trabajo para contribuir a la respuesta humanitaria eficaz de
HI.
Benefits
Ubicación: Caracas
Fecha de inicio: 15 de agosto de 2026
Compensación : 1.137 USD
Tipo de Contrato: Prestación de servicios
Cómo postular:
Para formalizar su candidatura, le solicitamos realizar su aplicación exclusivamente a través de está plataforma, el cual es el único canal habilitado para el registro y seguimiento oficial de este proceso
Fecha máxima de postulación: 07 de Agosto de 2026
Nota Importante:
Todas las aplicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad. HI al ser una organización que promueve la inclusión laboral de las personas con discapacidad, alienta a este grupo de personas a aplicar para esta posición. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de solicitud, envíe un correo electrónico al correo [email protected] indicando en el Asunto “Adaptaciones Razonables” y nuestro equipo de selección lo contactará para proporcionar adaptaciones razonables a la candidatura.
Requirements
PERFIL DEL CARGO — CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA REQUERIDA
Formación académica
Técnico o profesional en Ing. Industrial, Administración, Ing. Logística, Comercio Internacional, o carreras afines.
Conocimientos técnicos
Procesos de compras y adquisiciones, gestión de proveedores, elaboración y seguimiento de acuerdos marco, gestión documental y de archivo.
Herramientas y tecnología
Manejo de Excel (nivel intermedio-avanzado). Deseable experiencia previa con sistemas de gestión de compras (LINK u otro ERP).
Experiencia
Mínimo 2 años de experiencia en procesos de compras/aprovisionamiento. Experiencia en organizaciones humanitarias o contextos de emergencia (deseable). Experiencia trabajando bajo presión y con altos volúmenes de compra.
Idiomas
Español nativo. Inglés intermedio (deseable), básico (al menos)
COMPETENCIAS TRANSVERSALES
● Sensibilidad hacia el trabajo humanitario
● Compromiso y comportamiento ético
● Cooperación y flexibilidad
● Adaptación al cambio y resiliencia
● Agilidad e innovación
Otras: Organización y atención al detalle; capacidad de trabajo bajo presión en contexto de emergencia; ética e integridad en el manejo de procesos de compra; comunicación efectiva; trabajo en equipo.
Potential interview questions
| How do you prioritize tasks when faced with multiple procurement requests? | This question assesses your ability to manage time and resources effectively in procurement. | Discuss your approach to prioritizing based on urgency, importance, and resource availability. |
| Can you describe a challenging procurement situation you faced and how you resolved it? | The interviewer wants to understand your problem-solving skills in procurement contexts. | Pro members can see the explanation. |
| What strategies do you use to ensure compliance with procurement policies and procedures? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| Describe your experience with managing supplier relationships. How do you handle conflicts? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| How do you stay updated on market trends and pricing for supply procurement? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| In emergencies, how do you adapt your procurement strategies to meet urgent needs? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| What methods do you use to evaluate supplier proposals? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| Can you give an example of how you contributed to a successful procurement process in your previous roles? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
Added 2 days ago
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Updated 43 minutes ago
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Source:
hi.org
