Officier Logistique SESA

Work Arrangement:

Job Description

International Rescue Committee est un des acteurs majeurs en matière d’aide humanitaire et de développement post conflit en République du Burundi. IRC a commencé à travailler en République du Burundi en 1996 en vue de répondre aux besoins humanitaires des populations affectées par les conflits et les crises. Actuellement, IRC travaille dans les secteurs de la gouvernance et reconstruction communautaire, de la protection et autonomisation des femmes, des réponses aux urgences, de protection de l’enfance et du bien-être économique.

IRC va, avec l’appui de l’Union européenne, exécuté en consortium avec AVSI, DSIK et BBIN un projet de soutien à l’entrepreneuriat du secteur agricole dans les provinces de Bujumbura, Kayanza et Ngozi. Ce projet d’une durée de 4 ans vise l’amélioration de l’accès aux moyens de subsistance, de la nutrition et de développement de la population qui favorisent la stabilisation. Les activités clés sont principalement le développement des chaines de valeur agricoles et de l’entrepreneuriat, l’inclusion financière et l’amélioration de la nutrition.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la supervision directe du Coordinateur de Terrain, l’Officier Logistique servira de point focal entre la logistique et les programmes pour toutes les questions relatives à l’Approvisionnement, Transport et à la Gestion des actifs et Stocks. L’Officier logistique répond directement au Coordinateur de Terrain et a pour superviseur technique le Coordinateur des Operations.

OBJECTIFS GENERAUX

- Gérer les processus d’approvisionnement en conformité avec les Procédures Opérationnelles standard IRC et de ses bailleurs de fonds; - Assurer une gestion conforme des actifs et stock; - Assurer une planification des mouvements routiers et l’entretien des équipements roulant.

TACHES SPECIFIQUES

Approvisionnement

- Préparation et mise en œuvre des plans d'approvisionnement en collaboration étroite avec les programmes; - Planification et préparation des achats suivant les plans d’approvisionnement en place; - Accompagnement dans l'élaboration des spécifications d'approvisionnement; - Réception des Demandes d’achat et leurs traitements; - Gestion du processus de demande de devis auprès des fournisseurs (RFQ); - Gestion de processus de Demande de propositions (RFP); - Participer aux réunions d'appel d'offres et aux évaluations; - En collaboration avec le comité d’approvisionnement, définir les objectifs de négociation dans le cadre de processus d’appel d’offres ouverts; - Promouvoir une image professionnelle et positive d’IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs; - Mettre en œuvre une diligence raisonnable pour les fournisseurs, cela comprend la réalisation de vérifications de références, de visites de fournisseurs, etc; - De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées; - Préparer l'analyse des offres et autres documents d'appel d'offres pour approbation; - Soumission des rapports d'approvisionnement à base mensuelle; - Gestion des relations avec les demandeurs de biens et de services; - Collecte, organisation et analyse de données achats; - Sous les directives du comité d’approvisionnement, effectuer une analyse des coûts sur le marché; - Vérifier l'exactitude des documents d'approvisionnement avant d'accepter le paiement pour approbation; - Préparer des contrats pour les soumissionnaires recommandés; - Etablir la liste des prix ; Tenir à jour la liste / catalogue de prix et informer les programmes de tout changement; - Fournir un soutien cohérent et constant aux autres départements pour assurer le respect des politiques et procédures Supply Chain; - À travers les différents outils et mécanismes en place chez IRC, identifier les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation aux risques de fraudes; - Toutes autres tâches confiées par superviseur.

Gestion des actifs

- Mettre en œuvre les politiques de gestion des actifs IRC; - Gérer des actifs et biens immobiliers; - Compiler et analyser les rapports Asset; - S’assurer qu’un formulaire Asset Register complété existe pour chaque équipement; - S’assurer qu’un formulaire de décharge soit signé par tous les utilisateurs d’équipements; - Faire un comptage physique et vérification de tous les documents pour au moins 20 équipements chaque mois; - Etablir une liste de tous les équipements et matériels qui ont fait l’objet de donations et rapporter chaque mois; - Etablir et afficher une liste des équipements et mobiliers par bureau; - S’assurer que tous les nouveaux équipements achetés disposent de tags; - S’assurer que tous les staff IRC signent une décharge quand ils reçoivent ou rendent un équipement appartenant à l’IRC; - Faire signer une autorisation à tout staff qui part à domicile avec son ordinateur ou autre équipement de valeur; - Toute autre responsabilité confiée par le superviseur hiérarchique ou technique.

Transport

- Assurer un suivi efficace de la réparation et maintenance des véhicules, motos et générateurs; - S’assurer que les véhicules et les motos sont en bon état de marche d’une façon permanente afin de répondre spontanément aux besoins de transport des programmes; - S’assurer que le chauffeur / usagers des véhicules de l’IRC conduisent et entretiennent ces derniers selon les règles en vigueur au sein de l’organisation; - Superviser les chauffeurs et autres utilisateurs éventuels des motos et des véhicules; - Faire la gestion quotidienne des véhicules et motos (état de stock des pièces de rechange, réparations, vérification de l’état); - Contrôler le magasin des pièces de rechange et proposer le renouvellement de stock selon la consommation; - Contrôler et superviser le respect des procédures logistiques et sécuritaires en matière de transport; - Mettre en place et à jour des outils permettant la gestion efficace et transparente du parc automobile; - Vérifier la consommation mensuelle du carburant et proposer les améliorations au Coordinateur des Opérations; - Participer à l’élaboration des demandes d’entretien et réparations des véhicules; - S’assurer que le matériel roulant de l’IRC a tous les documents de bord exigés selon les procédures IRC et selon les dispositions du code circulation routière en République du Burundi; - Organiser des réunions hebdomadaires avec les chauffeurs; - S’assurer de l’usage ainsi que de l’entretien des générateurs en conformité avec les procédures en place; - Toute autre responsabilité confiée par le superviseur hiérarchique ou technique.

Qualifications

- Avoir un Diplôme universitaire dans un domaine de compétence lié à la logistique, Administration ou autre; - Avoir au minimum 3 ans d'expérience professionnelle à un poste similaire, idéalement dans le secteur de la coopération ou de l’aide humanitaire ; - Excellente maitrise de l’outil informatique obligatoire notamment des logiciels Excel, Word et Outlook ; - Excellente maitrise verbale du Français; - Excellentes capacités rédactionnelles en Français; - Bonnes aptitudes d’expression verbale et écrite en anglais.

Compétences & Aptitudes Techniques :

- Sens de l’organisation et des responsabilités ; - Bon collaborateur et influenceur doté de compétences interpersonnelles et analytiques efficaces ; - Être un très bon communicant et bon négociateur ; - Proactif et prise d’initiatives ; - Bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression ; - Être disposé à effectuer des déplacements sur le terrain; - Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte de IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude ; - S’engager à respecter et à mettre en pratique les politiques de Sauvegarde d’IRC.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait électroniquement.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 18 Octobre 2023 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.