Officier Finances

Work Arrangement:

Job Description

Sous la supervision du Point focal IRC à Ruyigi, Coordinateur de terrain( Muyinga) et le Manager Finance ( Bujumbura) le(la) Officier(e) des Finances a pour responsabilités d’appuyer le point focal IRC de Ruyigi, le coordinateur de terrain( Muyinga) le Manager Finance( Bujumbura) les Départements des Finances, ainsi que les autres partenaires locaux dans la gestion des tâches quotidiennes et périodiques relatives aux Finances comme détaillé ci-après :

Comptabilité /Finances/Budgétisation/Trésorerie

- Veiller au respect des procédures et politiques de l'IRC Burundi pour toutes les opérations de trésorerie ; - Recevoir toutes les demandes de paiements (paiements des fournisseurs, des prestataires et avances), vérifier l'exactitude arithmétique, les signatures autorisées, les documents de support, le code comptable utilisé, les codes analytiques (T1, T2, … T7), et s’assurer qu'ils sont corrects, conformes à la politique et aux procédures en vigueur ; - S’assurer de la mise à jour journalière du Journal de banque y compris avec tous les descriptions et codes nécessaires ; - S’assurer que les paiements sont effectués dans les limites des liquidités disponibles; - S’assurer de la régularité des paiements des charges mensuelles (e.g. compagnie de sécurité, internet, téléphone mobile, eau, électricité, etc.) et reporter tout retard constate au manager senior des finances et DDF ainsi que la personne responsable de la gestion du contrat afin d’éviter des longs retards de paiements et une allocation mensuelle de tous les couts partagés ; - Réconciliation trimestrielle des relevés de compte fournisseurs pour les principaux fournisseurs de IRC avec lesquels IRC a un accord cadre ou un nombre très important de facture ; - Préparer un rapport faisant état des avances accordées au personnel et celles non encore liquidées de manière régulière et au minimum toutes les deux semaines et en fin de mois ; - Préparer, vérifier et finaliser le rapport de la banque pour soumission de la version finale le 5 du mois suivant au plus tard. Vérifier le rapport et s’assurer que les codes/descriptions à utiliser sont adéquats lors de l’enregistrement des documents de paiement ; - Faire un suivi sur la gestion des archives de finances et s’assurer que les documents de paiement par banque sont organisés selon l’ordre chronologique et estampillées et bien référencés pour consultation selon les besoins ; s’assurer que les pièces présentées en cas d’audit sont bien replacées dans les archives selon la méthode d’archivage ; - Préparer les rapprochements mensuels des comptes bancaires USD&BIF du bureau de Bujumbura pour soumission et revue par le Manager Senior des Finances ; - Participer à toutes les activités bancaires, y compris la négociation des agios, des intérêts et des taux de change des devises, ainsi que la gestion des signataires de banque. S’assurer de la mise à jour des signataires en consultation avec le DDF et manager senior des finances lors de changement de staff ; - Assurer les bonnes relations avec les banques BCB & BRB pour résoudre les problèmes ou faciliter l'amélioration du service ; - Assurer le reporting des indicateurs clés des opérations de trésorerie de IRC (Veiller à ce que tous les paiements aux parties externes soient traités dans les délais de 3 jours après approbation finale, minimiser le Solde de trésorerie en fin de mois) ; - Assurer le paiement des salaires et des impôts sur les salaires et Cotisations sociales comme INSS et Pension complémentaire pour le staff national ; - Effectuer toutes autres tâches à la demande du superviseur en rapport avec les missions assignées ; - Suivre l’effectivité des estampillages sur les documents réceptionnés et faire un retour en cas de besoin ; - Mettre à disposition du département Finance tous les documents nécessaires pour les audits des différents projets ; - Procéder au reclassement des documents dès la finalisation des audits ; - Mettre en place un registre et /ou un fichier de suivi des documents en mouvement ; - Produire un rapport mensuel sur l'état de la documentation à recevoir et à classer de tous les bureaux de terrain, y compris Bujumbura et ce qui est réellement reçue et classée ; - Suivre tous les documents manquants chaque mois et informer le superviseur en conséquence ; - Appuyer à scanner les différents documents du département de Finances ; - Toutes autres taches rattachées à la fonction dans le département.

2. Autres:

- Respecter le Code de Déontologie Professionnelle (IRC WAY) ; - Assister dans toute autre tâche tel que requis par son superviseur ; - Exécuter toutes les autres tâches qui lui sont assignées ; - Assurer et maintenir la confidentialité de toute l’information sensible des Ressources Humaines à tout moment.

Qualifications

- Licence ou BAC+3 en en Comptabilité, Finance ou diplôme équivalent ; - Expérience significative de trois (3) ans au moins dans un poste similaire ; - Connaissance des procédures des bailleurs de Fonds tels que la Banque Mondiale, l’UE, PNUD, UNHCR et kfw, etc…. - Connaissance de l'outil informatique et du logiciel de comptabilité système SUN ; - Capacité à travailler en équipe ; - Aisance Bonne probité morale ; - Très bon sens de l’organisation ; - Relationnelle probante lui permettant d’interagir avec des interlocuteurs variés ; - Courtoisie et bonne communication écrite et orale en Francais; - Disponible ; - Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte de IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude ; - S’engager à respecter et à mettre en pratique les politiques de Sauvegarde d’IRC.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait uniquement.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 11 Septembre 2023 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.