OFFICIER PROGRAMME

Job Description

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement. Sous la supervision de chef de Projet urgence, l’Officier programme aura la charge de faciliter toutes les activités du programme du projet UKINGO WOTE ; la préparation efficace et efficient des missions d’évaluation, de réponse/intervention et de suivi (pendant et post intervention) des équipes, bref de la mise en œuvre de ce projet. Il/Elle est aussi le lien entre le programme et tous les autres départements des opérations.

RESPONSABILITES ET TACHES SPECIFIQUES :

- Appui Technique au personnel du Projet - Maintenir les relations ouvertes et professionnelles avec les membres du projet, fournir des conseils en matières du respect des procédures logistiques, financières et RH pour permettre au personnel d’accomplir avec succès leurs tâches liées à leurs postes ; - Assurer l’exécution des taches dans les délais et la soumission mensuelle des fiches (fiches temporaires, time Sheets,) ; - Coordonner avec le Chef de Projet d’urgence la planification des mouvements du personnel, la planification des mouvements du park automobile (treap plan) en fonction du planning des activités programmatiques est anticipé, orienter les équipes sur conséquences logistiques et financières/ opérationnelles que cela pourrait générés (anticiper sur les demandes d’achat/PR) ;

Validation de la planification & mise en œuvre

- Soutenir la mise en œuvre et assure l’adhésion aux planifications des activités accordées, les planifications de dépenses ; surveiller et évaluer hebdomadairement le dégrée d’atteinte (en %) des différentes planifications convenues ; - Lorsque c’est nécessaire proposer au chef de projet un plan d’ajustement que c’est nécessaire de mettre en place pour corriger les distorsions constates ; - Travailler côte à côte et coordonner avec les départements Operations et Finance afin d’assurer la conformité avec les exigences acceptées. - Travailler en étroite collaboration avec les départements de supply et Finance ; responsable de suivi des achats (exécution des PR) + paiement des différents fournisseurs/prestataires des services et en rend compte de manière régulière/hebdomadairement au coordinateur du programme. Développement de programme; - Coordonner avec les autres programmes de l’IRC pour fournir l’input pertinent dans l’harmonisation des activités ; - Participer régulièrement aux réunions internes et externes à IRC selon la demande et les besoins ; - Rédiger les comptes rendus lors des réunions du programme ; - Assurer l'archivage des documents en utilisant un système de classification qui assure l'organisation et la confidentialité ; - Faire la collecte des documents (Ordre de mission, demande d’avance, liquidation) et rapports des staffs (rapports programmes, fiches exit) selon la demande du Manager/Coordinateur du programme ; - Préparer, en coordination avec le chef de projet ainsi qu’avec le Coordinateur ; les plans de transport (Treap plan) hebdomadaire/mensuel (à soumettre à la logistique et anticiper sur les autres demandes (supply + Finances) ; - Assurer la préparation des formations (Internes ou externes a IRC) liées à la mise en œuvre de ce programme de réponse d’urgence (et autres activités selon le besoin) ;

En coordination avec le chef de projet, assurer :

- Le suivi des matériaux et matériels en stock, - Le suivi des demandes d’achats d’urgence, conformément au procurment plan, aux différents plans de livraison/dispatching

Gestion financière

- Appuyer la Coordination du programme dans le suivi, le contrôle des dépenses et des déboursements du programme mais également dans la planification mensuelle des besoins financiers, en lien avec le département financier d’IRC ; - En collaboration avec le chef de projet, développer les plans des dépenses en s’assurerant que les autorisations d’achat (PR) sont conformes au plan de dépenses et aux budgets ; vérifier les codes (T1 a T5) avant de les insérer dans la chaine d’approbation ; - Assurer une vérification mensuelle des toutes les dépenses engagées par les programmes ; en assurer une liquidation complète et même et des fonds sur T7 des autres collègues du programme. En faire rapport régulier au coordinateur.

Ressources humaines

- Proposer pour approbation au coordinateur des réunions/opportunités de consolidation d’équipe (Team Building, …) ; - Sur demande du chef de Projet, participer à la gestion conflits internes parmi les staffs ; - Participer activement à l’animation de l’équipe, à la recherche de l’appropriation du programme par chaque collaborateur, si requis à la résolution des conflits, aux arbitrages ; - Faire l'dentification et le rapportage au chef de projet, des besoins en renforcement de capacités de l’équipe sur des thématiques supports (RH, Finance, GSC et ce fonction des failles constates au sein de l’équipe) ; - En fonction du Working plan, anticipé sur les demandes des fonds pour les visites/missions des partenaires sur le terrain ; - Lorsque requis, faire partie des différents processus de recrutements du programme.

Opérations

- Travailler avec les départements des opérations et logistiques afin d’assurer que le projet est implémenté selon les procédures IRC et respect les normes/plan sécuritaires en place ; - Faire le suivi des autorisations de dépense (PR) en s’assurer que les demandes soient faites à temps,tenant compte du temps nécessaire pour l’approbation finale. - En collaboration avec le coordinateur et Finance, faire le suivi des liquidations de différentes dépenses engages par le programme.

Qualifications

- Avoir un diplôme universitaire; - Professionnel expérimenté dans l’appui administratif, logistique, budgétaire et financier à la réalisation de projets humanitaires ; - Expérience au sein d’une ONG internationale mettant en œuvre des activités dans le secteur de la santé et/ ou de l’urgence ; - Au moins 5 ans d’expérience antérieure au poste similaire constituera un atout. - Expérience du travail en collaboration avec des partenaires et acteurs locaux ; - Excellentes capacités d’organisation, de planification et de priorisation des activités et des tâches ; - Solide expérience du suivi des achats et des dépenses (la maîtrise du BvA System est un atout.) ; - Excellentes capacités de coordination, de communication et de motivation ; esprit d’équipe ; - Expérience dans l’encadrement de personnels et de leur renforcement de capacités par le coaching et la supervision formative ; - Bonne maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit (la maîtrise du swahili et/ou des langues locales parlées au Nord-Kivu) ; - Bonne connaissance des procédures financières et logistiques de base (et idéalement, d’IRC) ; - Bonne maîtrise du pack Office (Word, Excel, Power Point). Esprit d’initiative et capacité à travailler de façon autonome ; - Qualités humaines et interpersonnelles (ex : tact, ouverture d’esprit, pédagogie) ; Expérience de travail dans un contexte difficile (ex : insécurité, infrastructures minimales…), sous pression et dans un contexte d’urgence ; - Grande intégrité.

La/le candidat(e) doit s'engager à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion.

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité. Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles. Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi. Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

CV à soumettre en anglais ou français Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d'autres avantages et privilèges d'emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.

PRESENTATION DU DOSSIER

- Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page). - Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse email d'au moins trois références professionnelles et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.) (Maximum 3 pages); - Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs; - Copie d’une pièce d’identité; - Copie de la carte de demandeur d’emploi délivrée par l’ONEM (pour les candidats sans emplois).

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.

DEPOT DES CANDIDATURES : Du 14 au 21 juillet 2023 à 16H30’

NOTA BENE :

- L’analyse des CV se fera en continu et pourra donc cesser lorsque de bons candidats auront été identifiés. Nous vous encourageons par conséquent à soumettre votre candidature le plus rapidement possible, sans attendre la date de fin de la publication. - Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus. - Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. Par conséquent, veuillez ne pas remettre d’originaux à IRC. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.

« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »

Fait à Goma, le 14 juillet 2023

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