Officier d'Appui au Programme

Job Description

Aperçu du poste/Résumé

IRC est le répondant de la mise en œuvre du projet UMWANA MU MURYANGO « UMMU » mis en œuvre en partenariat avec DUTABARANE sous la supervision du ministère de la solidarité nationale, des affaires sociales des droits de la personne humaine et du genre (MSNASDPHG) depuis 2019 avec l’appui financier de l’Union Européenne dans les provinces de Bujumbura mairie, Bujumbura province, Gitega et Muyinga.

Sous la supervision directe du Coordonnateur National / Manager PE et avec le support de l’Officier Senior PE à Bujumbura, l’officier (e) d'appui au programme aura comme responsabilités principales, collaboration dans la gestion du charroi automobile, la gestion et le suivi de l’approvisionnement du programme dans le respect strict des procédures et politiques d’achats de l’IRC et des bailleurs des fonds.

Le poste est basé à Bujumbura.

Enfin, il/elle veillera au respect des normes d’éthique dans l’exécution de son rôle dans le temps prévu pour la mise en œuvre.

N.B: Le poste sera pouvue sur disponibilite du financement.

Responsabilités :

Identification des drapeaux rouges de fraude :

À travers les différents mécanismes en place à IRC, il / elle identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer lorganisation au risques des fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, a son superviseur ou aux autres instances mises en place par lorganisation pour la gestion de ces cas.

1. SUIVI DES ACHATS DU PROGRAMME

L'Officier d'appui au programme a la charge de :

- Compiler les plans d’approvisionnement développés par les officiers seniors et le faire valider à sa supervision ; - Développer, soumettre et suivre les PR jusqu’à la fin du processus de validation, de traitement et de clôture ; - Représenter le programme dans des séances d’ouverture et analyses des offres des biens et services ; - Participer dans des réunions de planification des mouvements hebdomadaire - Donne une mise a jours des commandes faite par le projet a son superviseur ; - En collaboration avec le chargé de stock avertir le représentant du programme charge de la réception pour valider la qualité et les quantités des fournitures reçues à Bujumbura ; - Communiquer aux sites respectifs la réception des fournitures commandes sur Bujumbura ; - Mettre à jour le plan d’approvisionnement BVA

2. SUIVI DE SITUATION DU STOCK PROGRAMME

L'officier d'appui au programme a la charge de :

- Soumettre un plan de distribution de stock au SC chaque fin du mois - Soumettre un plan de liquidation de stock au SC 3 mois avant à la fin du projet - Organiser et planifier le transfert des biens achetés à Bujumbura vers les sites respectifs - Proposer des solutions pour améliorer les processus de travail.

Résumé de responsabilités

- Partage des données précises. - Identification des signaux de la fraude et de la corruption et proposer des solutions. - S'assurer que le plan d'approvisionnement du programme est élaboré et mis à jour. - Participer dans les inventaires cycliques de chaque 2 mois et de fin d’année - Participer dans des réunions de planification des mouvements

Qualifications

- Avoir un diplôme universitaire dans les sciences sociales ou autre niveau académique connexe/similaire ; - Bonnes connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook). - Connaissance du système BVA un sérieux atout. - Maitrise des procédures logistiques et passation de marché ; - Excellentes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ; - Niveau prouvé dintégrité et de bonne réputation dans le processus dachat des biens et des services avec les vendeurs ; - Communication efficace ; - Proactivité, esprit d’innovation, oriente vers les solutions ; - Excellente capacite de travailler sous pression.

N.B. Les candidatures féminines très encouragées

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 28 Février 2022 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.