Officier Supply Chain (Interne)

Logistics & Procurement

Job Description

A propos de IRC:

L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui changent la vie des réfugiés et des personnes déplacées dans leur propre pays forcées de fuir la guerre et les catastrophes. Nous intervenons aujourd'hui dans plus de quarante (40) pays et vingt-deux (22) villes américaines, nous redonnons la sécurité, la dignité et l’espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. L'IRC œuvre à donner de l’espoir aux sans espoirs.

Résume du Poste: --------------------

Sous la supervision du Chef de Base, l’Officier Supply Chain servira de point focal entre la logistique et les programmes pour toutes les questions relatives à l’approvisionnement, au transport et à la gestion des actifs et stocks d’IRC.

L’Officier Supply Chain répond directement au Chef de Base, et a pour superviseur technique le Coordinateur supply chain

Tâches spécifiques :

Approvisionnement et Achats

- S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures IRC et conformément au code de conduite en la matière.

- S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetées et livrées sont conformes aux demandes des programmes et aux documents d’achat (IF, PR, BID, PO, …).

- Présenter hebdomadairement et mensuellement les rapports de tous les achats et engagements en cours.

- Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles.

- S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou les demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons.

- Préparer les demandes de paiement des fournisseurs en conformité avec les BL et préparer toute la documentation requise afin de les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;

- En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs.

- Traiter qu’avec les fournisseurs fiables et dont les ATC ont été validés afin de protéger les intérêts d’IRC.

- Conduire des études et des analyses de marché pour garantir le meilleur rapport qualité prix dans les achats.

- De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées, selon les tranches d’engagements financiers, conformément aux procédures d’approvisionnement d’IRC

- S’assurer que les fournisseurs avec qui IRC traite adhérent aux procédures d’approvisionnement en vigueurs ;

- Travailler avec les Officier Procurement de Bangui pour le suivi des achats articles non disponibles sur le marché local.

- Assurer un archivage électronique et physique de tous les dossiers d’achats, les classer selon les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;

Gestion du parc auto

- Assurer le suivi des maintenance et réparation des véhicules et générateurs à travers un tableau des maintenances

- Elaborer et partager le plan hebdomadaire de mouvements des véhicules ;

- Veiller à la bonne tenue des feuilles de bord et s’assurer que les chauffeurs (IRC et de location) respectent le règlement d’IRC relatifs à l’utilisation des véhicules

- Veiller à ce que tous les documents administratifs des véhicules soient à jour et gardes dans un classeur

- S’assurer de l’accord du Chef de base pour tous les déplacements en dehors de la ville

- Assurer la gestion des contrats de locations des véhicules et s’assurer que tous leurs documents sont en règle ;

- Organiser et expédier les cargos par voies aériennes et routières, communiqué avec le responsable des stocks et les responsables des programmes pour le suivi.

- Faire le rapport mensuel du parc auto en tenant compte des consommations de carburant et des dépenses

Gestion des Assets et stocks

- Assurer un bon suivi des assets et autres actifs (sortie et entretien),

- Assurer la mise à jour constante de la liste des assets et équipements du bureau, des résidences et sur le terrain,

- Codifier les nouveaux assets et équipements avant toute mise en service,

- Assurer la maintenance et la réparation des actifs conformément à la politique de l’IRC

- Veiller à la mise en place et la bonne tenue des fiches de stock et bin card pour tous les articles stockes

- S’assurer que le magasin est propre et les articles bien stockes

- Assister aux contrôles inopinés des stocks

- Assurer le respect du calendrier des inventaires mensuels, trimestriels et annuels

- Garantir la fiabilité des inventaires du stock et des assets

- Produire les documents obligatoires de gestion des assets et stocks

Maintenance

- Assurer la gestion et le suivi des contrats de prestation.

- Assurer le suivi des entretiens des générateurs

- Assurer le suivi et l’entretien des bâtiments et du matériel IRC

- Assurer toute la supervision des travaux de réhabilitation

Divers

- Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur

- Aviser son superviseur de tout manquement du personnel sous sa supervision.

Qualifications

EXIGENCES :

- Avoir un diplôme Bac + 2/3 en logistique, gestion d’entreprise, ou tout autre domaine équivalent

- Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (3) ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs

- Avoir une maîtrise du français

- La connaissance de la langue locale (parlé et écrit); et de l’anglais sera aussi un atout ;

- Bonne maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word ; Outlook

- Être doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ;

- Être motivé, proactif, créatif ;

- Être bon communicateur ;

- Être capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ;

- Être apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ;

Nos valeurs ---------------

L’IRC et ses employés adhèrent aux valeurs et aux principes énoncés dans les Normes de Conduite Professionnelle de l'IRC. Ce sont l'Intégrité, le Service et la Redevabilité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et renforce des politiques sur la Protection des Bénéficiaires contre l'Exploitation et les Abus, la Protection des Enfants, la Lutte contre le Harcèlement au Travail, l'Intégrité Fiscale et la Lutte contre les Représailles.

Égalité des sexes ---------------------

IRC s'est engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de responsabilité. Nous offrons des avantages et créons un environnement propice permettant aux femmes d’intégrer nos effectifs, y compris le congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et allocations de soutien.

IRC est en employeur qui favorise l'Egalité des Chances. L'IRC considère tous les candidats (tes) sur la base du mérite sans distinction de race, de sexe, de couleur, l'origine, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, le statut matrimonial, le statut d'ancien combattant, le handicap ou toute autre caractéristique protégée par la loi en vigueur.

RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE IRC

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances: L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre: IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

COMMENT POSTULER ?

Les personnes intéressées par cette offre sont priées de soumettre leurs dossiers de candidature sur le lien suivant :

Les dossiers de candidatures doivent comporter :

Une lettre de motivation adressée à la Coordinatrice RH de l’IRC en RCA ;

Un curriculum vitae à jour avec 3 références professionnelles ;

Les copies des diplômes, certificats de travail, attestation de service rendu ou de formation

Copie du passeport ou de la CNI.

N.B : Seul.es les candidat.es présélectionné.es seront contacté.es

· Les candidatures féminines sont vivement encouragées

· Les dossiers incomplets ne seront pas considérés

· La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 07 Mai 2024 à 17h00.

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Added 9 days ago - Updated 1 hour ago - Source: rescue.org